Erasmus+ Modificación del contrato de estudios

Al comienzo de cada cuatrimestre se abre un plazo para que puedas realizar cambios sobrevenidos en el contrato de estudios. Estos cambios deben estar justificados, por no impartirse o no haber conseguido plaza en una asignatura que habías incluido, o motivos similares.

Debes realizar los cambios necesarios en el contrato, siguiendo las instrucciones que te indicamos, para que refleje la relación real de las asignaturas que estás cursando. Si no lo haces, las asignaturas que superes en destino y que no hayas incluido se calificarán en tu expediente con un NO PRESENTADO. 

IMPORTANTE: Si eres beneficiario de una beca del Ministerio de Educación, las modificaciones que realices en el contrato de estudios no deben variar el número total de créditos matriculado en la UC3M (salvo en asignaturas de Formación Complementaria)

Si no necesitas hacer cambios en el contrato, no es necesario que envíes ni que firmes nada. Lo único que te pedimos es que subas a SIGMA este documento: No necesito hacer cambios

El proceso de negociación es similar al inicial. Debes enviar a tu TAI una nueva versión de la plantilla excel, con las modificaciones que propones. Puedes enviar hasta dos propuestas (V4 y V5).

En movilidades de curso completo tendrás opción de hacer modificaciones al comienzo de los dos cuatrimestres.

Recuerda indicar en el asunto del correo al TAI la fecha límite, si tu universidad ha establecido alguna.

Cuando tu TAI te haya dado el visto bueno a la plantilla excel, debes hacer la modificación de las asignaturas del contrato en SIGMA.

Para ello, debes seguir estos pasos:

1. Borra la relación entre las asignaturas que quieres modificar
2. Vuelve a "asignaturas en destino" y borra la asignatura de la relación que acabas de eliminar (es mejor no utilizar la opción de modificar)
3. Introduce la nueva asignatura, con todos sus datos
4. Establece la nueva relación entre asignaturas

En esta página puedes encontrar las instrucciones detalladas para grabar en SIGMA la modificación del contrato

De nuevo, si tu universidad de destino está dentro del sistema EPW (en general será así salvo que te hayamos informado de lo contrario), el envío a destino de tu contrato de estudios "Learning Agreement During" también se realizará de forma telemática. Así, los pasos a seguir son:

• Después de que tu TAI valide el contrato, te llegará un aviso para que entres a comprobar y confirmes que todos los datos grabados son correctos. En este momento se considera que estarás firmando tu contrato.
• A continuación tu TAI confirmará de nuevo el contrato, y se enviará a la universidad de destino.
• La universidad de destino comprobará si las asignaturas incluidas son correctas, y si es así, aceptará el contrato y te llegará una notificación. En ese momento podrás acceder a SIGMA para bajarte el documento pdf firmado por las tres partes.

Si la universidad de destino detecta algún problema en las asignaturas incluidas, te lo indicará en su respuesta, y tendrás que corregirlo, negociando con el TAI si es necesario, e iniciar el trámite de envío otra vez.

Si te hemos comunicado que tu universidad de destino no está integrada en el sistema EWP, tendrás que hacer manualmente las gestiones de firma y envío.

Para ello, cuando tu TAI haya aprobado tu contrato de estudios en SIGMA, debes seguir estos pasos:

• Descarga el Contrato de Estudios del apartado "during the mobility", usando del botón azul "Imprimir acuerdo uni destino" situado en la parte baja de la pantalla. Se genera un pdf que ya incluye la firma y sello de la UC3M.
• Fírmalo y envíalo por correo electrónico a la universidad de destino en los plazos marcados por ésta, para que lo firmen y sellen.
• Cuando te devuelvan el documento, ya con las tres firmas, súbelo a SIGMA al apartado Learning Agreemente During.

Instrucciones para subir documentación a SIGMA

En la Oficina de Estudiantes comprobaremos que los datos y las firmas del documento son correctas, y te indicaremos si hay algún problema.

Desde la Oficina de Estudiantes volcaremos las modificaciones del contrato a tu matrícula en las siguientes fechas:

• Primer cuatrimestre: en la segunda quincena de noviembre
• Segundo cuatrimestre: en la segunda quincena de abril

En ese momento te enviaremos un correo informativo y, si es necesario, ajustaremos las tasas realizando un cobro o reembolso según proceda.

No es necesario que tú hagas nada para actualizar tu matrícula. Los periodos de automodificación que se abren en septiembre y en enero son sólo para modificar la matrícula de las asignaturas que están fuera del contrato de estudios de movilidad.