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Trámites con tu Universidad de destino

MOVILIDAD OUTGOING · Leganés

 

Oficina Internacional. Posado de cinco alumnos de intercambio

Cuando tengas adjudicada una plaza en cualquiera de los programas de movilidad con carácter definitivo, y ya hayas asistido a la Sesión Orientativa en la UC3M, debes consulta toda la información disponible sobre la universidad de destino para solicitar la admisión, buscar alojamiento y el resto de trámites que requiera la universidad de destino.

Recuerda que debes cumplir los plazos de la universidad de destino para que no sea rechazada tu candidatura.

A continuación te explicamos los trámites a realizar según el programa de intercambio.

  • Movilidad Europea

    ¿Qué es la nominación del estudiante?

    La nominación es la comunicación oficial de la adjudicación de tu plaza que hace la UC3M a la Universidad de destino. Este proceso se hace escalonadamente desde el SERIC según el plazo límite de cada Universidad. Ten en cuenta que, hasta que la Universidad de destino no reciba tu nominación,  puede que no conteste a tus e-mails ni procese tus peticiones.

    En general las Universidades contactan contigo por e-mail cuando reciben la nominación y te indican el procedimiento a seguir para solicitar la admisión. Sin embargo, hay Universidades que no contactan con el estudiante, y esperan a que el estudiante envíe directamente los documentos siguiendo la información que tienen publicada en sus páginas web.

    ¿Dónde puedo encontrar información sobre la universidad de destino?

    En nuestra web sobre universidades europeas puedes encontrar enlaces, fact sheet y otros documentos que nos han remitido las universidades de destino.

    Si la información de la UC3M no es suficiente, te recomendamos consultar la página web de la Universidad de destino y confirmar los procedimientos y sus plazos.  Para la consulta puedes incluir en el buscador alguna de las siguientes palabras:

    University of…………….., erasmus students, incoming students, exchange students

    Ten en cuenta que para la Universidad de destino serás considerado un estudiante incoming y para la UC3M outgoing.

    ¿Qué trámites tengo que hacer para solicitar la admisión en destino?

    Tienes que seguir estrictamente los trámites que establezca la universidad de destino, ya que es tu responsabilidad conocer y cumplir los requisitos y plazos del procedimiento de admisión.  

    Ten en cuenta que algunas universidades pueden confirmar plaza en las asignaturas del contrato de estudios o plaza de alojamiento en sus Residencias según el orden de llegada de las solicitudes. Por tanto, no dejes para el final el envío de la solicitud de admisión, hazlo lo antes posible.

    La mayoría de las universidades tienen procedimientos de admisión online en aplicaciones web e incluyen una solicitud de admisión (application form) que hay que cumplimentar. Si,  por el contrario, la Universidad de destino exige el envío de la documentación en papel por correo postal, debes encargarte de realizar tú mismo el envío.

    Si realizas trámites fuera de plazo puede suponer la no aceptación de tu candidatura.

    ¿Cómo cumplimento el formulario de la solicitud de admisión/application form?

    En alguno de los campos a cumplimentar en el formulario es posible que te soliciten datos que desconozcas, por ejemplo:

    • Si tienes que rellenar Institutional Coordinator/Study Abroad Coordinator (Coordinador Erasmus Uc3m) debes poner  Silvia Gallart,  e-mail: sgallart@pa.uc3m.es.
    • Si tienes que rellenar Departmental Coordinator/Academic Coordinator: debes incluir el nombre de tu Tutor Académico Internacional (TAI)
    • Código Erasmus de la UC3M: EMADRID14.
    • Si el formulario de solicitud tiene que ir firmado y sellado, por favor, rellénalo y envialo a través del siguiente formulario con al menos una semana de antelación. 
    • Si te piden otra información acerca de la UC3M que te genere dudas o desconozcas, puedes ponerte en contacto con la Oficina Internacional.

    ¿Voy a recibir una comunicación de la UC3M indicándome el día límite para enviar la solicitud de admisión/application form y los documentos a la Universidad de destino?

    NO. Es tu responsabilidad conocer el plazo y cumplirlo. Debes buscar la información en la web de la universidad de destino. También puedes consultar la información que tenemos en la web sobre Universidades europeas.

    ¿Necesito enviar documentos adjuntos a la solicitud de admisión/application form?

