Contrato de Estudios/Learning Agreement

Antes de iniciar tu estancia, debes elaborar tu Contrato de Estudios (Learning Agreement), que es el documento oficial que contiene tanto las asignaturas que cursarás en la universidad de destino como sus correspondientes en la UC3M. 

Para poder reconocer los créditos académicamente todas las asignaturas deben estar incluidas y aprobadas por tu Tutor/a Académico/a Internacional (TAI) de la UC3M.

Respeta los plazos fijados en el "Esquema de Trámites y Calendarios de Plazos Contrato de Estudios".

La UC3M está integrada en el sistema de intercomunicación EWP, por lo que, en la mayoría de los casos, los contratos de estudio se envían entre las universidades de forma telemática. No obstante, hay algunas universidades que no están integradas en dicho sistema, por lo que deberás ser tú quien envíe a la universidad de destino el contrato firmado. 

En concreto, deberás hacer tú la gestión de la firma y del envío en los siguientes casos:

• Si tu país de destino es Reino Unido o Suiza
• Si te hemos comunicado que tu universidad de destino está fuera del sistema EWP. 

Diferencias entre universidades EWP y universidades fuera del circuito EWP

• Universidad conectada al sistema EWP: El Learning Agreement se enviará de forma telemática, y recibirás una notificación cuando hayan respondido aceptándolo o rechazándolo.
   
• Universidad no conectada al sistema EWP: Deberás firmar el contrato (firma manuscrita o con certificado digital) y enviarlo a tu universidad de destino para que también lo firmen, antes de iniciar la movilidad. A continuación, es necesario que lo subas a SIGMA.

Firma y envío del contrato - universidad dentro del sistema EWP

Si tu universidad de destino está dentro del sistema EPW (en general, será así salvo que te hayamos informado de lo contrario), el envío a destino de tu contrato de estudios "Learning Agreement Before" se realizará de forma telemática. Así, los pasos a seguir son:

1. Después de que tu TAI valide el contrato, te llegará un aviso para que entres a comprobar y confirmes que todos los datos grabados son correctos. Es el momento en el que tienes que dar el "Visto bueno" al acuerdo y se considera que estás firmando tu contrato.
    
2. A continuación tu TAI confirmará de nuevo el contrato, y se enviará a la universidad de destino.
    
3. La universidad de destino comprobará si las asignaturas incluidas son correctas, y si es así, aceptará el contrato y te llegará una notificación. En ese momento podrás acceder a SIGMA para descargarte el documento pdf firmado por las tres partes pulsando en el botón azul "Imprimir acuerdo uni destino" situado en la parte baja de la pantalla. Este documento tiene la aprobación en los tres apartados (UC3M, universidad de destino y estudiante). 
    
4. Finalmente, tendrás que subir el acuerdo que te has descargado firmado al apartado Learning Agreement Before (consulta la guía rápida de subida de documentación al final de esta página)
   Plazo: Debes subir el Learning Agreement Before antes del comienzo de tus clases en destino.
    
5. Si la universidad de destino detecta algún problema en las asignaturas incluidas, te lo indicará en su respuesta, y tendrás que corregirlo, negociando con tu TAI si es necesario, e iniciar el trámite de envío otra vez. En caso de que se hubiera cerrado el plazo para negociaciones con tu TAI, tendrías que retomarlas en el periodo de modificaciones. 

Consulta el manual que te guiará en todo el proceso

Firma y envío del contrato - universidad fuera del sistema EWP

Si te hemos comunicado que tu universidad de destino no está integrada en el sistema EWP, tendrás que hacer manualmente las gestiones de firma y envío.

Para ello, cuando tu TAI haya aprobado tu contrato de estudios en SIGMA, debes seguir estos pasos:

1. Descarga el Contrato de Estudios del apartado "before the mobility", usando del botón azul "Imprimir acuerdo uni destino" situado en la parte baja de la pantalla. Se genera un pdf que ya incluye la firma y sello de la UC3M.
    
2. Fírmalo (con certificado digital preferiblemente) y envíalo por correo electrónico a la universidad de destino en los plazos marcados por ésta, para que lo firmen y sellen.
    
