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Google Meet: Videoconferencia

  • Descripción

    Google Meet es la solución de Videoconferencia integrada en la plataforma G Suite. Utiliza tu Cuenta personal  o tu Cuenta de alumno para crear salas de videoconferencia de hasta 500 participantes, en la que podrás proyectar tu pantalla o compartir una presentación. 

    Podrás invitar a personas fuera de la UC3M que dispongan de una cuenta de Google, o incluso que no dispongan de ninguna cuenta, enviándoles un correo con la invitación. En el caso de no tener cuenta, tendrás que permitirles el acceso a la videoconferencia.

    Google Meet está integrado con Google Calendar, y podrás crear salas de videoconferencia para cada evento de Google Calendar que necesites.

    Características principales

    • Videollamadas de hasta 500 participantes.
    • Acceso desde aplicaciones móviles, escritorio o portátil.
    • Acceso directo desde web y aplicaciones móviles de GMail.
    • Integrado con Google Calendar.
    • Hasta 49 participantes en pantalla al mismo tiempo.
    • Grabación (sólo para PDI).
    • Soporte para subsalas para grupos de trabajo.
    • Integrado con la pizarra virtual Jamboard.
    • Posibilidad de compartir la pantalla, ventana.
    • Posibilidad de compartir una pestaña del navegador con alta calidad de audio y video.
    • Participantes internos y externos.
    • Consulta de asistencia a las videoconferencias desde el interfaz de Calendar (disponible para PAS / PDI).
    • Envío de la videoconferencia a un televisor con Chromecast.
    • Cancelación de ruido en la nube.
    • Controles de moderación.
    • Acceso por teléfono a través de número local en un gran número de países incluído España.
    • Subtitulado automático en varios idiomas, incluido español
    • Traducción de subtítulos en tiempo real -BETA- Para reuniones en idioma inglés, organizadas por PAS/PDI y Estudiantes con docencia en Aula Global en el curso actual.
    • Centrado automático de vídeo.
    • Transcripciones en videoconferencias en inglés.

    Requisitos

    • Últimas versiones de los navegadores:
      • Google Chrome
      • Firefox (a partir de la versión 60)
      • NO es compatible con Internet Explorer ni Opera
    • Aplicaciones móviles de Android o iOS actualizadas.
    • Cámara y micrófono si deseas video o participar con audio.
    • Acceso a Internet.

    Grabación

    La funcionalidad de grabación sólo está disponible para su aplicación en docencia, por lo que sólo está habilitada en las cuentas de PDI.

     

    Centrado automático de vídeo

    Esta funcionalidad requiere:

    • Navegador:
      • Google Chrome versión M91 o posterior
      • Edge (Chromium) versión 91 o posterior
    • Aceleración hardware
    • Compatibilidad con WebGL

    * Para la verificación de estos dos últimos requisitos se pueden seguir las instrucciones de la sección Cómo activar aceleración hardware y verificar OpenGL que está dentro de la pestaña de Ayuda de esta misma ficha de Servicio.

  • Quiero...

    *NUEVO* Activar la transcripción

    Existe la posibilidad de que Google Meet transcriba todo lo hablado en una reunión a Google Docs. Por ahora sólo está disponible para videoconferencias en inglés.

    Para activar esta funcionalidad en una reunión se debe hacer clic en la parte inferior derecha de la pantalla en el botón Actividades.

    Interface Google Meet, botón Actividades

    Después se debe seleccionar la opción Transcripciones, elegir Iniciar transcripción y confirmar pulsando Iniciar.

    Para finalizar la transcripción hacemos clic de nuevo en Actividades, Transcripciones, Detener Transcripción y confirmar pulsando Detener transcripción.

    Otra manera de detener la transcripción es esperar a que todos los usuarios abandonen la sala, en ese momento la transcripción parará automáticamente.

     

    Una vez que la reunión haya finalizado, la transcripción se enviará por correo electrónico al organizador y los coanfitriones. Si la reunión se creó como un evento de Google Calendar, también se adjuntará automáticamente a la convocatoria.

    Las transcripciones se almacenan en el Google Drive del anfitrión durante 3 meses. Si el anfitrión desea mantenerlo durante más tiempo, deberá mover el archivo a otra localización de su Google Drive.

