UC3M - Drive común: Almacenamiento común

UC3M - Drive Común es un espacio dentro del Drive Institucional de la UC3M dedicado a cada Departamento, Instituto o Servicio Administrativo al que puedes acceder cómodamente desde tu Drive como una carpeta más.

Se trata de un almacenamiento común para la colaboración interna entre todos los miembros de tu unidad pudiendo compartir archivos y trabajar de forma colaborativa sobre ellos.

Incluye grupos que reflejan la estructura funcional u organizativa de tu servicio, instituto o departamento, pudiendo asignar los permisos a las carpetas de forma más sencilla.

Características principales

• La asignación de permisos se realiza de forma inmediata y autónoma a través del interfaz de Drive.
• Todas las ventajas del servicio Drive aplicadas a la colaboración entre los miembros de un Servicio Administrativo, Departamento o Instituto
• Acceso desde un único punto (Drive) tanto al almacenamiento personal como a almacenamientos compartidos (UC3M - Drive Común, Grupos de Trabajo, Consejos y Comisiones).
• Los archivos son transferidos de forma automática cada noche a cuentas institucionales protegidas frente al borrado accidental de la papelera por parte de los usuarios.
• Recuperación de archivos más fácil con la ayuda del Servicio de Informática.
• Servicio incluido en la plataforma Google Workspace for Education  

Destinatarios

• Departamentos
• Servicios administrativos
• Institutos

Requisitos

• Cuenta de personal, Cuenta de alumno o Cuenta genérica
• Navegador web: Javascript y cookies habilitadas
• Navegador web recomendado: última versión de Google Chrome
• Última o penúltima versión de los principales navegadores webs:
  • Internet Explorer 11 o Microsoft Edge
  • Firefox 
  • Safari
• Última o penúltima versión del sistema operativo de:
  • Android
  • iOS

UC3M - Drive Común no es una herramienta de colaboración de un grupo pequeño de usuarios, sino una forma de trabajar para todo el Servicio o Departamento, por lo tanto el servicio debe ser solicitado por el Director del Servicio o Departamento directamente al Director del Servicio de Informática y Comunicaciones.

La forma más cómoda para trabajar en el servicio UC3M - Drive Común, es tener integrada en la raíz de tu Unidad de Google Drive, la carpeta del Servicio UC3M - Drive COMÚN.

Para hacerlo sigue los siguientes pasos:

• Entra en la carpeta pinchando en el enlace: UC3M -Drive Común​.
• En la ruta de archivos haz click en "UC3M - Drive común" para desplegar las opciones, selecciona "Añadir acceso directo a Drive", en el menú que aparece comprueba que esta "Mi unidad" seleccionada y por último haz click en "AÑADIR ACCESO DIRECTO".

Si entra una persona nueva a tu servicio, deja de trabajar con vosotros, termina su beca o se cambia de área dentro de tu grupo, hay que cambiar su pertenencia en su grupo @org.uc3m.es a través del formulario:

Modificación de miembros de grupos @org.uc3m.es

Si eres un administrador del UC3M - Drive Común de tu unidad, puedes solicitarnos el alta de nuevos administradores completando la siguiente solicitud de servicio.

Si has eliminado un fichero o carpeta, y no está en tu papelera puedes pedirnos ayuda para recuperarlo. 

Siempre que el contenido haya pasado una noche en el UC3M - Drive Común, podremos restaurarlo.

Completa este formulario e indicanos toda la información que puedas para que lo localicemos y recuperemos.

Desaconsejamos el uso de sincronizadores de Drive con tu disco duro local por los siguientes motivos:

• Capacidad: la diferencia de capacidad de almacenamiento entre Drive y tu disco duro puede dar lugar a problemas de espacio en tu disco duro.
• Seguridad: si tu equipo es infectado por un virús del tipo Cryptolocker que encripta los archivos y pide una recompensa económica, los archivos secuestrados serán sincronizados en la nube perdiendo los originales y afectando a todas las personas con las que estés compartiendo esos archivos. 
• Estabilidad: la experiencia nos dice que el cliente "Copia de Seguridad y sincronización" de Google para PC/Mac puede quedarse en un estado inconsistente en determinadas ocasiones, teniendo que volver a sincronizar todo el contenido en caso de fallo.
• Tranquilidad: si sincronizas el contenido de tu Drive en un portátil y lo roban, el ladrón podrá acceder a información que puede ser confidencial, ya que está duplicada en tu equipo.
• El interfaz web de Drive, y los editores de la suite ofimática G Suite, satisfacen las necesidades de la mayoría de usuarios.

Si necesitas trabajar con ficheros de Microsoft Office desde Drive, puedes hacerlo usando los editores de Google directamente en la web.

Basta con que abras el documento con Docs (para Word), Slides (para Powerpoint) o Sheets (para Excel) y podrás editarlo directamente sin cambiarle el formato.

Estos editores cubren la mayoría de necesidades de modificación de los ficheros. Si tu documento usa funciones muy específicas o necesitas abrirlo en la versión de escritorio de Office, descárgalo a tu PC, y sube una nueva versión del fichero cuando acabes.

Con esta nueva funcionalidad , el complemento de edición de Office en Web, y el Plugin de Office para Drive, dejan de estar operativos

Uso Responsable

En UC3M Drive Común deben almacenarse únicamente aquellos documentos o información que tenga que ver con la actividad que desarrolla el Servicio, Departamento o Instituto y que necesite ser respaldada.

Evitaremos almacenar copias de seguridad de equipos o perfiles, fotos o copias privadas de software haciendo uso de este servicio.

Más información

UC3M - Drive Común se basa en el servicio de Google Drive, con lo que puedes consultar la documentación oficial en la Ayuda de Drive.

Una peculiaridad de este servicio de colaboración, es que los documentos del UC3M - Drive Común se transfieren a una cuenta institucional (UC3M - DRIVE) para evitar pérdidas de información, borrados accidentales y facilitar otras labores de gestión centralizada.