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Convocatoria 21/22

Artículo 1. Objeto y Finalidad.

La Universidad Carlos III de Madrid, a través del Vicerrectorado de Estudiantes e Igualdad, publica la presente convocatoria para la realización de proyectos vinculados a las áreas de trabajo, actividades e interés de las asociaciones de estudiantes de la Universidad Carlos III de Madrid, facilitando el apoyo económico de los mismos. Estos proyectos serán desarrollados de manera totalmente voluntaria y altruista por sus proponentes y sin ánimo de lucro.

Artículo 2. Destinatarios.

1. Podrán participar en esta convocatoria todas las asociaciones que figuren inscritas en el Registro de Asociaciones de la Universidad Carlos III de Madrid a fecha de inicio del plazo de presentación de solicitudes. 

2. Quedarán excluidas aquellas asociaciones que no hayan presentado la documentación exigida en la normativa de registro de asociaciones de estudiantes, así como las que no hayan justificado adecuadamente proyectos financiados en convocatorias anteriores de similares características convocadas por la Universidad Carlos III de Madrid.

Artículo 3. Ámbito temporal.

Estas ayudas se destinarán a la realización de proyectos que se desarrollen entre el 15 de enero y el 15 de noviembre de 2022.

Artículo 4. Cuantía de las ayudas.

El presupuesto máximo destinado a la convocatoria asciende a un total de 25.000 € del Presupuesto de Gastos del Centro de Orientación a Estudiantes, con cargo a la orgánica 30AAAC, Programa 323C Económica 2260491, pudiendo quedar sin ejecutar una parte del crédito destinado a las ayudas.

Se podrá otorgar un máximo de 4.000 € de ayuda por proyecto. En ningún caso el importe de la ayuda concedida a la asociación podrá superar el coste real y efectivo de la actividad.

Se asignará una ayuda como máximo por asociación, aunque cada asociación podrá presentar el número de proyectos que estime.

Las cuantías otorgadas no han de totalizar necesariamente las cuantías solicitadas.

Artículo 5. Plazo de presentación de solicitudes.

1. El plazo de presentación de las solicitudes estará abierto desde la publicación de la convocatoria hasta el 22 de octubre de 2021. 

2. Las solicitudes se dirigirán al Vicerrectorado de Estudiantes e Igualdad mediante el formulario que estará disponible en la página web https://www.uc3m.es/vida-universitaria/asociaciones-estudiantes.

Artículo 6. Formulario de solicitud.

En el formulario de solicitud se hará constar la siguiente información:

A. Datos de la asociación. Ficha de datos de la Asociación solicitante cumplimentada en todos sus apartados: nombre de la asociación, número de asociados, datos de la persona responsable del proyecto o presidente de la asociación.

B. Ficha del proyecto cumplimentada en todos sus apartados indicando:

  • Denominación y exposición de motivos para la realización del proyecto. 
  • Objetivos generales y específicos.
  • Colectivo al que va dirigida la actividad.
  • Ubicación, especificando en qué campus se realizarán las actividades propuestas. 
  • Planificación de actividades, programa, fecha, lugar, ponentes, etc…
  • Necesidades técnicas (aquellas que se precisan en general, especificando claramente las que se espera que cubra la Universidad).
  • Asociaciones u otras organizaciones que participan en el proyecto (adjuntar carta de apoyo). 
  • Presupuesto de gasto lo más detallado y desglosado posible.

C. Previsión de los ingresos que se obtendrán con el proyecto excluyendo los solicitados en esta convocatoria a la Universidad Carlos III de Madrid, y declaración de otras ayudas recibidas y/o solicitadas para el mismo proyecto. 

D. Aquellos proyectos relacionados con campos de actuación concretos de algún Departamento de la Universidad (por uso de sus laboratorios, recursos materiales, colaboraciones, etc…), deberán contar con el conocimiento y respaldo de dicho Departamento, y quedará así reflejado en la Ficha del Proyecto. Tal y como se indica en el apartado b) de este mismo artículo.

E. La Universidad no podrá asumir ingresos por proyectos de asociaciones.

F. Debido a la situación actual generada por el Covid-19, los proyectos deberán adaptarse y cumplir las normas establecidas por la Universidad para el desarrollo de actividades. 

Formulario de solicitud

Artículo 7. Procedimiento de selección de los proyectos y resolución.

