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Convocatoria de ayudas para la financiación de proyectos de asociaciones de estudiantes 2019/2020

Artículo 1. Objeto y Finalidad.

La Universidad Carlos III de Madrid, a través del Vicerrectorado de Estudiantes e Igualdad, convoca ayudas para promover la realización de proyectos vinculados a las áreas de trabajo, interés e investigación de las asociaciones de estudiantes de la Universidad Carlos III de Madrid, facilitando el apoyo económico de los mismos. Estos proyectos serán desarrollados de manera totalmente voluntaria y altruista por sus proponentes y sin ánimo de lucro.

Artículo 2. Destinatarios.

  1. Podrán participar en esta convocatoria todas las asociaciones que figuren inscritas en el Registro de Asociaciones de la Universidad Carlos III de Madrid con a la fecha de inicio del plazo de presentación de solicitudes.
  2. Quedarán excluidas aquellas asociaciones que no hayan presentado la documentación exigida en la normativa de registro de asociaciones de estudiantes, así como las que no hayan justificado adecuadamente proyectos financiados en convocatorias anteriores de similares características convocadas por la Universidad Carlos III de Madrid.

Artículo 3. Ámbito temporal

Estas ayudas se destinarán a la realización de proyectos que se desarrollen entre el 17 de febrero y el 30 de noviembre de 2020.  

Artículo 4. Cuantía de las ayudas.

El presupuesto máximo destinado a la convocatoria asciende a un total de 25.000 € del Presupuesto de Gastos del Centro de Orientación a Estudiantes, orgánica 30AAAC, Programa 323C Económica 2260491, pudiendo quedar sin ejecutar una parte del crédito destinado a las ayudas.

Se podrá otorgar un máximo de 2.000 € de ayuda por proyecto. En ningún caso el importe de la ayuda concedida a la asociación podrá superar el coste real y efectivo de la actividad.

Se podrá solicitar ayuda para un máximo de dos proyectos por asociación.

Asimismo, se podrá presentar un proyecto en el que participen dos o más asociaciones con actividades de carácter transversal.

Las cuantías otorgadas no han de totalizar necesariamente las cuantías solicitadas.

Artículo 5. Plazo de presentación de solicitudes.

  1. Las solicitudes se dirigirán al Vicerrectorado de Estudiantes e Igualdad mediante el formulario disponible en la página https://www.uc3m.es/vida-universitaria/asociaciones-estudiantes 
  2. El plazo de presentación de las solicitudes estará abierto desde el 10 de diciembre de 2019 hasta el 7 de enero de 2020, ambos inclusive.

Artículo 6. Formulario de solicitud.

  1. En el formulario de solicitud se hará constar la siguiente información:
    1. Datos de la asociación. Ficha de datos de la Asociación solicitante cumplimentada en todos sus apartados: nombre de la asociación, número de asociados, datos de la persona responsable, que necesariamente ha de ser un estudiante de la Universidad Carlos III de Madrid miembro de la asociación (nombre, apellidos, NIE, e-mail, teléfono y cargo además del nombre y apellidos de todos los integrantes del proyecto). En el supuesto de que en el proyecto participe más de una asociación, este requisito se extiende a cada una de ellas
    2. Ficha del proyecto cumplimentada en todos sus apartados indicando:

- Denominación y exposición de motivos para la realización del proyecto.

- Objetivos generales y específicos.

- Colectivo al que va dirigida la actividad.

- Ubicación, especificando en qué campus se realizarán las actividades propuestas.

- Planificación de actividades, programa, fecha, lugar, ponentes, etc...

- Necesidades técnicas (aquellas que se precisan en general, especificando claramente las que se espera que cubra la Universidad).

