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Convocatoria para la concesión de ayudas a proyectos culturales, deportivos, y solidarios y a proyectos de asociaciones de estudiantes de la UC3M

Artículo 1. Objeto y Finalidad

El vicerrectorado de Comunicación y Cultura convoca ayudas para la realización de proyectos culturales, deportivos y solidarios por parte de la comunidad universitaria de la Universidad Carlos III de Madrid. Estas ayudas tienen como finalidad fomentar y promover un espacio de convivencia dentro de la Comunidad Universitaria a través de las propias iniciativas y proyectos de sus miembros (estudiantes, PDI y PAS), así como de las asociaciones de estudiantes.
 
Estos proyectos estarán dirigidos a promover la vida universitaria en sus diferentes facetas, y serán desarrollados de manera totalmente voluntaria y altruista por sus proponentes, y por tanto sin ánimo de lucro. Serán proyectos con repercusión y utilidad para la Comunidad Universitaria.
 
Los proyectos a subvencionar deberán pertenecer a alguna de estas categorías:

  • Proyectos Culturales y de Participación Social: proyectos para la creación, participación o difusión de Actividades Socioculturales.
  • Proyectos Deportivos: competiciones sociales, cursos, encuentros deportivos...
  • Proyectos Solidarios: proyectos destinados a favorecer la integración y la convivencia.
  • Proyectos que promocionen un estilo de vida saludable en la universidad, desde cualquiera de los ámbitos anteriores.
  • Proyectos vinculados a las áreas de trabajo, interés e investigación de las Asociaciones.

Artículo 2. Ámbito Temporal

  • Las ayudas se destinarán a proyectos desarrollados desde el 1 de enero hasta el 24 de noviembre de 2017.
  • De manera excepcional,  se admitirán a trámite por parte de la Comisión de Evaluación, proyectos que se desarrollen del 25 de noviembre al 15 de diciembre de 2017 cuando, por causa justificada y acreditada sea absolutamente inviable su realización en cualquier otro periodo del año. Dicha justificación deberá incluirse en la propuesta.

Artículo 3. Convocatoria y Tipos de Ayudas

Durante el curso 2016/17 habrá una única convocatoria.

Se podrán presentar 3 tipos de propuestas:

  1. Proyecto de actividad única, que incorporará únicamente una propuesta de actividad.
  2. Proyecto integrado en el que se incluyan un máximo de 3 actividades, con un objetivo común.
  3. Proyecto colaborativo, en el que participan 2 o más asociaciones  y que presentan una única  actividad  realizada conjuntamente.

Se dará prioridad a proyectos presentados por estudiantes sobre el resto de la comunidad universitaria.

Se podrán solicitar los siguientes tipos de ayuda:
 

  • Subvención económica: la ayuda podrá solicitarse para los gastos económicos asociados a la actividad.
    La actividad deberá detallarse según se indica en el artículo 6 de la presente convocatoria:
    • Deberá presentarse presupuesto económico asociado a la actividad, lo más detallado posible.
    • En esta convocatoria estará disponible el 100% del presupuesto consignado en la Orgánica 30AAA1, Programa 323A, Económica 2260403, del presupuesto aprobado por los Órganos de Gobierno de la Universidad Carlos III de Madrid.
  • Subvención para el uso de los espacios de la universidad: la ayuda eximirá del pago establecido por el uso de los espacios de la universidad, necesarios en el desarrollo del proyecto (aula ordinaria, Aula Magna, Salón de Grados, Salas Multimedia, o espacios comunes – pasillos, vestíbulos – etc…). Estos aparecerán valorados dentro del presupuesto de la actividad, de acuerdo con las tarifas vigentes.
  • Subvención económica y para cubrir el coste de espacios de la universidad: la subvención podrá solicitarse para los gastos económicos asociados a la actividad, así como para los espacios solicitados en el proyecto.