La evaluación de los proyectos y la resolución de la convocatoria corresponde a la Comisión de Evaluación, formada a tal efecto. Esta Comisión estará compuesta por:

  • Un representante del Vicerrectorado de Estudiantes e Igualdad, que actuará como Presidente de la Comisión.
  • Un representante del Centro de Orientación a Estudiantes, que actuará como secretario de la Comisión.
  • Un representante de cada una de las Delegaciones de Estudiantes. Quien asista no podrá ser miembro de  ninguna asociación que participe en esta convocatoria. 
  • Un representante de cada Centro, Facultad o Escuela y Centro de Postgrado.
  • Cuántos técnicos y asesores especialistas se estimen oportunos en cada caso.

La Comisión de Evaluación formulará propuesta provisional de adjudicación que se publicará en la página web: 

https://www.uc3m.es/vida-universitaria/asociaciones-estudiantes. 

Dentro de los diez días siguientes a la publicación de la propuesta provisional, las asociaciones interesadas podrán subsanar o formular alegaciones mediante escrito presentado a través del Registro Electrónico de la Universidad Carlos III de Madrid. El escrito de alegaciones se remitirá al Vicerrectorado de Estudiantes e Igualdad. La Comisión de Evaluación examinará las alegaciones y, en su virtud, formulará propuesta definitiva de resolución. 

Esta resolución, que pondrá fin a la vía administrativa, se notificará individualmente a los solicitantes de los proyectos seleccionados indicando la cuantía de la ayuda concedida. Asimismo, se notificará a los solicitantes de las propuestas desestimadas. 

La resolución de concesión de las ayudas se publicará en la página https://www.uc3m.es/vida-universitaria/asociaciones-estudiantes

Artículo 8. Comunicaciones.

Todas las comunicaciones en el seno de esta convocatoria se realizarán con la persona que conste como responsable del proyecto y se harán a través del correo electrónico de contacto indicado en la solicitud.

Artículo 9. Criterios de valoración de los proyectos.

Deberá ser un proyecto sin ánimo de lucro. La Comisión de evaluación tendrá en cuenta en la valoración de los proyectos, el carácter innovador, la presencia de acciones de responsabilidad social, así como la contribución a la universidad en ámbitos como la integración del alumnado, la sostenibilidad, la igualdad de género y la promoción cultural.

Criterios de valoración: 

1. Carácter innovador: hasta 35 puntos 

2. Proyectos en los que pueda participar todo el estudiantado de la Universidad, aunque no sean miembros de la Asociación: hasta 10 puntos. 

3. Contribuir al cumplimiento de los ODS: hasta 20 puntos

  • a) 1 ó 2 objetivos de ODS: hasta 10 puntos 
  • b) 3 ó más objetivos de ODS: hasta 20 puntos

4. Colaboración con otras asociaciones o entidades: hasta 10 puntos

  • a) Con asociaciones de la UC3M: hasta 5 puntos
  • b) Con entidades externas: hasta 5 puntos

5. Continuidad con un proyecto consolidado: hasta 10 puntos pero que incluya actividades innovadoras respecto a la convocatoria anterior. 

6. Adecuación del coste total del proyecto y viabilidad del mismo: hasta 15 puntos

Artículo 10. Límites.

  • El importe de las ayudas se destinará exclusivamente a financiar gastos relacionados con el desarrollo y ejecución de los proyectos seleccionados. En ningún caso se financiarán gastos no relacionados directamente con el objeto del proyecto presentado. 
  • Se podrá denegar el pago de cualquier concepto que no tenga una relación directa con la organización de la actividad.

De forma específica, no se financiarán: 

  • Compra de material considerado inventariable/no fungible (ej. libros, revistas, material informático, cámaras de vídeo, cámaras de fotos,…).
  • Tickets de gasolina, facturas o tickets de llamadas telefónicas.
  • Gastos de manutención no relacionados con la participación de ponentes en conferencias. No se financiará catering para participantes, cócteles ni gastos protocolarios.
  • Gastos de consumibles informáticos (cartuchos de tinta, toner…).
  • Gastos de creación y mantenimiento de páginas web.
  • Gastos relativos a desplazamientos (combustible, manutención y alojamiento) de los miembros de la asociación y cualesquiera otros no relacionados directamente con el proyecto financiado.
  • Pagos relativos a la remuneración de las personas que componen el equipo organizador del proyecto.
  • Gastos de telefonía móvil, Internet o derivados.
  • Alquiler de oficinas o locales y otros gastos derivados de la estructura organizativa de las asociaciones.

