Soporte a las Asociaciones

Despachos

La Universidad dispone de un número limitado de despachos destinados a ser utilizados por las asociaciones de estudiantes registradas en la misma.

Estos despachos están ubidados en: 

• Campus de Getafe. Edificio Luis Vives
• Campus de Leganés. Edificio Sabatini.
• Campus de Colmenarejo. Edificio Miguel de Unamuno.

Una vez que la asociación ha sido registrada en la Universidad y la Secretaría General lo ha comunicado al Servicio de Orientación a Estudiantes, en la medida de lo posible se realiza la asignación de un despacho a la nueva asociación.

Los criterios para la asignación son: coincidencia o afinidad con los fines y objetivos de otras asociaciones, grado de ocupación de los despachos, número de socios y nivel de actividad prevista.

Si la asociación desea diponer de un casillero para la recepción de correspondencia, se tendrá que comunicar a la conserjería del edificio.  Es muy importante recoger habitualmente dicha correspondencia. Periódicamente procederemos a tirar las cartas que se hayan acumulado a lo largo del tiempo.

Mantenimiento y conservación de los despachos: La conservación de estos despachos es responsabilidad solidaria de las asociaciones que lo ocupan.

Mantenimiento y tramitación de incidencias

El mantenimiento y conservación de los despachos (mobiliario, equipamiento informático y teléfonos) es responsabilidad de las Asociaciones. Por tanto, serán las asociaciones quienes comuniquen las posibles incidencias para que sean subsanadas:

• Incidencias de climatización, limpieza, telefonía. Serán comunicadas al Centro de Atención y Soporte, preferentemente por formulario electrónico.
• Cambio de llaves del despacho, renovación de mobiliario o pintura. La comunicación se realizará al Servicio de Orientación a Estudiantes (Programa de Asociaciones asociaciones@uc3m.es). En la solicitud se hará constar la incidencia ocurrida y los motivos que la han ocasionado. El Servicio de Orientación a Estudiantes se pondrá en contacto con la asociación para evaluar las incidencias y reparar las que correspondan.
• Incidencias informáticas. La comunicación se realizará al Servicio de Informática, a través de caso@uc3m.es

Para la realización de fotocopias en la difusión de sus actividades, las asociaciones pueden solicitar una ayuda mediante la cuenta de asociaciones@uc3m.es. Las asociaciones que lo soliciten y se les asigne, dispondrán de un albarán abierto a su nombre en reprografía del campus al que pertenezcan, por un importe de 10€ para todo el curso académico. Una vez agotado el saldo, el presidente de la asociación deberá firmar el albarán con todos los gastos registrados.

Las fotocopias son una ayuda para la difusión de actividades. No es un medio para realizar una revista. Se pide un autocontrol y esfuerzo en la racionalización del gasto. De no ser así y realizarse un uso abusivo de este recurso se procederá a la cancelación de esta ayuda.

Modelo de memoria y entrega

• Nombre de la Asociación
• Junta Directiva
• Nombre de la actividad
• Persona de la asociación responsable del desarrollo de la actividad
  - Nombre y apellidos
  - Titulación y curso
  - NIE
  - Correo electrónico de contacto
  - Teléfono
• Fecha de realización
• Lugar
• Programa de las actividades realizadas 
• Informe de las actividades realizadas
  - Objetivos previstos y grado de consecución
  - Estructura y organización de las actividades realizadas (programa, calendario de ejecución, cómo se llevó a cabo la gestión, dificultades encontradas)
  - Desarrollo de la actividad (número de asistentes, desarrollo de las sesiones, difusión realizada, análisis de problemas surgidos, resolución de los mismos, colaboraciones con otras entidades o grupos, evaluación de las actividades por los participantes)
  - Conclusiones y valoración personal
  - Sugerencias de mejora (tanto desde el punto de vista del contenido como de la gestión y desarrollo de las actividades)

• ENTREGA DE MEMORIA ANUAL