  1. Presupuesto de gasto lo más detallado y desglosado posible.
  2. Previsión de los ingresos, en su caso, que se obtendrán con el proyecto, excluyendo los solicitados en esta convocatoria a la Universidad Carlos III de Madrid, y declaración de otras ayudas recibidas y/o solicitadas para el mismo proyecto.
  3. Aquellos proyectos relacionados con campos de actuación concretos de algún Departamento de la Universidad (por uso de sus laboratorios, recursos materiales, colaboraciones, etc…), deberán contar con el conocimiento y respaldo de dicho Departamento, y quedará así reflejado en la Ficha del Proyecto.

Formulario de solicitud

Artículo 7. Procedimiento de selección de los proyectos y resolución.

El estudio de los proyectos y la resolución de la convocatoria corresponde a una Comisión de Evaluación, formada a tal efecto. Esta Comisión estará compuesta por:

  • Un representante del Vicerrectorado de Estudiantes e Igualdad, que actuará como Presidente de la Comisión.
  • Un representante del Centro de Orientación a Estudiantes, que actuará como secretario de la Comisión.
  • Un representante de cada una de las Delegaciones de Estudiantes que no pertenezca a ninguna asociación que participe en esta convocatoria.
  • Representantes de los Centros, según las solicitudes recibidas.
  • Cuántos técnicos y asesores especialistas se estimen oportuno en cada caso.

La Comisión de Evaluación formulará una propuesta provisional de adjudicación que se publicará en la página web https://www.uc3m.es/vida-universitaria/asociaciones-estudiantes. Dentro de los diez días siguientes a la publicación de la propuesta provisional, las asociaciones interesadas podrán subsanar o formular alegaciones mediante escrito presentado en cualquiera de las oficinas de registro de la Universidad Carlos III de Madrid o a través del Registro Electrónico de la Universidad Carlos III de Madrid. El escrito de alegaciones se dirigirá al Vicerrectorado de Estudiantes e Igualdad. La Comisión de Evaluación examinará las alegaciones y, en su virtud, formulará propuesta definitiva de resolución.

Esta Resolución, que pondrá fin a la vía administrativa, se notificará individualmente a los solicitantes de los proyectos seleccionados indicando la cuantía de la ayuda concedida. Asimismo, se notificará a los solicitantes de las propuestas desestimadas.

La resolución de concesión de las ayudas se publicará en la página https://www.uc3m.es/vida-universitaria/asociaciones-estudiantes

Artículo 8. Comunicaciones.

Todas las comunicaciones en el seno de esta convocatoria se realizarán con la persona que conste como responsable del proyecto y se harán a través del correo electrónico de contacto indicado en la solicitud.

Artículo 9. Criterios de valoración de los proyectos

La Comisión de evaluación tendrá en cuenta, en la valoración de los proyectos, los siguientes aspectos:

  • Deberá ser un proyecto sin ánimo de lucro.
  • Deberá fomentar la dinamización y promoción asociativa, de voluntariado, integración e internacionalización.
  • La originalidad del proyecto y su carácter innovador.
  • Que las actividades propuestas tengan un carácter abierto, siendo el conjunto de la Universidad el beneficiario del proyecto y no únicamente la/s persona/s o asociación que realiza el proyecto.

Se valorarán especialmente:

  • Iniciativas que promuevan la igualdad de género.
  • Proyectos relacionados con los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) para darlos a conocer a la comunidad universitaria y fomentar el compromiso con los mismos.
  • Proyectos que promuevan la adaptación de estudiantes de nuevo ingreso (Ejemplo: Jornadas de Bienvenida)
  • La realización de actividades en colaboración con otros grupos, asociaciones de estudiantes de la Universidad Carlos III de Madrid o entidades internas o externas.

Artículo 10. Gastos financiables.

