Grupos de trabajo, consejos y comisiones

El servicio "Grupos de Trabajo" facilita la colaboración entre miembros de un grupo de trabajo, consejo o comisión.

A efectos prácticos los Consejos y Comisiones son un tipo concreto de grupo de trabajo. Las herramientas y procesos descritos en esta ficha se aplican por igual a los grupos, los consejos y las comisiones.

Cada grupo dispone de:

• un espacio de Drive para almacenar la información que maneje.
• un calendario.
• una lista de correo.
• una sala de videoconferencia.

Todos los recursos son accesibles desde una página en intranet.uc3m.es.

Características principales

• Accede desde la Web, Android e iOS.
• Capacidad ilimitada.
• Toda la información del grupo de trabajo, consejo o comisión disponible en un único lugar.
• Posibilidad de asignar permisos de lectura o escritura en función del rol.
• Recuperación de ficheros eliminados siempre que hayan pasado el tiempo de consolidación (1 día)
• Acceso desde un único punto (Drive) tanto al almacenamiento personal como a almacenamientos compartidos (Drive Común, Grupos de Trabajo, Consejos y Comisiones).
• Acceso desde un único punto (Calendar) tanto al calendario personal, como al calendario del grupo de trabajo, consejo o comisión.
• Asiste por videoconferencia a las reuniones desde tu navegador o smartphone estés donde estes (sujeto a conexion a internet).

Destinatarios

Este servicio está destinado a grupos de carácter institucional, permanente y compuestos por miembros de distintos servicios o departamentos.

El servicio sólo puede ser solicitado por PAS y PDI pero los integrantes del grupo pueden ser PAS, PDI, Alumnos, Antiguos Alumnos.

Pueden forman parte del grupo personas externas a la Universidad con cuenta de Google aunque sólo tendrán acceso en modo lectura a la documentación, no será posible concederles permisos de escritura.

Requisitos

• Cuenta de personal, Cuenta de alumno o Cuenta genérica
• Navegador web: Javascript y cookies habilitadas
• Navegador web recomendado: última versión de Google Chrome
• Última o penúltima versión de los principales navegadores webs:
  • Internet Explorer 11 o Microsoft Edge
  • Firefox 
  • Safari
• Última o penúltima versión del sistema operativo de:
  • Android
  • iOS

Debes rellenar el formulario de Solicitud de creación de nuevo Grupo de Trabajo, Consejo o Comisión y procesaremos tu solicitud.

Cada grupo de trabajo, consejo o comisión tiene asociada una direccion de correo como "nombredelgrupo@grupos.uc3m.es".  Envía un correo a esa dirección -que además tienes publicada en la página del grupo- y les llegará a todos los miembros.

Si una persona que no pertenece al grupo envia un correo a esta dirección, será rechazado.

Si alguien contesta a un correo que has enviado a un grupo del que eres miembro, te contestará sólo a ti. Si quiere contestar al grupo, solo tiene que cambiar los destinatarios del correo.

Cada grupo de trabajo, consejo o comisión tiene un espacio en Drive en el que almacenar documentación, y que os permite trabajar colaborativamente. 

Si el administrador de tu grupo, te ha concedido permisos para poder escribir en el, basta con que dejes los ficheros en el grupo y todos los miembros podrán verlos.

Si no dispones de permisos, solicita a la persona que administra el grupo que los suba por ti, o que te conceda permiso.

Los grupo de trabajo, consejo o comisión tienen un calendario propio donde poner las convocatorias o eventos de interés para el grupo.

Todos los miembros pueden consultar este calendario desde la misma página del grupo.

Si eres administrador de un grupo o el administrador te ha concedido permisos para poder crear eventos, podras escribir en el calendario y todos los miembros verán tus eventos. 

Puedes agregarte el calendario del grupo de trabajo, consejo o comisión a tus calendarios para tener sus eventos disponibles en tu calendario, o en tu smartphone. 

También te permitirá, en caso de ser administrador de un grupo, crear eventos para que los demás miembros puedan verlos.

Desde la página del grupo tienes un enlace 'Integrar a mis calendarios de Google' que te añadirá el calendario directamente a tu Google Calendar.

Para poder convocar una reunión han de cumplirse dos requisitos: ser gestor de dicho grupo y tener suscrito el calendario de Google.

Si no se cumplen ambos requisitos a la vez, no se podrá convocar la reunión.

Para convocar la reunión con todos los miembros y gestores del grupo, pulsa en la página del grupo la opción "Convocar reunión del grupo (gestores)".

Si quieres, puedes integrar las carpetas de los grupos de trabajo a los que perteneces en tu Drive.

También puedes integrar las carpetas de los Consejos y Comisiones a los que perteneces en tu Drive.

Puedes iniciar una videoconferencia con los miembros de tu grupo de trabajo, consejo o comisión pinchando en el enlace "Entrar en la sala de videoconferencia" de la página de tu grupo.

El enlace de acceso a esta sala de videoconferencia cambia cada día, por lo que recomendamos que siempre accedáis desde la página de vuestro grupo en https://intranet.uc3m.es.

Cualquier miembro del grupo puede pinchar en el enlace y se unirá a la videoconferencia. Puede hacerlo desde cualquier navegador compatible, tablet o smartphone con conexión a internet.

Y si necesitais que alguien externo acceda a la videoconferencia, podeis invitarle desde el interfaz de Meet. Simplemente envíadle una invitación por correo o el enlace a la sala de videoconferencia que se ha creado para tu sala. 

