Trámites con tu Universidad de destino

Consulta el esquema de las fases de nominación-solicitud admisión-aceptación.

La nominación es la comunicación oficial de la adjudicación de tu plaza que hace la UC3M a la Universidad de destino. Este proceso se hace escalonadamente desde el SERIC según el plazo límite de cada Universidad.  Ten en cuenta que, hasta que la Universidad de destino no reciba tu nominación,  puede que no conteste a tus e-mails ni procese tus peticiones.

En general las Universidades contactan contigo por e-mail cuando reciben la nominación y te indican el procedimiento a seguir para solicitar la admisión. Sin embargo hay Universidades que no contactan con el estudiante, y esperan a que el estudiante envíe directamente los documentos siguiendo la información que tienen publicada en sus páginas web.

En nuestra web sobre universidades europeas puedes encontrar enlaces, fact sheet y otros documentos que nos han remitido las universidades de destino.

Si la información de la UC3M no es suficiente, te recomendamos consultar la página web de la Universidad de destino y confirmar los procedimientos y sus plazos.  Para la consulta puedes incluir en el buscador alguna de las siguientes palabras:

University of…………….., erasmus students, incoming students, exchange students

Ten en cuenta que  para la Universidad de destino serás considerado un estudiante incoming y para la UC3M outgoing.
 

Tienes que seguir estrictamente los trámites que establezca la universidad de destino, ya que es tu responsabilidad conocer y cumplir los requisitos y plazos del procedimiento de admisión.  

Ten en cuenta que algunas universidades pueden confirmar plaza en las asignaturas del contrato de estudios o plaza de alojamiento en sus Residencias según el orden de llegada de las solicitudes. Por tanto, no dejes para el final el envío de la solicitud de admisión, hazlo lo antes posible.

La mayoría de las universidades tienen procedimientos de admisión online en aplicaciones web e incluyen una solicitud de admisión (application form) que hay que cumplimentar. Si,  por el contrario, la Universidad de destino exige  el envío de la documentación en papel por correo postal, debes encargarte de realizar tú mismo el envío.

Si realizas trámites fuera de plazo puede suponer  la no aceptación de tu candidatura.

• Si en alguno de los campos a cumplimentar del formulario te piden datos que desconoces, por ejemplo:
• Si tienes que rellenar Institutional Coordinator/Study Abroad Coordinator (Coordinador Erasmus Uc3m) debes poner  Silvia Gallart,  e-mail: sgallart@pa.uc3m.es.
• Si tienes que rellenar Departamental Coordinator/Academic Coordinator: debes incluir el nombre de tu tutor académico
• Código Erasmus de la UC3M: es EMADRID14.
• Si el formulario de solicitud tiene que ir firmado y sellado, puedes pasar por la Oficina Internacional  con el documento impreso debidamente cumplimentado y nos ocupamos de realizar este trámite.
• Si te piden otra información acerca de la UC3M que te genere dudas o desconozcas, puedes ponerte en contacto con la Oficina Internacional en outgoingmaster@uc3m.es, o realizar la consulta presencialmente.

No, es tu responsabilidad conocer el plazo y cumplirlo. Debes buscar la información en la web de la universidad de destino. También puedes consultar la información que tenemos en la web sobre Universidades europeas.

Sí, es muy común que necesites enviar otros documentos depende de cada Universidad, te listamos los más comunes:

• DNI o pasaporte en vigor
• Credencial (que acredita que te han adjudicado la plaza y que te proporciona la Oficina Internacional)
• Tu  Título oficial de idioma/s  en inglés o la Credencial de Idioma/s (que te facilita la Oficina Internacional). Sólo si no has acreditado tu nivel de idioma con un certificado oficial.
• Transcript of records que son tus notas de la UC3M en inglés (que te facilita la Oficina Internacional)
• Fotografía tamaño carnet
• Carta de motivación (exponiendo las razones para realizar el intercambio, puedes hacerla en Word y firmarla)
• Carta de recomendación (que normalmente tendrás que pedir a tus profesores de la UC3M, pueden hacerla en Word y firmarla y sellarla en el Departamento UC3M correspodiente)
• Study plan/contrato de estudios/Learning Agreement de Erasmus+ BEFORE THE MOBILITY
• Seguro médico o de asistencia en viaje/Tarjeta Sanitaria Europea. Debes consultar la información en Secretaría Virtual.
• Recuerda que si no puedes ser titular de la tarjeta sanitaria europea por razón de tu nacionalidad o si tu destino es Turquía, obligatoriamente tendrás que contratar un seguro privado.
• Curriculum Vitae

En caso de que el application form incluya una propuesta de asignaturas a cursar en destino (study plan) o el contrato de estudios(learning agreement), será requisito imprescindible para su firma y sellado en la UC3M que el contrato de estudios provisional esté aprobado en SIGMA por el tutor académico. 

En estos casos justificados, el tutor académico aprobará esta primera versión de “study plan” para que puedas cumplir con los plazos de destino, independientemente de que se siga el proceso de elaboración y aprobación del Contrato de Estudios conforme a lo establecido en Secretaría Virtual.

• Learning Agreement apartado BEFORE THE MOBILITY (sólo para ERASMUS+)

Si la Universidad de destino te pide este documento lo podrás descargar de SIGMA firmado y sellado por la UC3M cuando el contrato de estudios/learning agreement  haya sido aprobado por tu tutor académico. Este documento contiene la firma y el sello de la UC3M por lo que  no requiere la firma del tutor académico. 
Si este learning agreement BEFORE THE MOBILITY  no te lo piden durante el proceso de solicitud de admisión, tendrás que enviarlo a la Universidad de destino para que lo revisen y firmen antes de iniciar tu estancia. Los plazos para realizar este trámite puedes consultarlos en el checklist. 

En caso de que te soliciten la firma Uc3m en cualquier otro documento, deberás realizar la consulta a la Oficina Internacional a través del formulario de consultas o presencialmente.

Cuando completes con éxito el proceso de la solicitud de admisión, normalmente recibirás la carta de admisión en la Universidad de destino.  

En general sí pero hay ocasiones en que no es así, por ello te recomendamos que si no recibes la aceptación en un plazo razonable consultes con la Universidad de destino. Si la aceptación la envían a la UC3M por e-mail o en papel te lo comunicaremos a tu e-mail personal del correo @alumnos.uc3m.es

Te recomendamos consultar la información sobre alojamiento en destino lo antes posible, sobre todo si quieres alojarte en residencias universitarias que tienen plazos de solicitud muy ajustados y que en todo caso tienes que respetar. Si la universidad de destino no ofrece información sobre alojamiento, deberás buscarla por tus propios medios. La Oficina Internacional UC3M no se ocupa de cuestiones relativas al alojamiento.

Antes de comprar tu billete de ida, debes comprobar la fecha de inicio de las clases en la universidad de destino, y si hay un día o semana de bienvenida y orientación a las que normalmente es obligatorio asistir.  Además, antes de comprar tu billete de vuelta a España, comprueba que tu estancia incluye las fechas de exámenes ordinarios y extraordinarios, y fechas de revisión de exámenes. No es posible tramitar exámenes a distancia desde la UC3M, y tampoco puedes examinarte de las asignaturas del contrato de estudios en las convocatorias ordinarias o extraordinarias de la UC3M.