  1. El importe de las ayudas se destinará exclusivamente a financiar gastos relacionados con el desarrollo y ejecución de los proyectos seleccionados. En ningún caso se financiarán gastos no relacionados directamente con el objeto del proyecto presentado.
  2. En el caso de pago a ponentes invitados, se seguirá la normativa presupuestaria interna de la Universidad (año 2019, “Título V. Gestión del gasto”, apartado B) cuyo importe máximo es de 154€/hora. Pendiente de aprobación la normativa presupuestaria del año 2020). En su defecto, en aquellas ocasiones en que el ponente no cobre por su labor y se incluya el concepto “comida a ponentes”, solo se contempla la manutención UC3M y hasta un máximo de 25€ por persona y un máximo de dos personas acompañando al ponente.
  3. Gastos derivados del montaje de exposiciones.
  4. Gastos para asistencia a Moots, Congresos, Seminarios, Jornadas, y actividades similares, siempre que estén relacionados con sus fines, tengan un carácter formativo y representativo y se realicen representando a la Universidad.
  5. Gastos de viajes organizados por asociaciones, siempre que tengan carácter formativo y sean en cumplimiento de sus fines y con las condiciones expuestas en la presente convocatoria.
  6. Gastos para dotación de premios de actividades organizadas siempre que potencie la participación de los estudiantes de la Universidad.
  7. Compra de material siempre que sea NO INVENTARIABLE y esté asociado al desarrollo del proyecto seleccionado.
  8. No se financiarán pagos relativos a la remuneración de las personas que componen el equipo organizador del proyecto, gastos de representación y protocolo, (pagos de desayunos, cócteles o caterings), compra de material inventariable, alquiler de oficinas o locales y otros gastos derivados de la estructura organizativa.
  9. Se podrá denegar el pago de cualquier otro concepto que no tenga una relación directa con la organización de la actividad.

Artículo 11. Justificación y pago de la financiación concedida.

  1. La justificación económica deberá entregarse en el Registro de la Universidad, a través de una solicitud dirigida al Vicerrectorado de Estudiantes e Igualdad (Centro de Orientación a Estudiantes), para que quede constancia de la fecha de entrega de la misma. Los pagos podrán ir realizándose de manera parcial hasta agotar el total concedido.
  2. El plazo de entrega de las facturas será máximo 20 días después de haber realizado la actividad. Para las actividades realizadas en la segunda quincena del mes de noviembre, el plazo de entrega de facturas se extiende como máximo al 4 de diciembre de 2020.
  3. El abono de las facturas lo realizará directamente la Universidad a través de sus servicios económicos, siempre que las facturas cumplan todos los requisitos que aparecen recogidos en el artículo 12 de esta convocatoria.
  4. No se admitirán:
    1. Facturas por importe superior al aprobado en la convocatoria.
    2. Pago parcial de una factura, de importe o remanente superior al que les quede, a fin de agotar un posible remanente final del importe aprobado en la convocatoria.
  5. No se abonará ningún concepto por adelantado. Los pagos se abonarán contra factura.
  6. Los proyectos aprobados en la convocatoria y que así lo soliciten tendrán exención de pago por el uso de los espacios de la Universidad. En la solicitud deberá indicar el uso del espacio y su descripción y coste detallado en el presupuesto de la actividad. Su uso quedará pendiente de la confirmación del permiso y la disponibilidad del espacio, en el momento de hacer la reserva.
  7. Los beneficiarios podrán contar en todo momento con el asesoramiento del personal del Centro de Orientación a Estudiantes para la gestión del proyecto y resolución de dudas (e-mail: asociaciones@uc3m.es).

Artículo 12. Obligaciones generales de las asociaciones beneficiarias.

A) Obligaciones de Gestión

  1.  Una vez publicada la Resolución de concesión, las asociaciones beneficiarias deberán confirmar el programa y fecha concreta de la actividad propuesta al Centro de Orientación a Estudiantes, al menos un mes antes de su realización, a través de formulario para su conocimiento y publicación en la web.
  2. En el mismo formulario deberán incluir necesariamente el presupuesto de gastos detallado con la relación de proveedores seleccionados para que por parte del Centro de Orientación, puedan comprobar si los mismos cumplen los requisitos exigidos por la Ley de Contratos del Sector Público.
  3. Si por algún motivo justificado la fecha prevista para la realización del proyecto cambiara, deberá comunicarse a través del correo asociaciones@uc3m.es en el momento en que se tome la decisión de trasladar la actividad de un semestre a otro. Pasado el 30 de junio, todos aquellos proyectos previstos para el primer semestre que no se hayan realizado y respecto de los cuales no se haya comunicado su cambio de fecha perderán la financiación concedida.
  4. Solicitar la autorización y el uso de espacios según lo recogido en la Normativa de la Universidad.