    Es importante destacar que la transcripción únicamente contendrá lo hablado durante la reunión, no los mensajes del chat. Si se desea recibir también los mensajes del chat de texto, es necesario grabar la reunión.

    *NUEVO* Activar centrado automático de vídeo

    Dependiendo de la localización de la cámara, algunos usuarios pueden resultar menos visibles que otros, estando relativamente lejos e incluso descentrados. Para solucionar este problema existe la opción de centrado automático, con ella Google Meet centra automáticamente al usuario para asegurar que es visible para todos los participantes.

     

    El centrado automático de vídeo se puede activar siguiendo los siguientes pasos:


    Antes de unirte a la reunión:

    • Hacer clic en la esquina inferior derecha, en el icono de Aplicar efectos visuales.
    • En la ventana que se abre hay que hacer clic en la pestaña de Audio y vídeo.
    • Activar la opción de Marcos.

        
    Durante la reunión:

    • Hacer clic en el botón con tres puntos verticales y después seleccionar Configuración.
    • Seleccionar la opción Vídeo en el panel lateral
    • Activar la opción Marcos.

     

    Para reducir distracciones, Google Meet no vuelve a ajustar el centrado automático tras haberlo hecho por primera vez. Si el usuario lo desea, puede forzar el centrado haciendo clic en el botón con tres puntos verticales y después seleccionando Configuración. Tras eso, pulsando en Vídeo y después en la opción de Encuadrar que hay debajo de Marcos.

     

    * Para utilizar esta función es necesario disponer de Aceleración hardware y compatibilidad con WebGL. Para la verificación de estos dos requisitos se pueden seguir las instrucciones de la sección Cómo activar aceleración hardware y verificar OpenGL que está dentro de la pestaña de Ayuda de esta misma ficha de Servicio.

    *NUEVO* Cómo utilizar “Pulsar para hablar”

    La funcionalidad “Pulsar para hablar” permite que durante una reunión, y teniendo el micrófono silenciado, se pueda hablar manteniendo pulsada la barra espaciadora y tan pronto como deje de estar pulsada, el micrófono se vuelva a desactivar.
    Esta herramienta permite una comunicación más fluida al no tener que hacer clic en el botón de activar/desactivar micrófono cada vez que se quiera intervenir y se evita mantener el micrófono abierto por error.

    Por defecto, esta opción se encuentra desactivada. Para activarla, dentro de una reunión, se debe hacer clic en los tres puntos verticales y elegir Configuración. Dentro de la ventana nueva, en Audio está la opción “Pulsar para hablar”
    La configuración de esta funcionalidad se mantiene entre diferentes llamadas por lo que si se activa en una reunión, seguirá activado en las siguientes salvo que el usuario lo modifique.

    *NUEVO* Dividir a los participantes en salas (breakout rooms)

    Google Meet cuenta con la posibilidad de crear salas (breakout rooms) para dividir los participantes de una reunión en grupos más pequeños. Esta funcionalidad permite que los usuarios puedan debatir en grupos reducidos, realizar actividades, etc. Una vez que el anfitrión o coanfitrión finalice los grupos, los usuarios volverán al grupo principal.

    Creación y distrución de participantes

    La tarea de crear los grupos de trabajo corresponde al organizador y los coanfitriones. Los grupos se podrán crear desde el botón que se encuentra en la esquina inferior derecha de Actividades (el icono consiste en un triángulo, un cuadrado y un círculo) y haciendo clic en Grupos de Trabajo. Dentro de esta opción se podrá seleccionar el número de salas (hasta un máximo de 25) y una vez creadas, los usuarios serán distribuidos entre las distintas salas. Si se desea se pueden asignar los participantes manualmente o hacer una distribución aleatoria

    Asistencia de moderadores

    Durante el tiempo de uso de las salas los participantes podrán solicitar la asistencia de un moderador (anfitrión o coanfitrión), que podrá entrar en las distintas salas para resolver cualquier duda o incluso participar en los debates. Los mensajes de chat que se escriban durante el tiempo que el moderador esté en la sala serán visibles para él pero los que se hayan enviado antes de que se uniera no estarán disponibles para el moderador.