En caso de duda sobre la posibilidad de financiación de un gasto o no, contactar previamente a la realización del mismo con el Centro de Orientación a Estudiantes a través del correo asociaciones@uc3m.es

Artículo 11. Gastos financiables.

1. Pago de conferencias a ponentes. Se seguirá la normativa presupuestaria interna de la Universidad que fija como cantidad máxima a retribuir 154 euros euros/hora. Con carácter excepcional y siempre que el ponente no cobre por su labor, se podrán abonar gastos de manutención hasta un máximo de 25€ por persona y un máximo de dos personas acompañando al ponente.

2. Gastos de manutención relacionados con la participación de ponentes. Estos gastos deberán ser  siempre realizados con el proveedor de cafetería de la Universidad. El gasto total por este concepto deberá ser inferior al 15% de la cantidad total financiada.

3. Gastos derivados del montaje de exposiciones.

4. Gastos para asistencia a Moots, Congresos, Seminarios, Jornadas, y actividades similares, siempre que estén relacionados con sus fines, tengan un carácter formativo y representativo y se realicen representando a la Universidad.

5. Gastos para dotación de premios de actividades organizadas siempre que potencie la participación de los estudiantes de la Universidad (concursos, reconocimientos….), dichos premios no superen individualmente  la cantidad de 300 € (IVA incluido). En estos casos, la asociación, debe presentar las bases del premio o concurso y el acta de adjudicación de premiados.

6. Compra de material, siempre que sea NO INVENTARIABLE, y esté asociado al desarrollo del proyecto seleccionado.

7. Gastos de publicidad y difusión del proyecto.

8. Gastos de inscripción a competiciones y cursos de formación asociados a la actividad de la asociación.

Artículo 12. Justificación y pago de la financiación concedida.

1. La justificación económica deberá entregarse en el Registro Electrónico de la Universidad, a través de una solicitud dirigida al Vicerrectorado de Estudiantes e Igualdad (Centro de Orientación a Estudiantes), para que quede constancia de la fecha de entrega de la misma. Los pagos podrán ir realizándose de manera parcial hasta agotar el total concedido.

2. El plazo de entrega de las facturas será máximo 20 días después de haber realizado la actividad. Para las actividades realizadas en la primera quincena del mes de noviembre, el plazo de entrega de facturas se extiende como máximo al 3 de diciembre de 2022.

3. El abono de las facturas lo realizará directamente la Universidad a través de sus servicios económicos, siempre que las facturas cumplan todos los requisitos que aparecen recogidos en el artículo 13, apartado B de esta convocatoria.

No se admitirán:

  • Facturas por importe superior al aprobado en la convocatoria.
  • Pago parcial de una factura, de importe o remanente superior al que les quede, a fin de agotar un posible remanente final del importe aprobado en la convocatoria.

4. No se abonará ningún concepto por adelantado. Los pagos se abonarán contra factura.

5. Los proyectos aprobados en la convocatoria tendrán exención de pago por el uso de los espacios de la Universidad. En la solicitud deberá indicar el uso del espacio y su descripción Su uso quedará pendiente de la confirmación del permiso y la disponibilidad del espacio, en el momento de hacer la reserva.

6. Los beneficiarios podrán contar en todo momento con el asesoramiento del personal del Centro de Orientación a Estudiantes para la gestión del proyecto y resolución de dudas (e-mail: asociaciones@uc3m.es).

Artículo 13. Obligaciones generales de las asociaciones beneficiarias.

A. Obligaciones de Gestión

1. Una vez publicada la Resolución de concesión, las asociaciones beneficiarias deberán confirmar el programa y fecha concreta de la actividad propuesta al Centro de Orientación a Estudiantes, al menos un mes antes de su realización, a través de formulario para su conocimiento. 

2. Si por algún motivo justificado la fecha prevista para la realización del proyecto se modificara, deberá comunicarse a través del correo asociaciones@uc3m.es en el momento en que se tome la decisión de trasladar la actividad de un semestre a otro. Pasado el 30 de junio, todos aquellos proyectos previstos para el primer semestre que no se hayan realizado y respecto de los cuales no se haya comunicado su cambio de fecha perderán la financiación concedida.