En el caso de que una persona, grupo o asociación solicite la ayuda para “subvención para uso de espacios de la universidad” o para “subvención económica y de espacios de la Universidad”, tendrá que tener en cuenta lo siguiente:

  1. La normativa sobre autorización de uso de espacios e instalaciones para la realización de actividades en la Universidad Carlos III de Madrid, aprobada por el Consejo de Gobierno en sesión de 4 de julio de 2013, así como las tarifas establecidas según la Norma de Gestión Presupuestaria de la Universidad Carlos III de Madrid.
  2. Deberá presentarse presupuesto asociado de los espacios solicitados, según importes reflejados en la Norma de gestión presupuestaria de la Universidad. Estos varían en función del espacio y tiempo que se ocupa.
  3. La solicitud del espacio y su descripción detallada en el presupuesto de la actividad se realizará a título indicativo, pendiente de la confirmación de la disponibilidad del espacio en el momento de hacer la reserva.

Artículo 4. Solicitantes

  • Podrán participar en esta convocatoria: estudiantes matriculados en la Universidad Carlos III de Madrid (incluidos aquellos que estén pendientes del trabajo de fin de grado/máster/doctorado) y profesores y personal de administración y servicios de la UC3M que presenten sus proyectos a título individual o como colectivo (grupos, asociaciones o grupos de asociaciones debidamente registradas en nuestra Universidad en la fecha de publicación de estas bases).
  • Quedarán excluidos de esta convocatoria aquellos solicitantes que: en ediciones anteriores, no hayan cumplido con las obligaciones que se especifican en esta convocatoria (Artículo 12). En el caso de las Asociaciones también quedarán excluidas aquellas que no hayan presentado la última memoria anual de actividades (curso 2015/2016), así como aquellas que no hayan justificado adecuadamente proyectos subvencionados en convocatorias anteriores.

Artículo 5. Plazo de presentación de solicitudes

  • El plazo de presentación estará abierto desde el 28 de noviembre al 15 de diciembre de 2016 a las 14h. Los documentos de solicitud pueden descargarse en Aula Global.
  • Todas las solicitudes deberán ser presentadas a través de Aula Global, en el plazo estipulado. Cada tipo de proyecto deberá colgarse en el apartado correspondiente: Proyecto Único, Proyecto Integrado, o Proyecto Colaborativo.
  • No se contempla otro tipo de canales (presencial, centro de orientación al estudiante, correo electrónico, registro, etc...).
  • Esta convocatoria está destinada únicamente a la concesión de ayudas económicas y/o de uso de espacios de la Universidad. Si además se desea solicitar reconocimiento de créditos para el proyecto presentado, es necesario  cumplimentar  el formulario  que se encuentra en la siguiente dirección web: reconocimiento de créditos, y entregarlo en el registro de la Universidad, en cualquiera de sus campus, dirigido al Servicio de Deporte, Actividades y Participación, Área de Espacio Abierto, Despacho 2.1.04, Campus de Getafe, en un plazo no inferior a un mes antes del inicio de la actividad.

Artículo 6. Proyectos

Tanto el proyecto único, integrado como el proyecto colaborativo deberán contener la siguiente información:

  1. Motivación para la realización del proyecto. Objetivos Generales.
  2. Objetivos específicos. En el caso de la presentación del proyecto integrado, se determinarán en este apartado los objetivos de cada una de las actividades planteadas, que como se indica en estas bases art.3,  podrán ser  de hasta un máximo de 3 actividades.
  3. Ubicación y destinarios: (especificando en qué campus se realizarán las actividades propuestas).
  4. Planificación de actividades, programa, fecha, lugar, ponentes, etc...
  5. Necesidades técnicas (aquellas que se precisan en general, especificando  claramente las que se espera que cubra la Universidad).
  6. Presupuesto de gasto lo más detallado y desglosado posible (incluyendo los gastos relativos al uso de espacios de la Universidad, si se precisan, según Normativa de precios de utilización de espacios UC3M 2016.
  7. Previsión de los ingresos (en su caso) que se obtendrán con el proyecto, excluyendo la subvención de la Universidad Carlos III de Madrid, y declaración de otras ayudas recibidas y/o solicitadas para el mismo proyecto.
  8. Sistema de evaluación del proyecto, en su caso.
  9. Aquellos proyectos relacionados con campos de actuación concretos de algún  Departamento de la Universidad (por uso de sus laboratorios, recursos materiales, colaboraciones, etc…), deberá contar con el conocimiento y respaldo de dicho Departamento, y quedará así reflejado en la Ficha del Proyecto (Anexo II).