    Finalización

    Se podrá incluir un temporizador que aparecerá en cada sala para controlar los tiempos, para ello se debe hacer clic en el botón del reloj de arena del panel de grupos de trabajo. Una vez que el temporizador termine los grupos de trabajo acabarán automáticamente y todos los participantes pasarán al grupo principal con micrófono y cámara desactivados por defecto.

    Si en algún momento el moderador considera que es momento de volver al grupo principal, podrá hacer clic en “Cerrar grupos” en la parte superior derecha del panel de grupos de trabajo. Los participantes tendrán 30 segundos para finalizar el debate antes de volver al grupo principal. Si no se desea esperar esos 30 segundos, el moderador puede hacer clic de nuevo en Cerrar grupos y confirmar en Cerrar todas las salas ahora para finalizar sin tener que esperar a que la cuenta atrás llegue a 0.

    * NUEVO * Organizar una votación o encuesta (anónima o nominal) en Meet

    Crear la encuesta

    Si necesitas organizar una votación, o recoger la opinión de los asistentes, durante una videoconferencia puedes utilizar la función de Encuestas.

    1. Haz clic en la esquina inferior derecha de la pantalla, en el icono de Actividades (representado por un círculo, un triángulo y un cuadrado) que está junto al icono del candado.
    2. Dentro de Actividades, debes seleccionar la opción Encuestas e Iniciar una encuesta
    3. A continuación se mostrarán los diversos campos para crear la encuesta. Puedes escribir la pregunta rellenando el recuadro “Haz una pregunta” e ir añadiendo las distintas opciones en los recuadros que hay debajo etiquetados como “Opción 1” y “Opción 2”. Si tu encuesta requiere de más opciones puedes añadir más recuadros haciendo clic en “Añade una opción” hasta un máximo de 10 opciones diferentes. 
    4. Existe la opción de "Los nombres no aparecen en las respuestas". Si deseas que la encuesta sea anónima y nadie pueda ver quién ha votado qué (ni siquiera el organizador o los anfitriones) debes asegurarte de que esta opción está marcada.
    5. Al terminar de crear la encuesta, puedes publicarla haciendo clic en “Iniciar” o guardarla para usarla más adelante haciendo clic en “Guardar”.

     

    Publicar una encuesta guardada

    Para publicar una encuesta que has guardado anteriormente, únicamente debes hacer clic en el icono de Actividades (representado por un círculo, un triángulo y un cuadrado) que está junto al icono del candado, en la esquina inferior derecha. Dentro de Encuestas tendrás la opción de crear nuevas y un listado con las encuestas guardadas previamente. Para publicar una guardada sólo debes hacer clic en el botón “Iniciar” de la encuesta que quieras publicar y se mostrará a todos los participantes. 

    Una vez que una encuesta ha sido publicada ya no puede volver a editarse, deberá ser terminada o eliminada.

     

    Votación

    ¿Quién puede votar?

    Durante el tiempo que la encuesta esté activa los participantes de la reunión podrán votar en ella, es importante recalcar que ni el organizador ni los coanfitriones tienen la posibilidad de responder a la votación en ninguna encuesta mientras tengan ese rol

    Si un usuario con rol de coanfitrión, en algún momento durante la reunión deja de serlo, podrá votar en cualquier encuesta publicada hasta ese momento. Sin embargo, no se le mostrarán las nuevas encuestas creadas. Por este motivo, recomendamos que los coanfitriones sean los mismos durante toda la reunión y que, si es necesario que voten, se les retire el rol durante la votación para que puedan votar y posteriormente vuelvan a ser nombrados coanfitriones.

    Por ejemplo, para convocar un consejo de departamento en el cual se vaya a organizar una votación se debe proceder de la siguiente forma:

    1. El Meet debe ser convocado por el organizador vía Calendar y dado que no podrá votar, es recomendable que sea una persona de soporte administrativo que no tenga derecho a voto.
    2. Se incluirán como coanfitriones a las personas que deban tener derechos de controlar la sala y recibir todos los resultados.
    3. El soporte administrativo iniciará la votación y eliminará el rol de coanfitrión a cualquier persona con derecho a voto que sea coanfitrión en ese momento, para que así pueda votar.
    4. Una vez finalizadas todas las votaciones, el soporte administrativo puede devolver el rol de coanfitrión a quien corresponda.