Si hay que cambiar algun miembro del grupo de trabajo, consejo o comisión ya sea añadirlo, sacarlo del grupo o convertirlo en administrador, os hemos preparado una solicitud para modificar miembros de grupos de trabajo.

Solo los administradores de los grupos pueden realizar estas gestiones.

Una vez recibido, haremos los cambios y te lo haremos saber.

Si quieres eliminar el grupo de trabajo, consejo o comisión puedes hacerlo rellenando la Solicitud de ELIMINACIÓN de Grupo de Trabajo, Consejo o Comisión, teniendo en cuenta que tienes que ser administrador del grupo y que notificaremos al resto de administradores de esta acción puesto que es irreversible. 

Si quieres recuperar un fichero borrado de un grupo de trabajo, consejo o comisión puedes hacerlo rellenando la Solicitud de Recuperación de fichero de Grupo de Trabajo, Consejo o Comisión, teniendo en cuenta que tienes que ser administrador del grupo.

¿Cuál es la dirección de correo electrónico del grupo de trabajo, consejo o comisión?

Cada grupo lleva asociada una dirección de correo @grupos.uc3m.es

¿Quién puede escribir a la dirección del grupo de trabajo, consejo o comisión?

Todos los miembros del grupo pueden enviar a la dirección del grupo.

Cualquier mensaje enviado por personas que no pertenezcan al grupo será rechazado.

¿Quién recibe los mensajes enviados a la dirección del grupo de trabajo, consejo o comisión?

Todos los miembros del grupo recibirán los mensajes enviados al grupo.

¿A quién se envían las respuestas a los mensajes enviados al grupo?

La respuesta a un mensaje enviado al grupo por defecto se envía a la dirección del remitente original del mensaje. Por tanto, si alguien desea que todo el grupo reciba la respuesta deberá cambiar el destinatario de la respuesta para que sea la dirección del grupo.

¿Pueden modificarse estos permisos?

A día de hoy no es posible realizar cambios en este comportamiento.

¿Quién puede ver el calendario del grupo de trabajo, consejo o comisión?

Todos los miembros del grupo pueden ver los eventos del Calendario.

¿Quién puede añadir eventos al calendario del grupo de trabajo, consejo o comisión?

Únicamente los administradores, y las personas a las que éste conceda permisos.

¿Cómo puedo añadir eventos al calendario del grupo de trabajo, consejo o comisión?

A través de la web todos los miembros puede consultar el calendario. Sin embargo, para añadir nuevos eventos deberás añadirlo a tus calendario de Google.

Como administrador: ¿Cómo puedo dar permisos de edición al calendario a otros usuarios?

Pinchando en la opción "Compartir este calendario" en el listado de calendarios de la barra lateral izquierda (Mis Calendarios), y cambiando su configuración de permisos a "Realizar cambios en eventos".

¿Quién puede ver los contenidos de la carpeta del grupo de trabajo, consejo o comisión?

Todos los miembros del grupo pueden ver el contenido de la carpeta del grupo de trabajo.

¿Quién puede añadir/eliminar contenidos de la carpeta?

Solo aquellos miembros que tienen permisos de escritura. Generalmente los administradores del grupo y algunos miembros que les haya sido otorgado el permiso de escritura por un administrador.

Como administrador: ¿Cómo puedo dar permisos para escribir en la carpeta a otros usuarios?

Desde el interfaz de Drive, pinchando con el botón derecho en la carpeta que quieres compartir, y eligiendo la opción "Compartir". Introduces los nombres o las direcciones de correo de las personas que quieres que escriban y dejas seleccionada la opción "Puede editar" del desplegable. Piensa que estas dando permisos a esa carpeta y a todas las carpetas que estén dentro de esa carpeta. Así mismo, los editores podrán a su vez conceder permisos a otras personas.

¿Qué ocurre si alguien elimina un archivo de la carpeta compartida?

Si se elimina inmediatamente, ese archivo pasará a la Papelera del propietario. Los demás miembros que tengan compartido ese archivo podrán seguir viéndolo en "Compartido conmigo" hasta que sea definitivamente borrado de la papelera por el propietario.

Si se elimina posteriormente (máximo 24 horas), ese archivo pasará a la Papelera de la cuenta institucional. Los demás miembros que tengan compartido ese archivo podrán seguir viéndolo en "Compartido conmigo" hasta que sea definitivamente borrado de la papelera Institucional desde donde podrá ser recuperado durante al menos 4 meses.

¿Por qué cambian de propietario los archivos que añado a la carpeta del grupo de trabajo, consejo o comisión?

Los archivos ceden su propiedad a una cuenta institucional. Esto nos permite poder recuperar de manera centralizada los ficheros borrados y evita la perdida de información en caso de cese de una cuenta corporativa o abandono de un grupo.

¿Quién puede acceder a la sala de videoconferencia del grupo de trabajo, consejo o comisión?

Las salas de videoconferencia son públicas, cualquier persona que reciba el enlace puede unirse a la conversación.

Al entrar en la sala me indica que soy el primero ¿qué debo hacer?

Únete a la videoconferencia y espera a que entren otros compañeros, o aprovecha para invitarles utilizando el botón "Invitar a gente" que te aparecerá en pantalla.

¿Puedo participar en la videoconferencia desde mi móvil o tablet?

Si tienes la aplicación de Hangouts instalada y el enlace para acceder a la sala de videoconferencia podrás acceder sin problemas. También puede invitarte un miembro que esté en la sala y recibirás una notificación en tu móvil o tablet para unirte a la videoconferencia. Asegúrate de tener una buena conexión y a ser posible sin coste si estas en el extranjero.