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Convocatoria 2022-23

Artículo 1. Objeto y Finalidad.

La Universidad Carlos III de Madrid, a través del Vicerrectorado de Estudiantes e Igualdad, publica la presente convocatoria para la realización de proyectos vinculados a las áreas de trabajo y actividades de interés de las asociaciones de estudiantes de la Universidad Carlos III de Madrid, facilitando el apoyo económico de los mismos. Estos proyectos serán desarrollados de manera totalmente voluntaria y altruista por sus proponentes y sin ánimo de lucro.

Artículo 2. Destinatarios.

1. Podrán participar en esta convocatoria todas las asociaciones que figuren inscritas en el Registro de Asociaciones de la Universidad Carlos III de Madrid a fecha de inicio del plazo de presentación de solicitudes.

2. Quedarán excluidas aquellas asociaciones que no hayan justificado adecuadamente proyectos financiados en la “Convocatoria para la colaboración en la financiación de proyectos de Asociaciones de Estudiantes 2021/2022”

Artículo 3. Ámbito temporal.

Estas ayudas se destinarán a la realización de proyectos que se desarrollen entre el 15 de enero y el 15 de noviembre de 2023.

Artículo 4. Cuantía de las ayudas.

El presupuesto máximo destinado a la convocatoria asciende a un total de 25.000 € del Presupuesto de Gastos del Centro de Orientación a Estudiantes, con cargo a la orgánica 30AAAC, Programa 323C Económica 2260491, pudiendo quedar sin ejecutar una parte del crédito destinado a las ayudas.

Se podrá otorgar un máximo de 4.000 € de ayuda por proyecto. En ningún caso el importe de la ayuda concedida a la asociación podrá superar el coste real y efectivo de la actividad. Cada asociación podrá presentar un único proyecto, el cual podrá incluir varias acciones de actuación y actividades. Las cuantías otorgadas no han de totalizar necesariamente las cuantías solicitadas.

Artículo 5. Plazo de presentación de solicitudes.

1. El plazo de presentación de las solicitudes estará abierto desde la publicación de la convocatoria hasta el 21 de octubre de 2022. 2. Las solicitudes se dirigirán al Vicerrectorado de Estudiantes e Igualdad mediante el formulario que estará disponible en la página web

https://www.uc3m.es/vida-universitaria/asociaciones-estudiantes

Artículo 6. Formulario de solicitud.

En el formulario de solicitud se hará constar la siguiente información:


a) Datos de la asociación. Ficha de datos de la Asociación solicitante
cumplimentada en todos sus apartados: nombre de la asociación, número de asociados (con listado adjunto indicando nombre, apellidos y NIA), datos de la persona responsable del proyecto o presidente de la asociación.


b) Ficha del proyecto cumplimentada en todos sus apartados indicando:
● Modalidad del proyecto:

  • Modalidad A: Proyectos vinculados a áreas relacionadas con los ámbitos de estudios de la Universidad y a la vida universitaria.
  • Modalidad B: Proyectos vinculados a competiciones académicas en el ámbito de las áreas de conocimiento relacionadas con la Universidad.

● Denominación y exposición de motivos para la realización del proyecto.
● Objetivos generales y específicos. Especificar la contribución al
cumplimiento de los ODS.
● Planificación de actividades, programa, fecha, lugar, ponentes, etc…
● Duración de la actividad.
● Colectivo al que va dirigida la actividad, especificando si:

  • Está dirigida solo a miembros de la asociación.
  • Está dirigida a toda la comunidad universitaria.
  • Tiene carácter internacional.

● Ubicación, especificando el lugar donde se propone realizar la actividad
● Necesidades técnicas y de espacios que requieran apoyo de la
Universidad para su valoración.
● Asociaciones u otras organizaciones que participan en el proyecto
(adjuntar carta de apoyo).
● Presupuesto desglosado en los diferentes conceptos del gasto y detalle
de la previsión de los ingresos que se obtendrán con el proyecto
excluyendo los solicitados en esta convocatoria a la Universidad Carlos III
de Madrid. Será necesario declarar otras ayudas recibidas y/o solicitadas
para el mismo proyecto.


c) Aquellos proyectos relacionados con campos de actuación concretos de algún Departamento de la Universidad (por uso de sus laboratorios, recursos materiales, colaboraciones, etc…), deberán contar con el respaldo de un profesor o profesora, así como del visto bueno de la dirección del
Departamento (será necesario adjuntar la carta modelo).