    En el caso de que surjan nuevas votaciones a lo largo de la reunión, el soporte administrativo deberá repetir los pasos anteriores para permitir que los coanfitriones voten en las nuevas encuestas.
     

    ¿Es anónimo el voto?

    Por defecto, las votaciones son nominales y únicamente tendrán acceso a los nombres el organizador y los coanfitriones. Esta información la podrán ver en el correo que recibirán al finalizar la reunión con los resultados de las encuestas pero no durante la reunión.

    Puede configurarse como anómina marcando “Los nombres no aparecen en las respuestas” al crearla.

     

    ¿Quién puede ver los resultados?

    Los resultados de la votación se mostrarán por defecto a todos los participantes aunque si se desea se puede mantener oculto hasta que la encuesta haya terminado, hasta que finalice la reunión o definitivamente desmarcando la opción "Mostrar los resultados a todo el mundo".

    Es importante recalcar que los nombres no se mostrarán al resto de participantes en ningún caso. Únicamente tendrán acceso a ellos los coanfitriones en el correo electrónico que les llegará al finalizar la reunión y siempre que la encuesta sea nominal. En el caso de las encuestas anónimas nadie podrá tener acceso a esos datos.

     

    ¿Quién puede lanzar la encuesta?

    Cualquier coanfitrión puede iniciar una encuesta, guardarla como borrador o terminarla aunque ésta haya sido creada por otro coanfitrión. Una vez que una encuesta ha sido terminada ya no puede volver a ser abierta de nuevo.

     

    ¿Se puede revisar la votación?

    Al elegir encuesta anónima, la elección de cada usuario queda registrada internamente en los servicios de Google, pero no es accesible por el cliente (Universidad) ni sus administradores por ningún medio. Debe tenerse en cuenta que por tanto no es posible técnicamente solicitar una revisión de la votación o acceso al detalle del voto de cada uno de los miembros.

    En el caso de encuestas no anóminas, el detalle de la votación vendrá en el correo que recibirán al finalizar la reunión los coanfitriones.

    * NUEVO * Crear coanfitriones en Google Meet

    Para facilitar las tareas de organización de una reunión, Google Meet permite el nombramiento de coanfitriones. Un coanfitrión es un usuario con permisos similares a los del organizador para ayudar a gestionar tareas de la llamada como pueden ser aceptar solicitudes de personas que quieran unirse, crear encuestas, nombrar nuevos coanfitriones o finalizar la llamada.

    Recomendamos que siempre designes algún coanfitrión con antelación desde la convocatoria de Google Calendar si van a participar personas externas a la Universidad en la misma (para que el coanfitrión pueda ir admitiéndolas en la sala si aún no ha llegado el anfitrión) o si va a haber más de 10 participantes (para que pueda gestionar la participación, atender el chat, etc.)

    El organizador puede nombrar coanfitriones de dos maneras:

    • Opción recomendada: Desde Google Calendar, al hacer clic en crear un nuevo evento se debe invitar a los usuarios que serán coanfitriones desde la opción “Añadir invitados”. Una vez hecho esto, se hará clic sobre el botón "Añadir videollamada de Google Meet" y a continuación sobre el botón de configuración (rueda dentada) que aparece junto al botón de la videollamada. En la pestaña Coanfitriones se puede buscar a los usuarios, previamentente invitados, para ser nombrados coanfitriones. En esta pestaña, también se puede seleccionar la opción para que reciban al finalizar la llamada los artefactos de la reunión (grabaciones, informes de asistencia, resultados de encuestas y otros documentos).
    • Desde la reunión, utilizando el botón de opciones que aparece junto al nombre del usuario que se quiere nombrar coanfitrión. Mediante esta opción los coanfitriones también pueden nombrar nuevos coanfitriones (o retirar el rol).

