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Google Calendar

  • Descripción

    El servicio Google Calendar te ofrece una agenda personal así como calendarios compartidos que podrás también llevar siempre en tu móvil.

    El servicio permite además configurar recordatorios para tus eventos, convocar reuniones con otros participantes que recibirán la invitación a través del correo electrónico y en sus calendarios, integrar el calendario laboral y los calendario académico entre otras muchas funcionalidades.

    Características Principales

    • Accesible desde Web, Android e iOS.
    • Sala de videoconferencia integrada en cada evento.
    • Si eres PAS o PDI podrás consultar la asistencia a las reuniones de Meet de las que seas organizador.
    • Si eres profesor podrás ofrecer huecos en tu calendario para las tutorías de los alumnos y ofrecerles una web para reservar cita.
    • Podrás adjuntar documentación al evento (acta de la reunión, material a leer previamente, etc.)
    • Integración automática de las invitaciones a eventos y reuniones en tu calendario.
    • Suscríbete el Calendario Laboral, Calendarios Académicos y otros calendarios de interés general.
    • Gestiona múltiples calendarios para distintos proyectos o grupos de trabajo.
    • Comparte los calendarios con otros usuarios.
    • Servicio incluido en la plataforma GSuite for Education .

    Destinatarios

    • Alumnos
    • Antiguos alumnos
    • PAS
    • PDI

    Requisitos

    • Cuenta de personal, Cuenta de alumno o Cuenta genérica
    • Navegador web: Javascript y cookies habilitadas
    • Navegador web recomendado: última versión de Google Chrome
    • Última o penúltima versión de los principales navegadores webs:
      • Internet Explorer 11 o Microsoft Edge
      • Firefox 
      • Safari
    • Última o penúltima versión del sistema operativo de:
      • Android
      • iOS
  • Calendarios comunes

    Pulsa Ver para abrirlo en una nueva ventana y visualizar su contenido.
    Pulsa Suscribir para añadirlo a tu servicio de Google Calendar.

    Calendarios de Interés para PAS/PDI

    Calendario Laboral

    Calendarios Académicos

    Actividades culturales y Vida Universitaria

    Servicios

    • Biblioteca: Horarios de apertura Suscribir  Ver
    • Informática y Comunicaciones: Intervenciones programadas  Suscribir Ver

    Calendarios de Interés para Alumnos

    Calendarios Académicos

    Actividades culturales y vida universitaria

    Oficinas de Alumnos

    Fechas de matrículas, solicitud de cambios de fecha de exámenes, cambios de grupo, solicitud TFG, y otros procesos académicos.

    • Procesos Académicos - Escuela Politécnica Superior: Grados (Leganés) Suscribir Ver
    • Procesos Académicos - Escuela Politécnica Superior: Máster (Leganés) Suscribir Ver
    • Procesos Académicos - Facultad de Humanidades (Getafe) Suscribir Ver
    • Procesos Académicos - Campus de Colmenarejo Suscribir Ver
    • Procesos Académicos - Facultad de Ciencias Sociales y Jurídicas (Getafe) Suscribir Ver

    Servicios

    • Bibliotecas: Horarios de apertura Suscribir Ver
    • Informática y Comunicaciones: Intervenciones  programadas Suscribir Ver

    Calendarios Públicos

    Servicio de Biblioteca

    Auditorio - Aula de las Artes

  • Quiero

    Preconfigurar grupos de trabajo de las salas Google Meet en Google Calendar

    Se pueden dividir en grupos de trabajo las personas que asisten a una sala de Google Meet.

    Puedes configurar, cuando creas un evento de Google Calendar, los grupos de trabajo de las salas de reuniones de Google Meet por adelantado.

    Así no hace falta perder tiempo de reunión configurando los grupos de la sala porque ya la tienes preconfigurada.

    Los pasos para hacerlo serían:

    1. Crea un evento en Calendar.
    2. Añadir videollamada de Google Meet.
    3. Añade las personas que quieres que asistan.
    4. Cambiar la configuracion de la conferencia.
    5. A la iquierda, Grupos de trabajo.
    6. Elige cuántos grupos quieres y:
      1. Arrastra participantes a la sala que quieras, o
      2. Teclea los nombres directamente en cada sala, o
      3. Reproducir aleatoriamente para combinar los grupos.
    7. Guardar.