    Sí, es muy común que necesites enviar otros documentos, depende de cada Universidad. Te listamos los más comunes:

    • DNI o pasaporte en vigor
    • Credencial (que acredita que te han adjudicado la plaza y que te proporciona la Oficina Internacional)
    • Tu Título oficial de idioma/s en inglés
    • La Credencial de Idioma/s (que te facilita la Oficina Internacional, sólo si no has acreditado tu nivel de idioma con un certificado oficial).
    • Transcript of records que son tus notas de la UC3M en inglés (que te facilita la Oficina Internacional)
    • Fotografía tamaño carnet
    • Carta de motivación (exponiendo las razones para realizar el intercambio, puedes hacerla en Word y firmarla)
    • Carta de recomendación (que normalmente tendrás que pedir a tus profesores de la UC3M, pueden hacerla en Word y firmarla y sellarla en el Departamento UC3M correspondiente)
    • Study plan/contrato de estudios/Learning Agreement de Erasmus+ BEFORE THE MOBILITY
    • Seguro médico o de asistencia en viaje/Tarjeta Sanitaria Europea. Debes consultar la información en Secretaría Virtual.
    • Recuerda que si no puedes ser titular de la tarjeta sanitaria europea por razón de tu nacionalidad o si tu destino es Turquía, obligatoriamente tendrás que contratar un seguro privado.
    • Curriculum Vitae

    Cómo cumplimento el application form/solicitud de admisión si contiene un apartado sobre study plan/learning agreement/contrato de estudios?

    En caso de que el application form incluya una propuesta de asignaturas a cursar en destino (study plan) o el contrato de estudios(learning agreement), será requisito imprescindible para su firma y sellado en la UC3M que el contrato de estudios provisional esté aprobado en SIGMA por el Tutor Académico Internacional (TAI).

    En estos casos justificados, el TAI aprobará esta primera versión de “study plan” para que puedas cumplir con los plazos de destino, independientemente de que se siga el proceso de elaboración y aprobación del Contrato de Estudios conforme a lo establecido en Secretaría Virtual.

    • Learning Agreement apartado BEFORE THE MOBILITY (sólo para ERASMUS+)

    Si la Universidad de destino te pide este documento lo podrás descargar de SIGMA firmado y sellado por la UC3M cuando el contrato de estudios/learning agreement  haya sido aprobado por tu TAl. Este documento contiene la firma y el sello de la UC3M por lo que  no requiere la firma del TAI.

    Aunque no te pidan el learning agreement BEFORE THE MOBILITY durante el proceso de admisión, tendrás que enviarlo a la Universidad de destino para que lo revisen y firmen antes de iniciar tu estancia.

    ¿Cómo tramito la firma de cualquier otro documento a adjuntar?

    En caso de que te soliciten la firma Uc3m en cualquier otro documento, deberás realizar la consulta a la Oficina Internacional

    ¿Qué es la aceptación?

    Cuando completes con éxito el proceso de la solicitud de admisión, normalmente recibirás la carta de admisión en la Universidad de destino.

    ¿Recibiré siempre confirmación de la aceptación en destino?

    En general sí pero hay ocasiones en que no es así, por ello te recomendamos que si no recibes la aceptación en un plazo razonable consultes con la Universidad de destino. Si la aceptación la envían a la UC3M por e-mail o en papel te lo comunicaremos a tu e-mail personal del correo @alumnos.uc3m.es

    ¿En qué casos necesito tramitar un visado?

    Si tu destino es Turquía tendrás que tramitar un visado de estudios.

    Además, si no tienes nacionalidad de un Estado miembro de la Unión Europea es muy probable que tengas que tramitar un visado de estudios.

    En todo caso debes consultar la información sobre visados que te proporcione la universidad de destino.

    ¿Cómo busco alojamiento en destino?

    Te recomendamos consultar la información sobre alojamiento en destino lo antes posible, sobre todo si quieres alojarte en residencias universitarias que tienen plazos de solicitud muy ajustados y que en todo caso tienes que respetar. Si la universidad de destino no ofrece información sobre alojamiento, deberás buscarla por tus propios medios. La Oficina Internacional UC3M no se ocupa de cuestiones relativas al alojamiento.

    ¿Qué otras fechas importantes debo tener en cuenta?

