Google Drive Unidades compartidas - YA DISPONIBLE

En Google Drive disponemos de un espacio de almacenamiento personal denominado "Mi Unidad". Los elementos creados en Mi Unidad son propiedad a nivel técnico de la cuenta personal, por lo que ocupan espacio de su cuota de almacenamiento y pueden ser eliminados en caso de que abandone la Universidad y se elimine la cuenta.

Para el trabajo en equipo o datos que deben permanecer en la organización, existen las "Unidades compartidas". Podemos pensar en ellas como un disco en red departamental pero en la nube. Estas unidades disponen de una papelera independiente, cuentan con una cuota independiente del almacenamiento personal, y todos los elementos que se muevan o creen en la misma son propiedad en Drive de la UC3M, garantizando así que no son eliminados aunque las personas del equipo abandonen la organización.

Principales similitudes y diferencias entre "Mi Unidad" y las "Unidades compartidas"

• Capacidad (cuota) diferenciada de la personal
• Múltiples capacidades disponibles
• Integrado en Google Drive como una carpeta más
• Todas las funcionalidades de Google Drive (colaborar en documentos de Google desde la web, compartir elementos individuales con terceras personas, previsualización, etc.)
• Papelera independiente de la papelera de Mi Unidad
• Propietario (Drive) de los elementos UC3M, no la persona
• Distintos niveles de permisos para cada uno de los usuarios
• Pago por cuota asignada

Los miembros de una unidad compartida podrán realizar más o menos acciones en la misma en función de su nivel de acceso. En la siguiente tabla puedes ver que Niveles de acceso existen y que operaciones puede realizar cada uno de ellos:

Además de los roles propios de Drive, y que podrás gestionar directamente desde el interfaz de Drive, existen unos roles relacionados con las tareas administrativas del servicio:

• Titular: director/a de departamento/servicio/instituto o entidad cliente

Las personas con acceso a una unidad compartida y el rol de cada una pueden ser configuradas forma autónoma por los usuarios con el rol Administrador desde el propio interfaz de Drive, o pueden ser solicitadas por el Titular.

Los administradores de la unidad compartida asumen la responsabilidad de gestionar los permisos de la misma de acuerdo con los requisitos de seguridad que sean aplicables a la información contenida en la unidad.

Al tratarse de un servicio con coste que almacena información potencialmente sensible, el cliente del mismo debe ser una estructura organizativa estable de la Universidad.

Esta medida permite garantizar la continuidad de la facturación y la toma de decisiones en caso de ausencia del usuario, cambios organizativos o finalización de proyectos.

Podrán ser titulares:

• Departamentos
• Servicios
• Institutos de Investigación
• Grupos de Investigación
• Proyectos de Investigación

• Sólo podrán solicitar unidades compartidas o cambios en las mismas las personas responsables (Director/a) de la entidad cliente.

Si la operación se trata de una baja, previamente debes borrar todo su contenido.

Solicitaremos autorización del Director/a del Departamento/Servicio/Instituto, responsable de Grupo de Investigación, Investigador Principal del Grupo de Investigación por correo electrónico para tramitar la solicitud.

Así mismo se pasará por Portafirmas al responsable del método de pago seleccionado la aceptación de los costes del servicio en el caso de altas o bajas.

Si deseas dar de alta, modificar la cuota o dar de baja Unidades compartidas debes hacerlo a través del siguiente formulario de petición:

Google Drive Unidades Compartidas: Alta, Baja o Modificación

Cada unidad compartida tiene un administrador que puede modificar los permisos y la configuración de seguridad de la misma.

Si eres el administrador, entra en la unidad compartida dentro de Drive:

• Puedes gestionar los permisos pinchando en "Gestionar miembros" arriba a la derecha.
• Puedes modificar la configuración de la unidad compartida pinchando en el nombre de la misma, arriba a la izquierda y eligiendo en el desplegable "Configuración de la unidad compartida".

Tienes más información al respecto aquí:

• Gestión de miembros en unidades compartidas
• Gestión de archivos y configuraciones de una unidad compartida

Si no eres el administrador debes pedir al administrador que haga los cambios. Puedes ver quién administra la unidad compartida entrando a la misma en Drive y pinchando en el nombre, arriba a la izquierda. Del desplegable, elige "Ver miembros".

Para poder mover contenido desde otra ubicación en Drive a una unidad compartida tienen que cumplirse dos requisitos:

• Tú debes tener permisos de editor o propietario de lo que quieras mover
• El propietario de los archivos a mover deberá ser miembro de la unidad compartida (no importa el nivel de permisos, puede ser simplemente Lector).

Además, dependiendo de qué sea lo que quieras subir puede haber requisitos adicionales:

• Si son ficheros sueltos, necesitarás permisos de colaborador, gestor de contenido o administrador en la unidad compartida de destino.
• Si quieres mover una o varias carpetas y su contenido, deberás ser necesariamente administrador de la unidad compartida de destino.
• Si el origen del movimiento es otra unidad compartida, además necesitarás ser administrador de la unidad compartida de origen.

Tienes más información aquí:

• Mover archivos o carpetas a unidades compartidas

Por defecto, podrás compartir ficheros o carpetas concretas dentro de la unidad compartida, igual que haces desde tu unidad de Drive.

Necesitarás permisos al menos de gestor de contenido para poder hacerlo.

Si el administrador de la unidad compartida lo estima oportuno puede modificar la configuración, añadiendo restricciones para que:

• Sólo se pueda compartir con cuentas de la UC3M.
• No se pueda compartir contenido de la unidad compartida con cuentas que no sean miembros de la misma.
• Los gestores de contenido sólo puedan compartir archivos, y no carpetas completas.
• Las cuentas con permisos de lectura o para comentar no puedan descargar, imprimir o copiar archivos.