FORMULARIO DE SOLICITUD

Artículo 7. Criterios de valoración de los proyectos

Deberá ser un proyecto sin ánimo de lucro. La Comisión de evaluación tendrá en cuenta en la valoración de los proyectos, el carácter innovador, la presencia de acciones de responsabilidad social, así como la contribución a la universidad en ámbitos como la integración del estudiantado, la sostenibilidad, la igualdad de género y la promoción cultural.


Criterios de valoración:
1. Calidad de la propuesta presentada. Se valorará que la propuesta esté
desarrollada debidamente y tenga definido un calendario con las acciones a
desarrollar. Asimismo, se podrá valorar el carácter innovador del proyecto, o
la experiencia previa en la consecución de actividades similares. Hasta 35
puntos. En la valoración de este apartado se atenderá a las siguientes
modalidades:

a) Modalidad A: Proyectos vinculados a áreas relacionadas con los ámbitos de estudios de la Universidad y a la vida universitaria.

b) Modalidad B: Proyectos vinculados a competiciones académicas en el ámbito de las áreas de conocimiento relacionadas con la Universidad.

2. Proyección, visualización y dinamización de la Universidad y/o Centros (EPS,FHCD, FCCSSJJ, Centro de Postgrado y Escuela de Doctorado). Hasta 15 puntos.


3. Contribuir al cumplimiento de los ODS. Hasta 10 puntos:

a) Actividades del ámbito de la igualdad de género: igualdad efectiva de mujeres y hombres, diversidad sexual, identidad y expresión de género: hasta 5 puntos.

b) Resto de áreas de ODS: hasta 5 puntos.

4. Colaboración con otras asociaciones o entidades: hasta 10 puntos:

a) Con asociaciones de la UC3M: hasta 5 puntos.

b) Con entidades externas: hasta 5 puntos.

5. Duración de la actividad. Hasta 10 puntos:

a) De 1 a 2 días: 3 puntos.

b) De 3 a 10 días: 6 puntos.

c) Más de 10 días: 10 puntos.

6. Alcance de la actividad. Hasta 10 puntos:

a) Actividad dirigida solo a miembros de la asociación: hasta 4 puntos.

b) Actividad dirigida a toda la comunidad universitaria: hasta 6 puntos.

c) Carácter internacional: hasta 4 puntos.

7. Tamaño de la asociación, hasta 10 puntos:

a) Con menos de 50 miembros hasta 5 puntos.

b) Con 50 o más miembros hasta 10 puntos.

Artículo 8. Procedimiento de selección de los proyectos y resolución.

La evaluación de los proyectos y la resolución de la convocatoria corresponde a la Comisión de Evaluación, formada a tal efecto. Esta Comisión estará compuesta por:
● Un/a representante del Vicerrectorado de Estudiantes e Igualdad, que actuará como Presidente/a de la Comisión.
● Un/a representante del Centro de Orientación a Estudiantes, que actuará como secretario/a de la Comisión.
● Un/a representante de cada una de las Delegaciones de Estudiantes. La persona que asista no podrá ser miembro de ninguna asociación que participe en esta convocatoria.
● Un/a representante de cada Centro, Facultad o Escuela y Centro de Postgrado.
● Cuántos técnicos y asesores especialistas se estimen oportunos en cada caso. La Comisión de Evaluación formulará propuesta provisional de adjudicación que se publicará en la página web:
https://www.uc3m.es/vida-universitaria/asociaciones-estudiantes.


Dentro de los diez días siguientes a la publicación de la propuesta provisional, las asociaciones interesadas podrán subsanar o formular alegaciones mediante escrito presentado a través del Registro Electrónico de la Universidad Carlos III de Madrid. El escrito de alegaciones se remitirá al Vicerrectorado de Estudiantes e Igualdad. La Comisión de Evaluación examinará las alegaciones y, en su virtud, formulará propuesta definitiva de resolución.