Artículo 7. Documentación a presentar

Es imprescindible la presentación de los siguientes documentos a través de Aula Global:

  1. Ficha de datos personales, cumplimentada en todos sus apartados. Recogida como Anexo I*.
    • En la misma ficha se incluirá el nombre, apellidos, NIE, e-mail, teléfono y perfil del responsable del proyecto. Si el proyecto se presenta como grupo o asociación, se  incluirá, además, nombre y apellidos de todos los integrantes del grupo o de la Junta Directiva de la Asociación. En el supuesto de que en el proyecto participe más de una asociación, este requisito se extiende a cada una de ellas.
    • En todos los casos, será necesario presentar fotocopia del DNI del/ los responsable/s del/ los Proyecto/s.
  2. Ficha del proyecto cumplimentada en todos sus apartados. Recogida como Anexo II.1, II.2 y II.3*

Una vez realizada la entrega definitiva de la documentación a través de Aula Global, ésta no podrá ser modificada, por lo que es aconsejable mantenerla en modo borrador hasta estar seguro de tener completa y bien cumplimentada toda la documentación que se desea presentar, antes de subir todos los documentos de forma definitiva.

Artículo 8. Criterios de concesión

La comisión de evaluación tendrá en cuenta los siguientes aspectos:

  • Deberá ser un proyecto sin ánimo de lucro.
  • La promoción y dinamización de la cultura, el deporte y la solidaridad, así como la participación de los estudiantes.
  • La dinamización y promoción asociativa, de voluntariado, integración e internacionalización.
  • Interés del proyecto para la Universidad y originalidad del mismo.
  • Proyectos que permitan la mayor participación posible de la Comunidad Universitaria.
  • Que las actividades propuestas tengan un carácter abierto para todos los miembros de la comunidad universitaria, siendo el conjunto de la Universidad el beneficiario del proyecto y no únicamente la/s persona/s o asociación que realiza el proyecto.
  • Carácter innovador de los proyectos.
  • En aquellos proyectos que recojan actividades realizadas anteriormente por la/s persona/s o Asociaciones, se valorará el resultado de las mismas, si se han realizado adecuadamente y si han resultado de interés para la comunidad universitaria.
  • Se valorará especialmente:
    • La realización de actividades en colaboración con otros grupos, asociaciones de estudiantes de la Universidad Carlos III de Madrid, o entidades internas o externas. Se primarán los proyectos inter-asociaciones.
    • Aquellos proyectos que promocionen y dinamicen especialmente estilos de vida saludables (hábitos alimenticios, actividad física…), así como aquellos que promuevan la igualdad de género desde cualquiera de los ámbitos objeto de esta convocatoria. 
    • Proyectos que estén dirigidos a la ayuda directa a los refugiados o acciones y campañas para la sensibilización de toda la comunidad universitaria.