Según dicha normativa, son competentes para autorizar el uso de espacios, previa delegación del rector, los decanos de las Facultades, el director de la Escuela Politécnica Superior, el vicerrector con competencias en el Campus de Colmenarejo y el vicerrector con competencias en el Campus Madrid-Puerta de Toledo, según el lugar en el que se vaya a desarrollar la actividad.

https://www.uc3m.es/ss/Satellite/UC3MInstitucional/es/TextoMixta/1371234099238/

Estos permisos serán solicitados directamente por los interesados, según se especifica en la “Normativa sobre autorización de uso de espacios e instalaciones para la realización de actividades en la Universidad Carlos III de Madrid, aprobada por el Consejo de Gobierno en sesión de 4 de julio de 2013”. Ante cualquier duda pueden contar con el asesoramiento, si lo precisaran, de los técnicos del Centro de Orientación al Estudiante.

  1. Proporcionar la información adicional del proyecto que demande la Comisión de Evaluación.
  2. Una vez realizada la actividad, se debe elaborar una memoria final del proyecto donde se recoja la información sobre la organización y desarrollo, objetivos conseguidos, concusiones, posibles mejoras y difusión realizada, en el plazo máximo de un mes desde la finalización de la actividad. Este plazo no superará en ningún caso la fecha del 31 de julio de 2020 para actividades realizadas en el primer semestre, y 30 de noviembre de 2020 para actividades realizadas en el segundo semestre.
  3. Se podrá proponer por parte del Vicerrectorado la realización o repetición del proyecto presentado en otros eventos organizados por la Universidad.

B) Obligaciones Económicas

Para que la Universidad pueda abonar las facturas relativas a los proyectos aprobados, éstas tienen que respetar las siguientes normas:

1. Ser emitidas a nombre de la Universidad Carlos III de Madrid, CIF: Q-2818029-G, dirección: Calle Madrid nº 126, Getafe (28903) Madrid. No podrán ir en ningún caso a nombre de la asociación o persona responsable del proyecto.

2. Llevar el sello y la firma identificada de la empresa emisora, así como su NIF, nº de factura, dirección del empresario o profesional y del destinatario, lugar y fecha de emisión.

3. Incluir el I.V.A. desglosado y el IRPF en su caso.

En el caso de que la factura lleve cualquier tipo de impuesto, éste será gestionado por la Universidad, lo que supondrá un importe de gasto superior al reflejado en la factura, que será asumido dentro de la financiación concedida al proyecto.

4. Incluir la fecha en que se realizó el servicio.

5. Las facturas originales deben entregarse en el registro de la Universidad en cualquiera de sus campus, dirigidas al Centro de Orientación al Estudiante, para que quede constancia de la fecha de entrega de la/s misma/s.

7. La documentación relativa al abono de facturas deberá ser gestionada en un periodo máximo de 20 días desde la finalización de la actividad. Este plazo no superará en ningún caso la fecha del 31 de julio, para actividades realizadas en el primer semestre, y del 4 de diciembre de 2020 para actividades realizadas en el segundo semestre.

Pasadas estas fechas, los proyectos serán desestimados y perderán la financiación concedida.

Artículo 13. Recursos.

La presente Resolución agota la vía administrativa y contra la misma podrá interponerse recurso potestativo de reposición en el plazo de un mes desde el día siguiente a su publicación, conforme a los artículos 123 y 124 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, sin perjuicio de su impugnación ante los Juzgados de lo Contencioso-Administrativo, en los términos del artículo 46 de la Ley 29/98, 13 de julio, Reguladora de la Jurisdicción Contencioso- administrativa, en el plazo de dos meses desde el día siguiente a su publicación.