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Piloto firma electrónica de Actas

Firma de actas

Actualización 31/05/2017: Implantación general

A partir de la convocatoria de exámenes de mayo-junio de 2017 se va a implantar el procedimiento de firma electrónica de las actas para todos los profesores y estudios de la Universidad.

A tal efecto, el profesor responsable deberá realizar el traspaso de todas las calificaciones al acta con una NUEVA CLAVE SEGURA, que da lugar a la estampación del sello electrónico de la Universidad cuando el acta se cierra. No será necesario por tanto la firma de las actas posteriormente, eliminándose también su archivo en papel.

Un proceso hasta ahora en papel

Aunque actualmente el profesor realiza el proceso de calificación de sus alumnos utilizando una aplicación informática, el visto bueno final y el archivado de las actas que contienen dichas calificaciones se sigue haciendo en papel. Tras el cierre de acta de un determinado grupo y una determinada asignatura, se envía una orden de impresión, y el profesor recibe el acta en su casillero que refrenda mediante su firma manuscrita. El papel es entonces remitido a la Secretaría de su centro, que custodia y archiva dichas actas.

Primera experiencia en electrónico

Tras el esfuerzo conjunto de Gestión Académica y el Servicio de Informática y Comunicaciones, en Enero de 2017 se lanza un programa piloto de firma de actas con un grupo reducido de docentes y planes de estudio concretos.

Mediante un sistema de claves concertadas (el propio acceso a la aplicación del docente), sin necesidad de certificado digital, al cerrar el acta el profesor desencadena el envío de la misma a los sistemas de Administración Electrónica de la Universidad, donde pasa a ser almacenada y firmada electrónicamente usando el Sello de Órgano de la Universidad (el Certificado Digital de la Universidad) con firma longeva para asegurar su validez extendida en el tiempo. Además, se devuelve al sistema de información académico para que también pase a estar disponible desde el mismo.

Resultados satisfactorios

Al finalizar el primer cuatrimestre, 247 actas han sido firmadas en esta primera experiencia, con resultados positivos, agilizándose el manejo y la constancia de las calificaciones de los alumnos, y con visos de extenderse a la totalidad de planes de estudios impartidos en la Universidad en un futuro cercano.

18 de abril de 2017
Servicio de Informática y Comunicaciones
Universidad Carlos III de Madrid

Implantado de forma general en la convocatoria de Mayo-Junio 2017

    • Eliminación progresiva del papel en los procesos internos de la organización.
    • Las actas se firman con el sello de órgano de la Universidad.
    • La validez de la firma es permanente (firma longeva).