Esta resolución, que pondrá fin a la vía administrativa, se notificará individualmente a los solicitantes de los proyectos seleccionados indicando la cuantía de la ayuda concedida. Asimismo, se notificará a los solicitantes de las propuestas desestimadas.
La resolución de concesión de las ayudas se publicará en la página web:
https://www.uc3m.es/vida-universitaria/asociaciones-estudiantes

Artículo 9. Comunicaciones.

Todas las comunicaciones en el seno de esta convocatoria se realizarán con la persona que conste como responsable del proyecto y se harán a través del correo electrónico de contacto indicado en la solicitud.

Artículo 10. Límites.

● El importe de las ayudas se destinará exclusivamente a financiar gastos relacionados con el desarrollo y ejecución de los proyectos seleccionados. En ningún caso se financiarán gastos no relacionados directamente con el objeto del proyecto presentado.

● Se podrá denegar el pago de cualquier concepto que no tenga una relación directa con la organización de la actividad.

● La Universidad no podrá asumir ingresos de entidades externas por proyectos de asociaciones.

De forma específica, no se financiarán:

● Compra de material considerado inventariable/no fungible (ej. libros, revistas, material informático, cámaras de vídeo, cámaras de fotos,…).

● Tickets de gasolina, facturas o tickets de llamadas telefónicas.

● Gastos de manutención no relacionados con la participación de ponentes en conferencias. No se financiará catering para participantes, cócteles ni gastos protocolarios.

● Gastos de consumibles informáticos (cartuchos de tinta, toner…).

● Gastos de creación y mantenimiento de páginas web.

● Gastos relativos a desplazamientos (combustible, manutención y alojamiento) de los miembros de la asociación y cualesquiera otros no relacionados directamente con el proyecto financiado.

● Pagos relativos a la remuneración de las personas que componen el equipo organizador del proyecto.

● Gastos de telefonía móvil, Internet o derivados.

● Alquiler de oficinas o locales y otros gastos derivados de la estructura organizativa de las asociaciones. En caso de duda sobre la posibilidad de financiación de un gasto o no, contactar previamente a la realización del mismo con el Centro de Orientación a Estudiantes a través del correo asociaciones@uc3m.es

Artículo 11. Gastos financiables.

1. Pago de conferencias a ponentes. Se seguirá la normativa presupuestaria interna de la Universidad que fija como cantidad máxima a retribuir 154 euros/hora.

2. Gastos de manutención relacionados con la participación de ponentes. Estos gastos deberán ser siempre realizados con el proveedor de cafetería de la Universidad. El gasto total por este concepto deberá ser inferior al 15% de la cantidad total financiada. Con carácter excepcional y siempre que el ponente no cobre por su labor, se podrán abonar gastos de manutención hasta un máximo de 25€ por persona y un máximo de dos personas acompañando al ponente.

3. Gastos derivados del montaje de exposiciones.

4. Gastos para asistencia a Moots, Congresos, Seminarios, Jornadas, y actividades similares, siempre que estén relacionados con sus fines, tengan un carácter formativo y representativo y se realicen representando a la Universidad.

5. Gastos para dotación de premios de actividades organizadas siempre que potencie la participación de los estudiantes de la Universidad (concursos, reconocimientos….), dichos premios no superen individualmente la cantidad de 300 € (IVA incluido) y no se trate de bienes considerados INVENTARIABLES. En estos casos, la asociación, debe presentar las bases del premio o concurso y el acta de adjudicación de premiados.

6. Compra de material, siempre que sea NO INVENTARIABLE, y esté asociado al desarrollo del proyecto seleccionado.

7. Gastos de publicidad y difusión del proyecto.

8. Gastos de inscripción a competiciones y cursos de formación asociados a la actividad de la asociación.

Artículo 12. Justificación y pago de la financiación concedida.

1. La justificación económica deberá entregarse en el Registro Electrónico de la Universidad, a través de una solicitud dirigida al Vicerrectorado de Estudiantes e Igualdad (Centro de Orientación a Estudiantes), para que quede constancia de la fecha de entrega de la misma. Los pagos podrán ir realizándose de manera parcial hasta agotar el total concedido.