     La documentación completa está en:

    https://support.google.com/meet/answer/10099500?hl=es

    Ver el listado de asistentes al Meet de un evento del calendario

    Desde Google Meet

    Tras finalizar un Meet, si tiene al menos 5 participantes, recibirá el organizador automáticamente pasados unos minutos un informe de asistencia en formato CSV con el nombre de los participantes y sus correos electrónicos.

    No es necesario que solicites dicho informe.

    Complemento  para Google Calendar UC3M Asistentes a Meet

    Esta funcionalidad sólo está disponible para PAS y PDI.

    Para instalar el complemento, inicia sesión con tu cuenta Google en cualquier aplicación de GSuite y pulsa en este enlace. Deberás aceptar todos los permisos.

    Antes de comenzar, debes tener en cuenta que:

    • Para consultar los asistentes deberás ser el organizador el evento, estar el evento en tu calendario y ser PAS/PDI de la Universidad
    • Los datos pueden tardar 24 horas en aparecer
    • Puedes consultar el registro de asistentes de videoconferencias organizadas en los últimos 6 meses. Los registros de conferencias anteriores no están disponibles.
    • Los usuarios que no hayan inciado sesión con su cuenta de correo UC3M aparecerán en el listado con un avatar verde en vez de azul.
    • Si la sala de videoconferencia ha sido reutilizada (se ha utilizado la sala del evento en distintos momentos), podrás elegir entre cada una de las sesiones o videoconferencias.
    • Para cada usuario podrás ver la hora de conexión y desconexión, y el tiempo total de conexión.

    Para ver las personas que se han conectado a un Meet que hayas organizado tú a través de Google Calendar haz lo siguiente:

    1. Desde Calendar haz click en el icono de la barra lateral derecha del nuevo complemento "Asistenes a Meet". Se abrirá un panel lateral.
    2. Pulsa en el evento del calendario que deseas consultar.
    3. Haz click en el botón "Consultar".

    Asistencia a meet

     

    Si lo deseas, puedes volcar los datos de asistencia a una hoja de cálculo pulsando en el botón "Descargar". Se generará una hoja de cálculo de Google  en la raiz de tu Drive con los datos de asistencia a la videoconferencia.

     

    Asistencia a meet 2

    Convocar una reunión o videoconferencia

    Crear la reunión o videoconferencia:

    1. Accede a calendar.google.com
    2. Pulsa sobre el botón "+ Crear" que aparece en la esquina superior izquierda.
    3. Pulsa en el botón "Más opciones"
    4. Introduce todos los detalles del mismo
    5. Si deseas organizar una videoconferencia en el desplegable "Añadir conferencia" con el icono de una cámara, elige "Google Meet"
    6. Si deseas invitar a personas concretas añádelas en el cuadro "Invitados" (Más información sobre como Invitar a personas a tu evento.)
    7. Si deseas que accedan al evento personas que no has incluído en el evento copia el enlace que aparece debajo de "Unirse a Google Meet" y házsela llegar al público que deseas que asista (por ejemplo por correo electrónico o Aula Global).

     

    Imagen animada mostrando como se crea una tutoria con videollamada desde calendar

     

    Acceder a la videoconferencia

    Aquellas personas que estuviesen invitadas en el evento pueden acceder a la videoconferencia entrando en meet.google.com y pulsando sobre el nombre de la reunión.

     

    Video sobre como unirse a una clase o tutoria

     

     

    Cualquier persona a la que hayas hecho llegar el enlace de Google Meet también podrá acceder con su cuenta UC3M pulsando sobre el mismo.

    Adjuntar documentación al evento 

    También puedes incorporar en el evento toda la documentación que necesitarán tus asistentes. Así tendreis todos acceso a la documentación que se va a tratar desde el propio calendario: Adjuntar archivos a eventos.

     

    Ofrecer agendas de tutorías a mis alumnos a través de Google Calendar

    A través de Calendar puedes ofrecer a tus alumnos una agenda de tutorías en tu calendario que ellos pueden reservar fácilmente a través de la web.