3. Solicitar la autorización y el uso de espacios según lo recogido en la Normativa de la Universidad.

Según dicha normativa, son competentes para autorizar el uso de espacios, previa delegación del rector, los decanos de las Facultades, el director de la Escuela Politécnica Superior, el vicerrector con competencias en el Campus de Colmenarejo y el vicerrector con competencias en el Campus Madrid-Puerta de Toledo, según el lugar en el que se vaya a desarrollar la actividad. https://www.uc3m.es/ss/Satellite/UC3MInstitucional/es/TextoMixta/1371234099238/

Estos permisos serán solicitados directamente por los interesados, según se especifica en la “Normativa sobre autorización de uso de espacios e instalaciones para la realización de actividades en la Universidad Carlos III de Madrid, aprobada por el Consejo de Gobierno en sesión de 4 de julio de 2013”. Ante cualquier duda pueden contar con el asesoramiento, si lo precisaran, de los técnicos del Centro de Orientación a Estudiantes.

4. Proporcionar la información adicional del proyecto que demande la Comisión de Evaluación.

5. Una vez realizada la actividad, se debe elaborar una memoria final del proyecto donde se recoja la información sobre la organización y desarrollo, objetivos conseguidos, conclusiones, posibles mejoras y difusión realizada, en el plazo máximo de un dos meses desde la finalización de la actividad. Este plazo no superará en ningún caso la fecha del 30 de noviembre de 2022. 

6. Se podrá proponer por parte del Vicerrectorado la realización o repetición del proyecto presentado en otros eventos organizados por la Universidad.

B) Obligaciones Económicas

1. Para que la Universidad pueda abonar las facturas relativas a los proyectos aprobados, éstas tienen que respetar las siguientes normas:

Ser emitidas a nombre de la Universidad Carlos III de Madrid, CIF: Q-2818029-G, dirección: Calle Madrid nº 126, Getafe (28903) Madrid. No podrán ir en ningún caso a nombre de la asociación o persona responsable del proyecto.

2. Llevar el sello y la firma identificada de la empresa emisora, así como su NIF, nº de factura, dirección del empresario o profesional y del destinatario, lugar y fecha de emisión (año 2022). No se abonarán facturas con fechas correspondientes a otros años presupuestarios.

3. Incluir el I.V.A. desglosado y el IRPF en su caso.

4. En el caso de que la factura lleve cualquier tipo de impuesto, éste será gestionado por la Universidad, lo que supondrá un importe de gasto superior al reflejado en la factura, que será asumido dentro de la financiación concedida al proyecto.

5. Incluir la fecha en que se realizó el servicio.

6. No se permitirá la realización de pagos en efectivo para aquellos gastos que vayan con cargo a la financiación concedida. Todos los pagos realizados deberán contar con el justificante de la correspondiente transferencia bancaria o pago realizado con tarjeta de crédito.

7. Las facturas originales deben entregarse a través del Registro Electrónico de la Universidad Carlos III de Madrid, dirigidas al Centro de Orientación a Estudiantes, para que quede constancia de la fecha de entrega de la/s misma/s.

8. La documentación relativa al abono de facturas deberá ser gestionada en un periodo máximo de 20 días desde la finalización de la actividad. Este plazo no superará en ningún caso la fecha del 31 de julio, para actividades realizadas en el primer semestre, y del 3 de diciembre de 2022 para actividades realizadas en el segundo semestre. Pasadas estas fechas, los proyectos serán desestimados y perderán la financiación concedida.

9. Las obligaciones económicas aparecen explicadas en el anexo I de esta convocatoria.

Artículo 14. Publicidad y Difusión.

Se hará difusión del proyecto presentado por la asociación en los medios de los que dispone la universidad, según se especifica en la web de asociaciones. Para ello la asociación tendrá que enviar la petición de solicitud a través de formulario electrónico, quince días antes del evento, tal y como figura en la web.

Se deberá hacer constar la colaboración de la Universidad en folletos, carteles, catálogos y cualquier documento o comunicación que se realice para la promoción y difusión de los proyectos seleccionados, incluyendo la siguiente referencia: "Actividad financiada por la  Convocatoria para la colaboración en la financiación de proyectos de asociaciones de Estudiantes 2021/2022"

Artículo 15. Recursos.

La presente Resolución agota la vía administrativa y contra la misma podrá interponerse recurso potestativo de reposición en el plazo de un mes desde el día siguiente a su publicación, conforme a los artículos 123 y 124 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, sin perjuicio de su impugnación ante los Juzgados de lo Contencioso-Administrativo, en los términos del artículo 46 de la Ley 29/98, 13 de julio, Reguladora de la Jurisdicción Contencioso- administrativa, en el plazo de dos meses desde el día siguiente a su publicación.