    Antes de comprar tu billete de ida, debes comprobar la fecha de inicio de las clases en la universidad de destino, y si hay un día o semana de bienvenida y orientación a las que normalmente es obligatorio asistir.  Además, antes de comprar tu billete de vuelta a España, comprueba que tu estancia incluye las fechas de exámenes ordinarios y extraordinarios, y fechas de revisión de exámenes. No es posible tramitar exámenes a distancia desde la UC3M, y tampoco puedes examinarte de las asignaturas del contrato de estudios en las convocatorias ordinarias o extraordinarias de la UC3M.

  • Movilidad No Europea

    Consulta tu Coordinador administrativo de MNE.

    ¿Qué es la nominación del estudiante?

    La nominación es la comunicación oficial de la adjudicación de tu plaza que hace la UC3M a la Universidad de destino. Este proceso se hace escalonadamente desde el SERIC según el plazo límite de cada Universidad (desde finales de enero hasta junio). Ten en cuenta que, hasta que la Universidad de destino no reciba tu nominación, puede que no conteste a tus e-mails ni procese tus peticiones.

    Algunas universidades cuando reciben la nominación de la UC3M contactan con el estudiante por e-mail y le indican los trámites necesarios para solicitar la admisión. Sin embargo, hay Universidades que no contactan con el estudiante y esperan a que el estudiante envíe directamente los documentos siguiendo la información que tienen publicada en sus páginas web. En todo caso el coordinador administrativo de MNE te indicará el procedimiento a seguir para solicitar tu admisión en destino.

    Durante el periodo de admisiones te aconsejamos revisar la carpeta de spam de tu cuenta de correo. Algunos mensajes pueden almacenarse en esa carpeta y pasar inadvertidos.

    ¿Dónde puedo encontrar información sobre la universidad de destino?

    En nuestra web sobre universidades no europeas puedes encontrar la ficha de la universidad de destino, enlaces a su web, fact sheet y otros documentos que nos han remitido las universidades socias.

    Si la información de la UC3M no es suficiente, puedes también consultar la página web de la Universidad de destino y confirmar los procedimientos y sus plazos.  Para la consulta puedes incluir en el buscador: university of……………..,  incoming students, international exchange students, etc…

    Durante el intercambio seguirás siendo estudiante regular de la UC3M, mientras que para la Universidad de destino serás considerado estudiante incoming, para la UC3M serás estudiante outgoing.

    ¿Voy a recibir una comunicación de la UC3M indicándome el día límite para enviar la solicitud de admisión/application form y los documentos a la Universidad de destino?

    Sí, el Coordinador administrativo de MNE de la UC3M te enviará un e-mail con toda la información relativa al trámite de admisión en destino.

    ¿Qué trámites tengo que hacer para solicitar la admisión en destino?

    El Coordinador administrativo de MNE de la UC3M te enviará un e-mail con toda la información sobre el trámite de admisión en destino.

    Tienes que seguir estrictamente los trámites y plazos del procedimiento de solicitud de admisión. Si realizas trámites fuera de plazo puede suponer la no aceptación de tu candidatura.

    Ten en cuenta que algunas universidades pueden confirmar plaza en las asignaturas del contrato de estudios o plaza de alojamiento en sus Residencias según el orden de llegada de las solicitudes. Por tanto, no dejes para el final el envío de la solicitud de admisión, hazlo lo antes posible.

    La mayoría de las universidades tienen procedimientos de admisión online en aplicaciones web. Suelen incluir una solicitud de admisión (application form) que hay que cumplimentar. Si la universidad de destino exige el envío de documentación en papel por correo postal, el coordinador administrativo de MNE te indicará cómo realizar el envío.

    ¿Cómo cumplimento el formulario de la solicitud de admisión/application form?

    Si en alguno de los campos a cumplimentar del formulario te piden datos que desconoces, por ejemplo:

    • Si tienes que rellenar Institutional Coordinator/Study Abroad Coordinator (Coordinador Institucional Uc3m) debes poner el nombre de tu coordinador administrativo de MNE
    • Si tienes que rellenar Departamental Coordinator/Academic Coordinator: debes debes poner  el nombre de tu coordinador administrativo de MNE
    • Si el formulario de solicitud tiene que ir firmado y sellado, o te piden otra información acerca de la UC3M que te genere dudas o desconozcas, deberás contactar con tu coordinador administrativo de MNE.

    ¿Necesito enviar documentos adjuntos a la solicitud de admisión/application form?