2. El plazo de entrega de las facturas será máximo 20 días después de haber realizado la actividad. Para las actividades realizadas en la primera quincena del mes de noviembre, el plazo de entrega de facturas se extiende como máximo al 3 de diciembre de 2023.

3. El abono de las facturas lo realizará directamente la Universidad a través de sus servicios económicos, siempre que las facturas cumplan todos los requisitos que aparecen recogidos en el artículo 13, apartado B de esta convocatoria. No se admitirán:

  • Facturas por importe superior al aprobado en la convocatoria.
  • Pago parcial de una factura, de importe o remanente superior al que les quede, a fin de agotar un posible remanente final del importe aprobado en la convocatoria.

4. No se abonará ningún concepto por adelantado. Los pagos se abonarán contra factura.

5. Los proyectos aprobados en la convocatoria tendrán exención de pago por el uso de los espacios de la Universidad. En la solicitud deberá indicar el uso del espacio y su descripción Su uso quedará pendiente de la confirmación del permiso y la disponibilidad del espacio, en el momento de hacer la reserva.

6. Los beneficiarios podrán contar en todo momento con el asesoramiento del personal del Centro de Orientación a Estudiantes para la gestión del proyecto y resolución de dudas (e-mail: asociaciones@uc3m.es).

Artículo 13. Obligaciones generales de las asociaciones beneficiarias.

A) Obligaciones de Gestión

1. Si por algún motivo justificado la fecha prevista para la realización del proyecto se modificara, deberá comunicarse a través del correo asociaciones@uc3m.es en el momento en que se tome la decisión de trasladar la actividad de un semestre a otro. Pasado el 30 de junio, todos aquellos proyectos previstos para el primer semestre que no se hayan realizado y respecto de los cuales no se haya comunicado su cambio de fecha perderán la financiación concedida.

2. Solicitar la autorización y el uso de espacios según lo recogido en la “Normativa sobre autorización de uso de espacios e instalaciones para la realización de actividades en la Universidad Carlos III de Madrid, aprobada por el Consejo de Gobierno en sesión de 4 de julio de 2013”. Ante cualquier duda pueden contar con el asesoramiento, si lo precisarán, de los técnicos del Centro de Orientación a Estudiantes. En el formulario de reserva de espacio se debe especificar el nombre del proyecto y marcar la opción “Convocatoria para la colaboración en la financiación de proyectos de Asociaciones de Estudiantes”.

3. Proporcionar la información adicional del proyecto que demande la Comisión de Evaluación.

4. Una vez realizada la actividad, se debe elaborar una memoria final del proyecto donde se recoja la información sobre la organización y desarrollo, objetivos conseguidos, conclusiones, posibles mejoras y difusión realizada, en el plazo máximo de dos meses desde la finalización de la actividad. Este plazo no superará en ningún caso la fecha del 30 de noviembre de 2023.

5. Se podrá proponer por parte del Vicerrectorado la realización o repetición del proyecto presentado en otros eventos organizados por la Universidad.

B) Obligaciones Económicas.

1.Para que la Universidad pueda abonar las facturas relativas a los proyectos aprobados, éstas tienen que respetar las siguientes normas: Ser emitidas a nombre de la Universidad Carlos III de Madrid, CIF: Q-2818029-G, dirección: Calle Madrid nº 126, Getafe (28903) Madrid. No podrán ir en ningún caso a nombre de la asociación o persona responsable del proyecto.

2. Llevar el sello y la firma identificada de la empresa emisora, así como su NIF, nº de factura, dirección del empresario o profesional y del destinatario, lugar y fecha de emisión (año 2023). No se abonarán facturas con fechas correspondientes a otros años presupuestarios.

3. Incluir el I.V.A. desglosado y el IRPF en su caso.

4. En el caso de que la factura lleve cualquier tipo de impuesto, éste será gestionado por la Universidad, lo que supondrá un importe de gasto superior al reflejado en la factura, que será asumido dentro de la financiación concedida al proyecto.