    Se recomienda la primera opción ya que de esta manera los coanfitriones podrán recibir automáticamente los artefactos (informes, resultados, etc.) de la reunión cuando ésta finalice. En el caso de ser nombrados durante la reunión no podrán tener acceso a esta información salvo que el organizador les reenvíe el correo que recibe al finalizar la reunión.

    Utilizar imágenes institucionales para personalizar el fondo de mi videoconferencia

    Si  necesitas utilizar imágenes institucionales de la UC3M para personalizar el fondo de tu videoconferencia, te ofrecemos fotografías en alta resolución de zonas interiores y exteriores de los distintos campus.

    Puedes descargarlas aquí

    Organizar una votación, encuesta o test con Google Forms.

    Si necesitas organizar una votación, o recoger la opinión de los asistentes, durante una videoconferencia puedes utilizar un formulario externo.

    Crear formulario

    1. Entra en drive.google.com con tu cuenta de la UC3M y navega a la carpeta donde desees crear el formulario. Haz clic en “Nuevo”. A continuación pulsa sobre “Más” y elige “Formularios de google”.
    2. Introduce el nombre que quieres dar al archivo pulsando sobre “Formulario sin título“ en la esquina superior izquierda y el título pulsando sobre “Formulario sin título” en la sección Preguntas.
    3. Haz click en “Pregunta sin título” para editar la pregunta y las posibles respuestas. En el desplegable de la izquierda puedes modificar el tipo de pregunta. Para una pregunta de tipo Sí o No, deberás elegir “Varias opciones”
    4. Puedes añadir más preguntas pulsando en el símbolo + a la derecha de las preguntas o borrarlas haciendo click en el icono de la papelera debajo de cada pregunta.
    5. Puedes hacer que sea obligatorio responder una pregunta haciendo click en “Obligatorio” debajo de la pregunta.
    6. Una vez escritas las preguntas y posibles respuestas, configuraremos correctamente el formulario para la votación. Haz click en la rueda dentada que hay en la parte superior derecha del formulario, activa las siguientes opciones y haga click en guardar:
      1. Recopilar direcciones de correo electrónico
        1. Acuse de recibo de respuestas
      2. Restringir a los usuarios de UC3M y de sus organizadores de confianza
      3. Limitar a 1 respuesta
    7. Para ver como ha quedado el formulario pulsa en el icono del ojo en la parte superior derecha.

    Enviar el enlace

    1. Si está todo correcto, haz click en el botón enviar al lado de la rueda dentada. En esta pantalla marca la casilla de “Recopilar automáticamente la dirección de correo electrónico de UC3M del encuestado’. Para obtener el enlace que debes mandar, haz click en el icono de enlace (cadena) y en el botón “Copiar”.
    2. Dirígete al chat de tu sala de videoconferencia y envía el enlace a los reunidos.
    3. Los asistentes deberán pulsar en el enlace y votar.

    Ver los resultados

    1. Una vez pasado el tiempo de la votación, vuelva al formulario y en la pestaña “Respuestas” y quita el check de “se aceptan respuestas” para cerrar la votación.
    2. Para ver las respuestas (agregadas o individuales) haz click en la pestaña “Respuestas”. 
    3. Todas las respuestas habrán quedado también registradas en una hoja de cálculo a la que puede acceder pulsando en el icono de hoja de cálculo (verde) arriba a la derecha.

    Ver el listado de asistentes al Meet de un evento del calendario

    Desde Google Meet

    Tras finalizar un Meet, si tiene al menos 5 participantes, recibirá el organizador automáticamente pasados unos minutos un informe de asistencia en formato CSV con el nombre de los participantes y sus correos electrónicos.

    No es necesario que solicites dicho informe.

    Complemento  para Google Calendar UC3M Asistentes a Meet

    Esta funcionalidad sólo está disponible para PAS y PDI.

    Para instalar el complemento, inicia sesión con tu cuenta Google en cualquier aplicación de GSuite y pulsa en este enlace. Deberás aceptar todos los permisos.