3. Cuando te devuelvan el documento, ya con las tres firmas, súbelo a SIGMA al apartado Learning Agreemente Before (consulta la guía rápida de subida de documentación al final de esta página)

En la Oficina de Estudiantes comprobaremos que los datos y las firmas del documento son correctas, y te indicaremos si hay algún problema.
Plazo: Debes subir el Learning Agreement Before antes del comienzo de tus clases en destino.

Consulta esta guía rápida para subir tu documentación a Sigma

Proceso de elaboración del contrato de estudios

La elaboración del contrato de estudios tiene unas fases en las que se parte de una búsqueda por parte del estudiante de las asignaturas a cursar en destino, continúa con la negociación con el/la TAI, y finaliza grabando las asignaturas y sus relaciones aprobadas en Sigma. 

Puedes consultarlo siguiendo el siguiente orden:

Primera reunión con tu TAI

Tras la asignación de destinos de movilidad, tu TAI (Tutor/a Académico/a Internacional) de la UC3M, se pondrá en contacto contigo mediante correo electrónico para citarte a una reunión sobre la elaboración del contrato de estudios. La asistencia a esta reunión es obligatoria.

Comunicación con tu TAI

Tras la reunión, cualquier comunicación posterior con tu TAI deberás hacerla siempre por correo electrónico siguiendo estas reglas obligatorias:

- Envía siempre el correo desde tu cuenta de estudiante @alumnos.uc3m.es

- Siempre con el mismo ASUNTO dependiendo de si se trata de Movilidad E+ o MNE:

E+2023/24 – UNIVERSIDAD DE DESTINO – APELLIDOS Y NOMBRE DEL ALUMNO- DEADLINE señalado por la universidad de destino para enviar el Contrato de Estudios (en caso de haber “deadline”)

MNE 2023/24 – UNIVERSIDAD DE DESTINO – APELLIDOS Y NOMBRE DEL ALUMNO- DEADLINE señalado por la universidad de destino para enviar el contrato de estudios (en caso de haber “deadline”)

Ejemplo: E+2023/2024-UNIVERSITY OF DUBLIN-MARTÍN MARTÍNEZ MARÍA-30 septiembre 2016

4. En el caso de que sea necesaria una respuesta antes de una fecha determinada, haz mención explícita en la propia cadena de correos.

Tu TAI contestará a tu correo electrónico de acuerdo con el deadline que indiques en el mismo. Ten en cuenta que su contestación puede demorarse algunos días dependiendo de los plazos del resto de los estudiantes que tutoriza.

2º Asignaturas

Como estudiante de movilidad, es tu responsabilidad elaborar tu contrato de estudios incluyendo en él la relación de asignaturas UC3M por asignaturas en la universidad de destino, siguiendo las reglas señaladas a continuación.

Créditos a matricular según programa:

E+ y MNE: debes incluir en tu contrato de estudios un mínimo de 12 ECTS para un cuatrimestre y 24 ECTS  para curso completo, y un máximo de 40 ECTS para un cuatrimestre o de 80 ECTs para curso completo.

Si tu movilidad es nacional SICUE: para un curso completo debes cursar un mínimo de 45 créditos. Y para medio curso un mínimo de 24 créditos.

Estos créditos ECTS  mínimos y máximos se refieren a la UC3M. La Universidad de destino puede exigirte un número de créditos mínimo y máximo diferente al de la UC3M, y debes respetarlo. 

Puedes incluir las asignaturas UC3M de tu Plan de Estudios que te queden por superar o no hayas aprobado, de cualquier curso independientemente del curso en el que te encuentres.

Consulta tu Plan de Estudios en la Secretaría Virtual de Aula Global dentro de tu expediente antes de elaborar la propuesta de contrato de estudios, y comprueba las asignaturas que puedes incluir o no en la matrícula.
Si tu plan ha cambiado y tienes dudas sobre las asignaturas que puedes o no incluir, pregunta en tu Oficina de Estudiantes.