5. Incluir la fecha en que se realizó el servicio.

6. No se permitirá la realización de pagos en efectivo para aquellos gastos que vayan con cargo a la financiación concedida. Todos los pagos realizados deberán contar con el justificante de la correspondiente transferencia bancaria o pago realizado con tarjeta de crédito.

7. Las facturas originales deben entregarse a través del Registro Electrónico de la Universidad Carlos III de Madrid, dirigidas al Centro de Orientación a Estudiantes, para que quede constancia de la fecha de entrega de la/s misma/s.

8. La documentación relativa al abono de facturas deberá ser gestionada en un periodo máximo de 20 días desde la finalización de la actividad. Este plazo no superará en ningún caso la fecha del 31 de julio, para actividades realizadas en el primer semestre, y del 3 de diciembre de 2023 para actividades realizadas en el segundo semestre. Pasadas estas fechas, los proyectos serán desestimados y perderán la financiación concedida.

9. Las obligaciones económicas aparecen explicadas en el anexo I .

Artículo 14. Publicidad y Difusión.

Se hará difusión del proyecto presentado por la asociación en los medios de los que dispone la universidad, según se especifica en la web de asociaciones. Para ello la asociación tendrá que enviar la petición de solicitud a través de formulario electrónico, quince días antes del evento, tal y como figura en la web.

Se deberá hacer constar la colaboración de la Universidad en folletos, carteles, catálogos y cualquier documento o comunicación que se realice para la promoción y difusión de los proyectos seleccionados, incluyendo la siguiente referencia: "Actividad financiada por la Convocatoria para la colaboración en la financiación de proyectos de asociaciones de Estudiantes 2022/2023".

Artículo 15. Recursos.

La presente Resolución agota la vía administrativa y contra la misma podrá interponerse recurso potestativo de reposición en el plazo de un mes desde el día siguiente a su publicación, conforme a los artículos 123 y 124 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, sin perjuicio de su impugnación ante los Juzgados de lo Contencioso-Administrativo, en los términos del artículo 46 de la Ley 29/98, 13 de julio, Reguladora de la Jurisdicción Contencioso- administrativa, en el plazo de dos meses desde el día siguiente a su publicación.

ANEXO I

ANEXO I.- DOCUMENTO ACLARATORIO SOBRE OBLIGACIONES ECONÓMICAS DE LAS ASOCIACIONES BENEFICIARIAS.
1. Las ayudas concedidas se destinarán exclusivamente a los proyectos desarrollados entre el 15 de enero de 2023 y el 15 de noviembre de 2023, ambos inclusive.
2. La cuantía de la financiación incluye el coste de la adquisición de los bienes o la prestación de los servicios, los impuestos y tasas correspondientes a cada caso.
3. No se atenderán gastos por cuantías superiores a las establecidas en la Resolución.
4. Los gastos emprendidos deberán ser congruentes, cuantitativa y
conceptualmente, con lo establecido en el Proyecto presentado.
5. Los beneficiarios de las financiaciones presentarán la justificación económica derivada de los gastos de realización de los proyectos a través del Registro electrónico de la Universidad dirigida al Centro de Orientación a Estudiantes junto a un escrito donde conste:

  • Identificación del responsable-asociación y datos de contacto
  • Nombre del proyecto
  • Breve descripción del gasto
  • Relación de documentos.

6. El plazo máximo de entrega de las facturas será de 20 días desde la realización del proyecto.
7. El pago siempre es posterior a la realización del servicio o adquisición del bien, previa justificación documental. NORMATIVA PRESUPUESTARIA BÁSICA PARA TODAS LAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS.
8. No se abonará ningún concepto por adelantado.
9. No se permitirá la realización de pagos en efectivo para aquellos gastos que vayan con cargo a la financiación concedida. Todos los pagos realizados deberán contar con el justificante de la correspondiente transferencia bancaria o pago realizado con
tarjeta de crédito.
10. Los pagos podrán ir realizándose de manera parcial hasta agotar el total de la financiación concedida.

11. Las fechas de pago se establecen en función de su naturaleza y según la fecha de recepción de los documentos de gasto. El plazo legal máximo de pago para todas las Administraciones Públicas es de 30 días naturales desde la fecha de registro de la factura.

