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Asesoramiento y asistencia en protocolo

Llegada de invitados

Para la llegada de los invitados podremos tener en cuenta los siguientes aspectos:

  • Plazas de aparcamiento: como regla general y debido al escaso número de plazas disponibles en la Universidad, sólo deberíamos ofrecer aparacamiento a las autoridades o invitados de cierta relevancia. En ese caso, tendremos que solicitarles los datos de los vehículos (modelo y matrícula) para posteriomente informar al Servicio de Seguridad.
  • Comunicación a los invitados: a los invitados a los que les hayamos reservado el parking, tendremos que facilitarles la dirección del aparacamiento así como el punto de encuentro donde les recibiremos a su llegada.
  • Comunicación a los asistentes: Es importante que pongamos en conocimento de todos los invitados, el lugar de celebración del encuentro así como cualquier información de interés; tales como planos de ubicación, nombre del edificio o sala donde se realizará el acto, número de despacho, etc. Os recomendamos facilitar la página de acceso de la Universidad.
  • Servicio de Seguridad: tendremos que poner siempre en conocimiento del personal de seguridad, tanto los datos de los vehículos de nuestros invitados, como cualquier información relevante del acto que pueda influir en la seguridad del mismo a la dirección de email: segug@pa.uc3m.es

Sala

A la hora de elegir la Sala hay que tener en cuenta las características técnicas de la misma de acuerdo con la información que consta en la página de: reserva de espacios

 

Necesidades

Tendremos que realizar la reserva de sala a través del formulario web, cumplimentando todos los campos obligatorios y prestando especial atención a:

  • Horario. Reservaremos el horaio con suficiente margen para cubrir el montaje y un posible retraso en el desarrollo del encuentro.
  • Necesidades audiovisuales. Facilitaremos toda la información de la que dispongamos en el momento de realizar la reserva; número de micrófonos, proyección, uso de ordenador, grabación de las sesiones, etc.
  • Otras necesidades. Utilización de un atril de lectura, tapete para la mesa, banderas, etc.

 

  • CESYA: si necesitamos realizar la traducción al lenguaje de signos o subtitulado, tendremos que contactar con info@cesya.es
  • Azafatas: si es necesario la contratación de un servicio de azafatas, podemos solicitarlo a la empresa Sonomaster a la dirección de email: lologomez@sonomaster.es
  • Agua: las botellas de agua que hay que poner tanto en la mesa presidencial como en el atril, en su caso, hay que encargarlas telefónicamente
  • Fotógrafo: en caso de que necesitemos el servicio del fotógrafo, tendremos que solicitarlo a: comunicación.institucional@uc3m.es

Ubicación de invitados

Atendiendo a la normativa del Real Decreto de Ordenamiento General del Estado (R.D. 2099/1983) y, considerando las características técnicas de la sala donde vayamos a realizar el encuentro, tendremos que reservar los asientos de las autoridades e invitados por medio de carteles de asiento, planos de ubicación o de manera personalizada a través de un servicio de azafatas o personal cualificado.

Escenario

Mesa presidencial:

Comunicaremos con suficiente tiempo de antelación a todos los miembros de la mesa presidencial, el orden de intervenciones, la duración prevista de las mismas y el programa del encuentro. El número recomendable de personas que deberían componer la mesa presidencial será, en principio, un número impar. La presidencia de la mesa corresponderá al Rector o autoridad académica en quién delegue, como representante de la Unviersidad y, esta reegla se mantendrá, con carácter general, en todos los actos académicos. El resto de autoridades se ordenarán en función de la precedencia, la jerarquía universitaria y la antigüedad. Para su correcta colocación, puedes solicitar asistencia a: relaciones_institucionales@uc3m.es

Carteles: Todos los componentes de la mesa presidencial tendrán que estar identificados con un cartel donde aparezca el tratamiento según el cargo (archivo al final de esta página), el nombre y apellidos y, si la naturaleza del acto lo requiere, el nombre de la institución a la que pertenece. Descargue el documento para la realización de los soportes de nombres que hay al final de esta página.

Decoración con flores: Si deseamos decorar la sala con algún centro floral, tendremos que solicitarlo a la dirección de correo electrónico correo@decapricho.com indicando el artículo, la fecha y lugar de entrega junto con la clave presupuestaria donde se realizará el cargo.

Colocación de banderas: como regla general, tendremos que mantener las banderas en los actos académicos de la Universidad siguiendo el esquema que figura a continuación:


Número Impar:

 

imagen

 

Si por la naturaleza del Acto, consideramos que es necesaria alguna bandera diferente a las que están disponibles en la Universidad, tendremos que solicitárselas a la institución organizadora correspondientes.

Cóctel y/o almuerzo en su caso

Cóctel:

  • Si tenemos previsto ofrecer un cóctel, tendremos que tener en cuenta las características del lugar elegido.
  • Con carácter general, tendremos que reservar los espacios a través de la empresa de catering. Sin embargo, para reservar el Club de Profesores, lo solicitaremos a través de la unidad logística del campus correspondiente, indicando el tipo de encuentro, la fecha y hora de celebración, cubriendo el tiempo de montaje y un posible retraso en el transcurso del acto.

Almuerzo:
Si lo que deseamos es ofrecer un almuerzo, tendremos en cuenta los siguientes aspectos:

  • Reservar el comedor o espacio donde se servirá el servicio.
  • Como en el caso del cóctel, informaremos a la empresa de catering sobre el tipo de almuerzo que deseamos ofrecer. Podremos ampliar la información en campus global, dentro del apartado de cafetería restaurante 
  • Si además deseamos aplicar el protocolo a la disposición de los comensales en la mesa, os sugerimos visitar la siguiente dirección: Colocación de los comensales.

Despedida de los invitados

  • Es siempre aconsejable acompañar a nuestros invitados hasta la salida (garaje, puerta principal, etc), especialmente si estos han sido recibidos a su llegada al Campus.
  • Además, tendremos que tener en cuenta que cualquier invitado, podrá solicitarnos el servicio de un taxi.