     

    Configuración previa

    Por defecto, deberías tener esta funcionalidad habilitada. En caso contrario, sigue los siguientes pasos:

    1. Entra en Google Calendar.
    2. Arriba a la derecha, pincha en la rueda dentada y luego en "Configuración".
    3. En la lista de la izquierda, selecciona "Horarios de citas".
    4. Al final de la página, asegúrate de tener marcada la casilla que hay junto a "Crear horarios de citas en vez de horas disponibles.".

     

    Configurar una agenda de tutorías

    1. Accede a Google Calendar.
    2. Arriba a la izquierda, pulsa "Crear" y elige "Configurar citas".
    3. Introduce el título que aparecerá en este hueco en tu calendario y a los alumnos.
    4. Rellena los campos y configuraciones según tus necesidades.
    5. Puedes elegir que tu agenda se sincronice con varios de tus calendarios con la opción "Comprobar disponibilidad de calendarios".
    6. Pulsa "Siguiente".
    7. Elige si quieres que sea una reunión presencial o a través de videoconferencia (y en su caso ubicación o enlace).
    8. En "Formulario de reserva" podrás establecer los datos a recoger durante la reserva de cita (nombre, correo, etc) y si se requerirá verificación a través de correo electrónico. Es recomendable añadir al menos un campo de datos para que el alumno pueda anotar algún comentario en el momento de hacer la reserva.
    9. Elige si quieres que se envíe un recordatorio por correo electrónico al solicitante, y en su caso con qué antelación.
    10. Pulsa "Guardar".
    11. Te aparecerá en el calendario el hueco con un icono diferente. Pulsamos sobre él.
    12. Pulsa "Compartir" y copia el enlace a la página de reserva.
    13. Distribúyelo a los alumnos, por ejemplo a través de Aula Global.

    Las reservas que vayan realizando los alumnos aparecerán en tu calendario con el nombre del alumno y los comentarios que haya podido incluir.

    • Si lo deseas puedes repetir el proceso y crear diferentes agendas de citas para separar tipos de reuniones (diferenciar tutorías de otras reuniones académicas o de investigación, por ejemplo). No importa que se solapen en el horario, si se hace una reserva a una hora compartida entre diferentes agendas de citas quedará bloqueada en todas ellas, por lo que no es posible que acabes teniendo dos citas a la misma hora.
    • No es posible limitar el número de citas que puede solicitar una determinada persona.

     

     

    Proceso para configurar tutorías en Google Calendar

     

    Reservar una cita en la agenda de tutorías del profesor

    1. Accede al enlace a la agenda de tutorías que te habrá compartido previamente el profesor (probablemente a través de Aula Global) e inicia sesión con tu cuenta UC3M
    2. Verás los huecos disponibles en la agenda de tutorías del profesor. Pulsa sobre el hueco que mejor se adapte a tus necesidades
    3. El hueco quedará reservado para ti en tu calendario y en el calendario del profesor.

     

     

    Proceso para reservar tutorías en Google Calendar

     

    Asistir a una tutoría virtual

    Cada tutoría dispone de una sala de videoconferencia en la cual profesor y alumno pueden comunicarse. Los pasos a seguir son:

    Asistir a la tutoría virtual

    1. El día y hora de la tutoría accede a Google Calendar
    2. Pulsa sobre el evento del calendario correspondiente a la tutoría
    3. Pulsa en "Unirse a Google Meet"
    4. A través de la sala de videoconferencia podréis comunicaros o compartir la pantala si necesitáis intercambiar alguna información.

     

    Video sobre como unirse a una tutoría

    Gestionar mis calendarios desde mi móvil o tablet Android

    Puedes descargar la aplicación desde el enlace correspondiente del menú de la izquierda.

    Para saber más pulsa aquí.

    Gestionar mis calendarios desde mi iPhone o iPad

    Puedes descargar la aplicación desde el enlace correspondiente del menú de la izquierda.

    Para saber más, pulsa aquí.

     

    Trabajar con múltiples calendarios

    Puedes organizar tu agenda con múltiples calendarios para separar los distintos tipos de eventos, para organizar tu agenda de tutorías o para compartir cada calendario con un grupo de personas.

    Crear un calendario

    Compartir un calendario con otras personas

    Puedes compartir tu calendario personal o calendarios adicionales que hayas creado con otras personas para que vean si estás libre u ocupado, vean los detalles del evento, o para trabajar todos sobre el mismo calendario, según decidas.