Grados simples 

Por tipo de asignatura, puedes incluir:

• Asignaturas Obligatorias con su título y código.
• Asignaturas Optativas de tu Plan de Estudios con su título y código. Recuerda que debes respetar el máximo de optativas que te permite realizar tu Plan de Estudios para evitar problemas con la matrícula.
• Créditos Optativos Adicionales de tu Plan de Estudios: un máximo de 12 créditos ECTS por cuatrimestre. Ten presente que no podrás matricular créditos optativos adicionales si has superado todas las asignaturas necesarias para la obtención del título.
• Créditos de Humanidades: Recuerda que debes respetar el máximo de créditos de humanidades que te permite realizar en tu plan de estudios para evitar problemas con la matrícula. Los códigos genéricos para los créditos de Humanidades son: 14325 (Humanidades I - 3 ects) y 14527 (Humanidades II - 3 ects).
• Habilidades Profesionales Interpersonales: consulta aquí el código de las asignaturas disponibles según tu Centro, Grado y cuatrimestre. El código genérico para los créditos de Habilidades Profesionales Interpersonales en tu movilidad es el 14528.
• Trabajo Fin de Grado: No está permitido incluir el TFG en el contrato de estudios. 
• Prácticas académicas externas: No está permitida su inclusión en el contrato de estudios.

Dobles Grados

La plaza asignada será por una de las dos áreas de tu Doble Grado, por lo que sólo podrás cursar asignaturas de ese área de conocimiento en destino, aunque en la universidad de destino se oferten asignaturas de otro área.

El reconocimiento de estas asignaturas por tu TAI se rige por los mismos criterios que en los grados simples. 

Formación complementaria

Utiliza los siguientes códigos para dar de alta en SIGMA asignaturas de Formación Complementaria:

15172 - Formación complementaria cursada en P.I.  (6 créditos) 

15173 - Formación complementaria cursada en P.I. (12 créditos) 

15174 - Formación complementaria cursada en P.I. (18 créditos) 

15175 -  Formación complementaria cursada en P.I. (24 créditos)

Oferta académica

Para elegir asignaturas en la universidad de destino debes consultar tú mismo la oferta académica de esta universidad. Podrás encontrarla en distintos medios, como:

• La web de la universidad de destino.
• El correo electrónico que reciba de la universidad de destino
• Información publicada en Secretaría Virtual  sobre universidades de destino
• Coordinador en destino si lo hubiera

Programas

Estudia exhaustivamente los programas de las asignaturas UC3M “elegibles” y los de las asignaturas ofertadas en la universidad de destino y elige las que guarden afinidad con las de la UC3M según los siguientes criterios:

Asignaturas Obligatorias: máxima afinidad, en un rango de 60 a 80% dependiendo del área de conocimiento y titulación.

Asignaturas Optativas: se permitirá mayor flexibilidad dependiendo del área de conocimiento y titulación y a criterio del TAI.

Carga lectiva

Elige asignaturas en destino que tengan una carga lectiva (ECTS en caso de Movilidad E+ u horas lectivas u otro criterio en caso de MNE) similar a las asignaturas UC3M. Algunas universidades de destino no europeas proporcionan una recomendación en su página para estudiantes internacionales sobre la carga de créditos a realizar.

No se pueden utilizar créditos “sobrantes” de una asignatura para reconocer un déficit de créditos en otra.

Otros datos

Al elegir asignaturas en destino, comprueba siempre los siguientes datos:

Horarios: que no existe solapamiento de horarios en las asignaturas elegidas

Lugar: el lugar en el que se imparten las asignaturas (hay universidades que tienen varios campus).

Requerimientos: algunas universidades exigen a los estudiantes unos conocimientos previos para poder cursar determinadas asignaturas

Fechas límite: impuestas en las universidades de origen y destino para el contrato y los posibles cambios.

Sólo para estudiantes de Movilidad No Europea

Además de las asignaturas en destino relacionadas con las asignaturas UC3M, puedes cursar en destino asignaturas “por libre” no incluidas en el Contrato de Estudios ni teniendo que ser aprobadas por tu TAI, bien por tu interés personal, bien para cumplir la carga lectiva mínima de la universidad de destino. Estas asignaturas serán calificadas por la universidad de destino y estarán en tu Transcript of Records, pero no se reconocerán en UC3M.

Contenido excel negociación con tu TAI

Una vez elegidas las asignaturas en destino y su correspondencia con asignaturas elegibles en UC3M, cumplimenta la plantilla Excel, que el TAI te habrá enviado en su primer correo electrónico de contacto, y envíasela por correo electrónico al TAI para su aprobación.