    Sí, es muy común que necesites enviar otros documentos, depende de cada Universidad. Te listamos los más comunes:

    • Pasaporte en vigor
    • Credencial de MNE que acredita que te han adjudicado la plaza y que te proporciona la Oficina Internacional.
    • Tu  título oficial de idioma/s  en inglés o la credencial de 60 ECTS en inglés que te facilita tu coordinador administrativo de MNE
    • Transcript of records, que son tus notas de la UC3M en inglés. El modelo para elaborar este documento te lo facilitará tu coordinador administrativo de MNE
    • Course work in progress: son las asignaturas en las que estás matriculado actualmente. El modelo para elaborar este documento te lo facilitará tu coordinador administrativo de MNE
    • Fotografía tamaño carnet
    • Carta de motivación (exponiendo las razones para realizar el intercambio, puedes hacerla en Word y firmarla)
    • Carta de recomendación (que normalmente tendrás que pedir a tus profesores de la UC3M, pueden hacerla en Word y firmarla y sellarla en el Departamento UC3M correspondiente)
    • Seguro médico. Debes consultar la información en Secretaría Virtual
    • Curriculum Vitae
    • Certificado de fondos que consiste en acreditar la disponibilidad de fondos para la movilidad (oscila en función de la universidad de destino entre 10.000 y 26.000€). Estos fondos no deben estar disponibles durante todo el periodo de estancia, únicamente en el momento de solicitar la admisión.
    • Study plan/contrato de estudios. Debes leer la información en Secretaría Virtual.

    ¿Cómo cumplimento el application form/solicitud de admisión si contiene un apartado sobre study plan/learning agreement/contrato de estudios?

    En caso de que el application form incluya una propuesta de asignaturas a cursar en destino (study plan), debes mirar la oferta académica de la universidad de destino y elaborar tu propuesta.

    Si ya has negociado con tu tutor académico internacional (TAI) el contrato de estudios, e incluso lo tienes grabado en SIGMA y aprobado por el TAI, entonces puedes incluir las asignaturas en el application form sin problema. Si el contrato está pendiente de aprobar por el TAI, podrás incluir una propuesta de asignaturas provisional.

    ¿Cómo tramito la firma de cualquier otro documento a adjuntar?

    En caso de que te soliciten la firma de la Uc3m en cualquier otro documento, debes  contactar con el Coordinador administrativo de MNE.

    ¿Qué es la aceptación?

    Cuando completes con éxito el proceso de la solicitud de admisión, la universidad de destino emitirá la carta de admisión que te permitirá iniciar el trámite de visado en los casos que sea necesario. La carta de admisión puede llegar a tu domicilio particular, a tu e-mail si es un documento con certificado electrónico, o a la UC3M, en este último caso te informaremos dónde recogerla.

    ¿En qué casos necesito tramitar un visado?

    En general deberás tramitar un visado de estudios. Al ser un trámite personalísimo debes obligatoriamente consultar la información sobre visados que te proporcione la embajada/consulado del país de destino en España.

    ¿Cómo busco alojamiento en destino?

    Te recomendamos consultar la información sobre alojamiento en destino lo antes posible, sobre todo si quieres alojarte en residencias universitarias que tienen plazos de solicitud muy ajustados y que en todo caso tienes que respetar. En algunos casos el plazo de solicitud de alojamiento finaliza antes de que el estudiante haya sido admitido. En esos casos la universidad de destino es consciente de esta situación y en general son flexibles para encontrar alojamiento alternativo.

    Si la universidad de destino no ofrece información sobre alojamiento, deberás buscarla por tus propios medios. La Oficina Internacional UC3M no se ocupa de cuestiones relativas al alojamiento.

    ¿Qué otras fechas importantes debo tener en cuenta?

    Antes de comprar tu billete de ida, debes comprobar la fecha de inicio de las clases en la universidad de destino, y si hay un día o semana de bienvenida y orientación a las que normalmente es obligatorio asistir.  Además, antes de comprar tu billete de vuelta a España, comprueba que tu estancia incluye las fechas de exámenes ordinarios y extraordinarios, y fechas de revisión de exámenes. No es posible tramitar exámenes a distancia desde la UC3M, y tampoco puedes examinarte de las asignaturas del contrato de estudios en las convocatorias ordinarias o extraordinarias de la UC3M.

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