Artículo 9. Cuantía de las ayudas y Conceptos subvencionables

  • La cuantía máxima de las ayudas económicas será de 3.000 euros por proyecto colaborativo, y de 1.500 euros por actividad dentro del proyecto integrado o por  proyecto único.
  • Las ayudas otorgadas no han de totalizar necesariamente las cuantías solicitadas.
  • La ayuda concedida podrá ser de carácter económico y/o del uso del espacio universitario necesario para el desarrollo de la actividad, en su caso.
  • En el caso de pago a ponentes invitados, se seguirá la normativa presupuestaria interna de la Universidad (año 2016, “Título IV. Tipos de gasto y su ejecución”, apartado B),  cuyo importe máximo es de 154€/hora.  En su defecto, en aquellas ocasiones en que el ponente no cobre por su labor y se incluya el concepto “comida a ponentes”, solo será subvencionable si se realiza en los restaurantes de la UC3M, y hasta un máximo de 15€ por persona y un máximo de dos personas acompañando al ponente.
  • Se podrán subvencionar gastos derivados del montaje de exposiciones.
  • Serán subvencionables gastos para  asistencia a Moots, Congresos, Seminarios, Jornadas de asociaciones, y actividades similares, siempre que estén relacionados con sus fines, tengan un carácter formativo y representativo  y se realicen representado a la Universidad. Las personas que asistan a estas actividades tendrán que ser distintas de una convocatoria a otra, con el fin de  promover la movilidad entre más estudiantes.
  • Serán subvencionables  los gastos de viajes organizados por asociaciones, siempre que tengan carácter formativo y sean en cumplimiento de sus fines y con las condiciones expuestas en la presente convocatoria.
  • Serán subvencionables los gastos para dotación de premios de actividades organizadas (concursos, reconocimientos,…) siempre que potencie la participación de los estudiantes de la Universidad.
  • Compra de material: se podrá conceder ayuda para la compra de material no inventariable, siempre y cuando esté asociado al desarrollo de una actividad / proyecto concreto.
  • No se subvencionarán pagos relativos a la remuneración de las personas que componen el equipo organizador del proyecto, gastos de representación y protocolo, (pagos de desayunos, cócteles o cáterings), compra de material inventariable, alquiler de oficinas o locales, y otros gastos derivados de la estructura organizativa. Así mismo, se podrá denegar el pago de cualquier otro concepto que no tenga una relación directa con la organización de la actividad.

Artículo 10. Procedimiento de selección y resolución

  1. El estudio de los proyectos y la resolución de las convocatorias corresponde a una Comisión de Evaluación, compuesta por la Vicerrectora de Comunicación y Cultura, la Directora del  Servicio de Deporte, Actividades y Participación, y un representante de cada una de las Delegaciones de Estudiantes, que no pertenezca a ninguna asociación que participe en esta convocatoria ni haya presentado proyecto alguno, y por cuántos técnicos y asesores especialistas se estime oportuno en cada caso.
    En el caso de que la documentación esté incompleta, la Comisión establece un plazo de una semana para aportarla o subsanar posibles errores. De no hacerlo, la solicitud será desestimada. El plazo de subsanación será del 16 al 22 de diciembre de 2016.
     
  2. La Comisión de Evaluación, resolverá la concesión de las ayudas en el plazo máximo de quince días desde la reunión de la comisión de evaluación según se detalla en el Anexo III. Calendario de plazos*.
    La publicación del acta se realizará en el mes de febrero de 2017.
     
  3. El Vicerrectorado de Comunicación y Cultura hará pública la resolución de la convocatoria en la web de la convocatoria.
     
  4. La concesión de la ayuda no supone la autorización automática de todas las acciones necesarias para el desarrollo del proyecto. Los Decanos de las Facultades y el Director de la Escuela Politécnica Superior son las únicas personas con potestad para conceder los permisos para la realización de las actividades en sus centros.
     
  5. Las comunicaciones se realizarán con la persona que conste en la Ficha I. “Datos Personales”, como Responsable del Proyecto y se hará a través del correo electrónico de contacto indicado en la solicitud.

¡IMPORTANTE!: La solicitud de espacios se realizará según indica la “Normativa sobre autorización de uso de espacios e instalaciones para la realización de actividades en la Universidad Carlos III de Madrid, aprobada por el Consejo de Gobierno en sesión de 4 de julio de 2013”.