    Compartir tu calendario

    Incluir mi calendario en el Directorio de Calendarios de interés

    Si deseas incorporar un calendario de tu área o servicio al directorio de Calendarios de interés para la UC3M, sigue las instrucciones disponibles en esta GUIA

    Tendras que rellenarnos la siguiente Solicitud de inclusión de Calendario en directorio UC3M.

    Publicar un calendario en la web

    Puedes incorporar un calendario que hayas creado con este servicio en tu sitio web para que puedan verlo tus visitantes siguiendo las indicaciones de Añadir un calendario de Google Calendar a tu sitio Web. Cualquier cambio que hagas en el calendario a través de Google Calendar se reflejará en la versión publicada inmediatamente.

     

    Importar mi calendario de otra aplicación o servicio

    Ten en cuenta las siguientes limitaciónes:

    • Utilizar Google Chrome a la hora de importar archivos ICS en Calendarios de Google. Se han dado problemas en Firefox si el archivo .ics es superior a 1MB.
    • Se han detectado problemas cuando el calendario exportado en formato .ics supera los 5MB. En tal caso, repetir la exportación eligiendo un rango de fechas inferior.

     

    Puedes importar calendarios 

    Desde Outlook

    Desde Aula Global

    Desde otra cuenta de Google

    Añadir otros calendarios

    Puedes añadir distintos tipos de calendarios en tu servicio Calendarios para tener acceso a todos en un único lugar, incluso desde tu móvil:

    • Calendarios de otras personas: si un compañero comparte contigo su calendario personal, puedes añadirlo siguiendo estos pasos: Añadir el calendario de Google Calendar de otra persona
    • Calendarios de interés general de la Universidad: Accede al Directorio Calendarios pinchando en la pestaña "Calendarios de Interés"
    • Calendarios de Grupos de Trabajo, Consejos y Comisiones: accede a la portada del grupo en Intranet y pulsa sobre el botón "Integrar en mis Calendarios"

    Definir la ubicación de mi puesto de trabajo

    A la hora de ofrecer sugerencias de salas, el sistema tiene en cuenta dónde se encuentra el puesto de trabajo de cada uno de los convocados. Por ello, es conveniente que PAS y PDI establezcamos en Google Calendar en qué edificio y planta solemos trabajar. Esta funcionalidad no está disponible para cuentas de alumnos, ni cuentas genéricas.

    Los pasos para configurarlo son:

    1. Accede a Calendario de Google con tu cuenta UC3M Acceder a Google Calendar
    2. Pulsa en la rueda dentada de la esquina superior derecha (configuración)
    3. En el menú de la izquierda, dentro de la sección "General" selecciona "Ubicación de trabajo principal"
    4. Elige tu edificio principal en Ubicación y la planta correspondiente.

    Por el momento sólo es posible definir una única ubicación.

    Indicar los días que teletrabajo

    • En tu PC, abre Google Calendar.
    • Arriba a la derecha, haz clic en Configuración 
    • En la parte izquierda, en "General", haz clic en Horario laboral y ubicación.
    • Marca la casilla situada junto a "Habilitar lugar de trabajo".
    • Selecciona los días que trabajas.
    • Junto a cada día, introduce tu lugar de trabajo: aquí podrás indicar si trabajas en la oficina o teletrabajas.

    Más información aquí.

    Ver si una persona está teletrabajando o está presencial

    • En un ordenador, abre Google Calendar.
    • En la parte inferior izquierda,  donde se muestran tus calendarios, tienes que chequear el calendario de la persona cuya ubicación quieres comprobar. Ten en cuenta que es condición previa que dicha persona haya compartido su calendario contigo, otorgándote permisos de "ver solo libre/ocupado" o superiores (más información aquí)
    • En tu calendario aparecerá el lugar de trabajo de la persona indicada,.
  • Ayuda

    Puedes consultar la documentación oficial de Google Calendar en Ayuda de Calendar.

    Al leer la documentación oficial del producto, ten en cuenta que el servicio Calendar en la UC3M tiene las siguientes particularidades:

    • No permite que usuarios externos a la UC3M administren calendarios UC3M como medida de seguridad.

     

  • Info. Adicional

    Este servicio está basado en Google Workspace, lo que permite alcanzar los niveles de seguridad mencionados a continuación. La seguridad y cumplimiento de las distintas normativas dependerá en cualquier caso del correcto uso de las funcionalidades por parte de los usuarios.