Cumplimenta todos los campos de la Plantilla e incluye los programas de cada una de las asignaturas en destino y los enlaces correspondientes a las asignaturas de la UC3M.

Proceso de envío y aprobación de la plantilla del excel

Puedes enviar al TAI hasta un máximo de 3 versiones de la Plantilla Excel (V1, V2 y V3), por lo que te recomendamos no enviarla hasta que no dispongas de la máxima información sobre las asignaturas en destino: programa, carga lectiva, horarios, lugar de impartición, requisitos previos, fechas límite...

Antes de enviar la Plantilla asígnale un nombre al documento Excel siguiendo este modelo “E+ 2023_24-universidad-apellidos y nombre alumno_V1” o “MNE 2023_24-univ-apellidos y nombre alumno_V1” e indica el número de versión del documento.

Sigue el siguiente proceso de envío:

1. Una vez confeccionada la plantilla Excel, envíala al TAI por correo electrónico (V1).

2. El TAI la revisará, y te la devolverá coloreando:

- En rojo aquellas asignaturas que no estén aprobadas (si las hubiera)
- En amarillo los cambios menores a corregir en las asignaturas que pueden ser aprobadas una vez corregido el error.

3. A continuación podrás modificar las asignaturas no aprobadas por tu TAI y deberás incluir cada nueva asignatura propuesta en verde, y situarla justo debajo de cada asignatura no aprobada, sin eliminar la asignatura no aprobada y sin cambiar el color rojo en ningún caso.

4. Una vez realizados estos cambios, envía una segunda versión (V2) de la Plantilla a tu TAI. Esta versión, salvo casos excepcionales, será la DEFINITIVA. Los cambios a la V2 son excepcionales y deberán ser debidamente justificados.

5. En caso de necesitar realizar un cambio excepcional envía a tu TAI un correo especificando la causa del cambio, y la tercera versión de la plantilla (V3).

Tu TAI enviará un acuse de recibo a cada una de las versiones, por lo que no será necesario que contactes nuevamente con el hasta que te devuelva cada versión corregida.

Contrato de Estudios universidad de destino (Study plan)

Algunas universidades de destino del programa de MNE pueden requerir el envío en un corto plazo una propuesta de Contrato de Estudios (normalmente denominado “study plan”) que en ocasiones es provisional, pero que en otras llega a ser la primera matrícula en la universidad.

Este “study plan” tendrá el formato que fije la universidad de destino y debes elaborarlo conforme al mismo (word, formulario, etc.).

En estos casos justificados, el TAI aprobará esta primera versión de “study plan” para que puedas cumplir con los plazos de destino, independientemente de que se siga el proceso de elaboración y aprobación del Contrato de Estudios UC3M establecido en los puntos anteriores.

Cuando todas las asignaturas reflejadas en la plantilla Excel estén aprobadas por el TAI, será el momento de que grabes las asignaturas y sus relaciones en la aplicación SIGMA. Para grabar las asignaturas sigue el tutorial del contrato de estudios que tienes disponible en esta página.

Revisa el calendario de plazos para finalizar la negociación con tu TAI, y para grabar lo que te haya aprobado en Sigma. 

Tu TAI aprobará o validará lo que hayas grabado después de comprobar que coincide con la última versión del excel que habéis negociado. 

No se considerará válida ni aceptada ninguna modificación en SIGMA que no haya sido previamente aprobada en la Plantilla Excel y en SIGMA por tu TAI.

Tu TAI no firma ningún documento en papel de tu contrato, solo aprueba en  SIGMA. Cualquier documento firmado que te soliciten en la universidad de destino, deberás solicitarlo en el correo movilidadhumanidades@uc3m.es

Erasmus+: créditos asignaturas

Al grabar tus asignaturas de destino de Erasmus+ en Sigma, tienes que poner el número de créditos que tienen en destino tanto en el campo de "Créditos locales", como en el de "Créditos ECTS". 

Excepto en el caso de Reino Unido, donde pondrás los créditos de las asignaturas de destino en el campo "Créditos locales", y la mitad de esos créditos en el campo de "Créditos ECTS".