¿Cómo puedes contratar billetes y alojamiento para un viaje?
La Universidad tiene contratada una Agencia de Viajes mediante Concurso Público para la gestión de viajes de trabajo. La contratación a través de dicha agencia facilita los trámites necesarios a la hora de viajar, además de incluir un seguro (viajes y salud). Contacta con la agencia, dependiendo del campus, a través de la dirección de correo/teléfono que tienes en la parte derecha de esta página Web.
Recuerda que los precios están sujetos al Real Decreto 462/2002, de 24 de mayo, sobre indemnizaciones por razón del servicio y las Normas de gestión aprobadas por la Universidad.
¿Qué tengo que hacer antes y después de viajar si soy Personal Docente e Investigador?
Cuando sea necesario realizar un viaje de trabajo tendrás que realizar los dos siguientes pasos:
1. Antes de viajar se necesita autorización de la comisión de servicios para el periodo que te vas ausentar de la Universidad. Para ello tendrás que rellenar el siguiente formulario y enviarlo a la firma del responsable del Departamento:
2. Después del viaje, para percibir las dietas devengadas y los gastos ocasionados, tendrás que justificar la comisión de servicio realizada a través del siguiente formulario que será firmado por el responsable del Departamento o investigador principal según proceda:
La justificación de las comisiones de servicio junto con su solicitud se enviarán a la Oficina Económica correspondiente en un plazo máximo de 10 días naturales.
¿Qué tengo que hacer antes y después de viajar si soy Personal de Administración y Servicios?
Cuando sea necesario realizar un viaje de trabajo, la Universidad dispone de una plataforma a través de la cual se podrá solicitar la Comisión de Servicio, liquidar las dietas devengadas y adjuntar los justificantes de los gastos ocasionados (un único fichero PDF). Para ello tendrás que realizar dos pasos:
1. Antes de viajar se necesita autorización del responsable/s del departamento/unidad de la persona que viaja (las firmas obligatorias son el responsable (1) y la Gerente (2)). Este paso se tramitará registrando una solicitud a través de la plataforma disponible en el Portal del Empleado .
2. Después del viaje, para percibir las dietas devengadas y los gastos ocasionados, tendrás que recuperar la solicitud de autorización en la misma plataforma donde la tramitaste y realizar la justificación. Se necesita autorización del responsable/s del departamento/unidad de la persona que viaja (las firmas obligatorias son el interesado (1) y el responsable (2)).
Mediante esta plataforma, tanto la Solicitud como la Justificación de los gastos, se enviarán electrónicamente a la firma del responsable/s y a la Oficina Económica para la tramitación del pago resultante de la liquidación. Hasta que la solicitud y la justificación no sean firmadas no podrá realizarse el pago de los gastos y dietas devengadas.
Tienes a tu disposición los siguientes Manuales de ayuda para realizar las dos fases indicadas:
- Manual “Cómo solicitar una Comisión de Servicios”.
- Manual “Como justificar una Comisión de Servicios”.
- Cómo generar un pdf con los justificantes de los gastos ocasionados (tickets, facturas, etc.)
¿Cómo tengo que tramitar las comisiones de servicio por asistencia a reuniones o similar con inicio y fin en el mismo día?
En este caso tendrás que registrar una Solicitud de Comisión de Servicio en la misma plataforma, desde el Portal del Empleado, y una vez autorizada (firmada) por el responsable, podrás realizar la Justificación de los gastos ocasionados para percibir su reembolso. Los gastos ocasionados por estas comisiones de servicios, se podrán acumular en una sola solicitud y justificación periódica, con carácter mensual, en la que se indicarán los días concretos en los que se han devengado dichos gastos.