    🔐 Seguridad de Google Workspace en la UC3M

     Cumplimiento de estándares de seguridad

    Seguridad en la transferencia

    • Transferencia cifrada HTTPS
    • Interconexión directa entre RedIRIS (proveedor público de red académica de España) y Google Cloud, envitando el tránsito a través de redes públicas en el acceso desde la UC3M

    🌱 Sostenibilidad de Google Workspace en la UC3M

    Sostenibilidad en la operación del servicio

    • Todos los procesos asociados a este servicio se realizan a través de medios digitales sin uso de papel para la tramitación de autorizaciones, solicitudes o facturación.

    Sostenibilidad de la plataforma Google Workspace

    Huella de carbono

    Emisiones de gases de efecto invernadero en dióxido de carbono equivalente (CO₂e o "carbono") derivadas del uso asociado a tu organización. Todas las emisiones que se indican aquí se categorizan y se pueden considerar como de alcance 3 para los clientes de Google Workspace. Los niveles de alcance 1, 2 y 3 se refieren a las categorías de emisiones que Google puede notificar y se proporcionan para ofrecer más claridad y transparencia. Estas emisiones estimadas no se han verificado ni confirmado por parte de terceros, y es probable que cambien a medida que mejoran nuestra metodología y nuestras fuentes de datos. Dada la complejidad de las cadenas de suministro y sus emisiones de carbono, este cálculo conlleva un proceso de estimación intrincado y que va evolucionando para hacerse cada vez más preciso.

    Valores en tCO₂e . 1 tonelada métrica de CO₂e equivale al carbono que consume un cultivo de 16,5 plántulas de árboles durante 10 años.

    Huella de carbono mensual
    Mes Ámbito 1 Ámbito 2 Ámbito 3 Total (tCO2e)
    12/2023 0,00406 1,6245 2,34592 3,97448
             

    Según se define en el Protocolo de Gases de Efecto Invernadero, que es el estándar para la medición del carbono a nivel mundial, las emisiones por ubicación son aquellas emisiones que se liberan a la atmósfera a partir del consumo de electricidad y representan una de las mayores fuentes de emisiones de gases de efecto invernadero.

    Huella de carbono basada en la ubicación por aplicación
    Mes Drive, Documentos, Sheets, Slides Gmail Servicios administrativos Meet Chat Calendar
    12/2023 2,95137 0,57421 0,29519 0,08848 0,0295 0,03572
    11/2023 2,67198 0,53242 0,31288 0,08026 0,03522 0,0343
    10/2023 2,229 0,48594 0,25329 0,05907 0,03033 0,03017
    09/2023 2,24706 0,6468 0,26659 0,05282 0,03674 0,034646
    08/2023 1,70283 0,46366 0,08211 0,02231 0,01309 0,02652
    07/2023 1,8444 0,66197 0,15209 0,06386 0,03802 0,03633
    06/2023 1,86362 0,74335 0,19902 0,0884 0,03803 0,04292

    Huella de carbono de cada aplicación según la ubicación de tu organización. Según se define en el Protocolo de Gases de Efecto Invernadero, que es el estándar para la medición del carbono a nivel mundial, las emisiones por ubicación son aquellas emisiones que se liberan a la atmósfera a partir del consumo de electricidad y representan una de las mayores fuentes de emisiones de gases de efecto invernadero.

NOVEDADES

Febrero de 2023

  • Compartir. usa el botón "compartir" de un archivo de Drive para compartirlo directamente en un evento de Calendar, escribiendo el nombre del evento en el cuadro de diálogo "Añadir personas, grupos y eventos de calendario"
  • Vista de tareas en Calendar web: Ahora puedes ver y gestionar todas tus tareas y listas de tareas en una única vista a pantalla completa en Google Calendar web. Cambia entre la visión de Calendario y la de tareas con el botón de la esquina superior derecha

Octubre de 2023

  • Agenda de tutorías: nuevas opciones de personalización tanto en la visualización en Calendar como a la hora de fijar la duración de una tutoría

Febrero de 2023

  • Agenda de tutorías: organiza, comparte y reserva tutorías más facilmente con la nueva función Horario de citas

Soporte

PAS/PDI