12. Los pagos de las facturas se realizarán por transferencia bancaria.

13. Los beneficiarios podrán contar en todo momento con el asesoramiento del personal del Centro de Orientación a Estudiantes para la gestión y resolución de dudas (asociaciones@uc3m.es)

14. La justificación económica siempre será con FACTURAS NORMALES O SIMPLIFICADAS, EMITIDAS A NOMBRE DE LA UC3M, DESGLOSADO EL IVA y CONCEPTO DETALLADO. No se atenderán facturas cuya fecha no corresponda al año 2023.

15. En las convocatorias de premios y/o concursos, la asociación, debe presentar las bases del premio o concurso y el acta de adjudicación de premiados.

16. Toda factura y/o factura simplificada debe contener, como mínimo, los siguientes datos o requisitos:

○ Numeración.

○ Fecha de emisión y la fecha en la que se hayan efectuado las operaciones siempre que se trate de una fecha distinta a la de la emisión de la factura.

○ Identificador del expedidor y el destinatario, debiendo constar: - Nombre y apellidos o denominación social. - NIF / CIF atribuido por la Administración Española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la UE. - Domicilio. Si es no residente debe indicarse la localización del establecimiento permanente. - Destinatario: Siempre aparecerá como obligado al pago la Universidad Carlos III de Madrid, Calle Madrid, 126, 28903 Getafe CIF: Q-2818029-G.

○ Descripción detallada de la operación o identificación de los bienes y servicios prestados y su contraprestación total. En este último caso expresado en euros, según constancia en la propia factura o según recibo bancario con el cargo derivado de la transacción comercial.

○ En el supuesto de que la operación esté exenta del IVA una referencia al precepto correspondiente de la Ley del IVA en el que se basa. ○ Las facturas emitidas por un profesional/autónomo sujeto a retenciones del impuesto de actividades económicas llevarán descuento de IRPF, actuando la UC3M como retenedor por este concepto. Será necesario aportar el formulario de Declaración de Actividad de Autónomos si el porcentaje de retención es diferente al 15%. (documento en la página web de asociaciones).

○ Para poder realizar el reembolso del importe de la factura, cuando se hubiera abonado anticipadamente (cesionario) se deberá acreditar:

  • Justificante de la operación (copia de la transferencia, movimiento de la tarjeta o similar).
  • Suministrar los Formulario de datos bancarios (documento página web) para el reembolso de la contraprestación de la factura. Únicamente se permitirá actuar como cesionarios del gasto el presidente/vicepresidente de la Asociación o el tesorero.

17. Procedimiento de gestión de facturas: Los beneficiarios irán aportando las facturas derivadas de los gastos incurridos en la puesta en marcha de los proyectos. La documentación presentada será examinada y valorada por los responsables del Centro de Orientación a Estudiantes como paso previo al abono de la ayuda, pudiendo requerir las mejoras que estimen necesarias. Será necesario que los proveedores cumplimenten el documento de ALTA TERCEROS (ENLACE WEB). Sin este documento debidamente cumplimentado, no podrá realizarse el pago de la factura. En caso de duda, contactar con el Centro de Orientación a Estudiantes (asociaciones@uc3m.es). Transporte. Es la cantidad que se abona por la utilización de cualquier medio de transporte público: avión, barco, tren, autobús o taxi. En todo caso se habrá de justificar con las facturas o recibos originales.

  • Avión: se necesita billete y tarjetas de embarque originales, así como una nota explicativa del motivo del viaje. Cuando se trate de billetes de avión no será necesario aportar las facturas o tarjetas de embarque si el gasto se ha tramitado por la Agencia Concertada de la Universidad.
  • Tren, autobús (billetes y/o facturas originales y nota explicativa del gasto).
  • Taxis (Recibo de taxi cumplimentado con datos personales, fecha, desplazamiento, importe, etc. y nota explicativa del gasto). 
  • NO se pagan gastos derivados del uso del transporte privado (kilometraje y gasolina).
  • NO se pagan gastos derivados del uso del transporte privado (kilometraje y gasolina).
  • En el caso de alojamiento en hoteles y/o albergues, se requiere en todos los casos factura original del establecimiento y nombres y apellidos de los huéspedes.