Para eliminar contenido de la unidad compartida necesitarás al menos permisos de gestor de contenido.

Si los tienes, podrás borrar archivos o carpetas de la unidad compartida, enviándolas a la papelera. 

Lo que envíes a la papelera, permanecerá ahí durante treinta días hasta ser eliminado automáticamente de forma definitiva. Puedes acelerar el proceso vaciando la papelera, si es importante que la eliminación definitiva sea inmediata.

Contenido disponible próximamente

Para adaptarse a las distintas necesidades, cada unidad compartida podrá tener una cuota distinta a elegir entre:

Precios establecidos por Resolución del Rector de la Universidad Carlos III de Madrid por la que se fijan los precios propios de carácter interno para los servicios repercutibles del Servicio de Informática y Comunicación durante el año 2024, de fecha 22 de febrero de 2024.

Con el objetivo de satisfacer las necesidades de almacenamiento básicas de la organización, se bonificarán los primeros 500 GB en unidades compartidas de las siguientes estructuras:

• Departamentos
• Servicios

En nuestra Universidad, el Servicio de Informática y Comunicaciones es el responsable de la administración de la plataforma Workspace y la contratación de la misma.

El SDIC realizará la contratación de la capacidad necesaria para atender todas las solicitudes de almacenamiento que se reciban, y repercutirá al solicitante la parte proporcional del precio de lista del servicio "10 TB de almacenamiento adicional" de Google Workspace.

La capacidad solicitada y no utilizada no será reclamable por el usuario, y permitirá reducir el impacto económico del servicio a estudiantes, antiguos alumnos y las cuotas estándar de las cuentas de personal; así como los costes asociados a procesos auxiliares  (monitorización, comunicaciones, facturación, gestión administrativa, etc.).

El coste del servicio podrá ser abonado con cargo a:

• El presupuesto del Departamento, Servicio o Instituto de Investigación (orgánica del presupuesto de la Universidad)
• Proyecto de Investigación en el cual vaya a ser utilizado el servicio y contemple servicios de esta naturaleza como gasto financiable.

Durante el proceso de alta, el responsable de la orgánica o el investigador principal, recibirá a través del servicio Portafirmas la petición para autorizar la solicitud.

El Investigador Principal que autoriza el alta es responsable de asegurar que el gasto es elegible en su proyecto antes de autorizar la solicitud.

El coste de este servicio se realiza en modo POSTPAGO MENSUAL.

Una vez finalizado el mes natural, el Servicio de Informática y Comunicaciones dará orden de cargo en el método de pago seleccionado de los consumos realizados durante todo el mes natural finalizado.

El cargo en la orgánica o proyecto de investigación no se realizará de forma inmediata dado que puede requerir recibir y procesar la facturación del proveedor, y realizar el reparto / identificación de costes en función del servicio.

Ejemplo

Este servicio está basado en Google Workspace, lo que permite alcanzar los niveles de seguridad mencionados a continuación. La seguridad y cumplimiento de las distintas normativas dependerá en cualquier caso del correcto uso de las funcionalidades por parte de los usuarios.

 Cumplimiento de estándares de seguridad

• Certificación de cumplimiento del Esquema Nacional de Seguridad nivel alto 
• Estándares y certificados de cumplimiento adicionales 

Seguridad en la transferencia

• Transferencia cifrada HTTPS
• Interconexión directa entre RedIRIS (proveedor público de red académica de España) y Google Cloud, envitando el tránsito a través de redes públicas en el acceso desde la UC3M

Sostenibilidad en la operación del servicio

• Todos los procesos asociados a este servicio se realizan a través de medios digitales sin uso de papel para la tramitación de autorizaciones, solicitudes o facturación.

Sostenibilidad de la plataforma Google Workspace

• Nos apoyamos en un proveedor comprometido con la sostenibilidad 
• Compromiso 100% de energía libre de emisiones en 2030

Huella de carbono

Emisiones de gases de efecto invernadero en dióxido de carbono equivalente (CO₂e o "carbono") derivadas del uso asociado a tu organización. Todas las emisiones que se indican aquí se categorizan y se pueden considerar como de alcance 3 para los clientes de Google Workspace. Los niveles de alcance 1, 2 y 3 se refieren a las categorías de emisiones que Google puede notificar y se proporcionan para ofrecer más claridad y transparencia. Estas emisiones estimadas no se han verificado ni confirmado por parte de terceros, y es probable que cambien a medida que mejoran nuestra metodología y nuestras fuentes de datos. Dada la complejidad de las cadenas de suministro y sus emisiones de carbono, este cálculo conlleva un proceso de estimación intrincado y que va evolucionando para hacerse cada vez más preciso.

Valores en tCO₂e . 1 tonelada métrica de CO₂e equivale al carbono que consume un cultivo de 16,5 plántulas de árboles durante 10 años.

Según se define en el Protocolo de Gases de Efecto Invernadero, que es el estándar para la medición del carbono a nivel mundial, las emisiones por ubicación son aquellas emisiones que se liberan a la atmósfera a partir del consumo de electricidad y representan una de las mayores fuentes de emisiones de gases de efecto invernadero.

Huella de carbono de cada aplicación según la ubicación de tu organización. Según se define en el Protocolo de Gases de Efecto Invernadero, que es el estándar para la medición del carbono a nivel mundial, las emisiones por ubicación son aquellas emisiones que se liberan a la atmósfera a partir del consumo de electricidad y representan una de las mayores fuentes de emisiones de gases de efecto invernadero.