    Antes de comenzar, debes tener en cuenta que:

    • Para consultar los asistentes deberás ser el organizador el evento, estar el evento en tu calendario y ser PAS/PDI de la Universidad
    • Los datos pueden tardar 24 horas en aparecer
    • Puedes consultar el registro de asistentes de videoconferencias organizadas en los últimos 6 meses. Los registros de conferencias anteriores no están disponibles.
    • Los usuarios que no hayan inciado sesión con su cuenta de correo UC3M aparecerán en el listado con un avatar verde en vez de azul.
    • Si la sala de videoconferencia ha sido reutilizada (se ha utilizado la sala del evento en distintos momentos), podrás elegir entre cada una de las sesiones o videoconferencias.
    • Para cada usuario podrás ver la hora de conexión y desconexión, y el tiempo total de conexión.

    Para ver las personas que se han conectado a un Meet que hayas organizado tú a través de Google Calendar haz lo siguiente:

    1. Desde Calendar haz click en el icono de la barra lateral derecha del nuevo complemento "Asistenes a Meet". Se abrirá un panel lateral.
    2. Pulsa en el evento del calendario que deseas consultar.
    3. Haz click en el botón "Consultar".

    Asistencia a meet

     

    Si lo deseas, puedes volcar los datos de asistencia a una hoja de cálculo pulsando en el botón "Descargar". Se generará una hoja de cálculo de Google  en la raiz de tu Drive con los datos de asistencia a la videoconferencia.

     

    Asistencia a meet 2

  • Ayuda

    Puedes consultar la ayuda del producto en:

    Ayuda de Google Meet

    Más ayuda en el centro de Aprendizaje de Google Workspace.

    Caducidad de las salas de Meet

    Cuando el código del Meet ha sido generado desde... ...es válido durante este periodo de tiempo
    Google Calendar

    Los códigos expiran cuando se dan estas dos condiciones:

    1. El código no se ha usado en 365 días y
    2. El código no está asociado a ningún evento futuro de  Calendar

    NOTA: Si el código se ha creado con otro producto y se ha adjuntado a la invitación de Calendar, el código expirará de acuerdo a las condiciones del producto con el que se ha generado.

    GMail y Google Meet Los códigos Meet expiran a los 365 días del último uso.
    Google Chat y Google Hangouts Los códigos Meet expiran a los 365 días del último uso.
    Salas Grupales

    Las Salas Grupales expiran inmediatamente después de que la última persona abandone la sala.

    Salas de Meet desde dispositivos Jamboard  Los códigos Meet expiran inmediatamente después de que abandone el Meet la última persona.

    Sala de Meet con nombre

    Los códigos Meet expiran inmediatamente después de que abandone el Meet la última persona.
    Google Classroom Los códigos Meet expiran inmediatamente después de que abandone el Meet la última persona.

    Cómo activar aceleración hardware y verificar OpenGL

    En equipos Windows, Mac y Linux:

    1. Se debe abrir una ventana de Google Chrome.
    2. Se hace clic en la esquina superior derecha, en los tres puntos verticales y se selecciona Configuración.
    3. En el panel lateral, se despliega Avanzado y se entra en Sistema.
    4. Se busca Usar aceleración de hardware cuando esté disponible y se activa en caso de estar desactivado.
    5. Para comprobar si el navegador soporta OpenGL se puede entrar en https://webglreport.com/ y comprobar que en la parte superior aparece el texto “This browser supports WebGL” sobre un fondo verde.

NOVEDADES

Noviembre 2022

  • Posibilidad de dividir a los participantes en diferentes salas (breakout rooms)
  • Nuevo atajo de teclado “Pulsar para hablar”
  • Centrado automático de vídeo
  • Transcripciones de videoconferencias en inglés

Octubre 2022

  • Encuestas anónimas

Septiembre de 2022

  • Posibilidad de compartir artefactos (grabaciones, informes de asistencia, resultados de encuestas y otros documentos) con los coanfitriones

Agosto de 2022

  • Mejora de rendimiento y calidad en los efectos de Google Meet en la web

Marzo de 2022

  • Informes de asistencia en reuniones de dos o más participantes 

Febrero de 2022

  • Traducción de subtítulos en tiempo real, para reuniones en idioma inglés -Beta-

Soporte

  • Centro de Atención y Soporte Ext. 6200 / 91 624 62 00
  • Comunidad de ayuda y soporte contacta.uc3m.es​