Artículo 11. Pago de las ayudas

  1. Ayudas económicas:
    • El abono de las facturas relacionadas con la ayuda económica concedida lo realizará directamente la Universidad a través de sus servicios económicos, siempre que las facturas cumplan todos los requisitos que aparecen recogidos en el artículo 12 de esta convocatoria.
    • Los beneficiarios de las subvenciones contarán con el apoyo y asesoramiento económico del Servicio de Deporte, Actividades y Participación (Área de Espacio Abierto. Despacho 2.1.04. Campus de Getafe. Mail: espacioabierto@uc3m.es) en relación con los gastos de realización de los proyectos para los que se concedió la ayuda. La justificación económica deberá entregarse en el Registro de la Universidad en cualquiera de sus campus, dirigido al Área de Espacio Abierto, para que quede constancia de la Fecha de entrega de la/s misma/s. Los pagos podrán ir realizándose de manera parcial hasta agotar el total de la ayuda concedida.
    • Las subvenciones se concederán a proyectos concretos, no pudiéndose emplear dichas ayudas en otros conceptos distintos a los aprobados, salvo condiciones extraordinarias, que deberán ser aprobadas previamente por la Universidad (a través del Servicio de Deporte, Actividades y Participación, Área de Espacio Abierto).
    • No se abonará ningún concepto por adelantado. Los pagos se abonarán contra factura.
    • No se atenderán pagos relativos a la remuneración de las personas que componen el equipo organizador del proyecto, gastos de representación y protocolo, (pagos de desayunos, cócteles o cáterings), compra de material inventariable, alquiler de oficinas o locales, y otros gastos derivados de la estructura organizativa. Así mismo, se podrá denegar el pago de cualquier otro concepto que no tenga una relación directa con la organización de la actividad.
    • Los beneficiarios podrán contar en todo momento con el asesoramiento del personal del Área de Espacio Abierto para la gestión del proyecto y resolución de dudas.
  2. Ayudas para el uso de espacios de la Universidad:
    • La subvención de espacios se materializará en términos de exención de pago por el uso de los mismos.
    • La solicitud del espacio y su descripción detallada en el presupuesto de la actividad se realizará a título indicativo. Su uso  quedará  pendiente de la confirmación del permiso y  la disponibilidad del espacio, en el momento de hacer la reserva.

Artículo 12. Obligaciones generales de los beneficiarios de la ayuda

Los beneficiarios de esta convocatoria adquieren los siguientes compromisos:

  1. Obligaciones de Gestión:
    • Asistir, una vez concedida la ayuda, a la reunión informativa que se celebrará entre el 5 y el 9 de febrero de 2017.
       
    • Confirmar la fecha concreta de la actividad propuesta al Servicio de Deporte, Actividades y Participación - Espacio Abierto, al menos 10 días de antes de su realización, incluyendo en dicha comunicación los folletos, carteles, webs y cualquier otro soporte/medio de comunicación física o virtual que se utilice y donde se incluya (según indica en el artículo 13 punto 4 de las presentes bases), la participación de la Universidad con el logotipo y leyenda correspondiente.
       
    • Solicitar la autorización y el uso de espacios según lo recogido en la Normativa de la Universidad. Según dicha normativa, son competentes para autorizar el uso de espacios, previa delegación del Rector, los Decanos de las Facultades, el Director de la Escuela Politécnica Superior, el Vicerrector con competencias en el Campus de Colmenarejo y el Vicerrector con competencias en el Campus Madrid-Puerta de Toledo, según el lugar en el que se vaya a desarrollar la actividad, previo informe de la Vicerrectora de Comunicación y Cultura, para actividades organizadas o impulsadas por asociaciones de estudiantes.
      Estos permisos serán solicitados directamente por los interesados, según se especifica en la “Normativa sobre autorización de uso de espacios e instalaciones para la realización de actividades en la Universidad Carlos III de Madrid, aprobada por el Consejo de Gobierno en sesión de 4 de julio de 2013”. Ante cualquier duda pueden contar con el asesoramiento, si lo precisaran, de los técnicos del Área Espacio Abierto.
       
    • Proporcionar la información que demande el Vicerrectorado o la Comisión de Valoración sobre el proyecto.
       
    • Una vez realizada la actividad, se debe elaborar un informe o memoria final. El Anexo IV recoge el  documento guía para la realización de la memoria*. Este informe / memoria se entregará a través de Aula Global y en un plazo máximo no superior a un mes desde la fecha de finalización de la actividad.
      En el supuesto de haber solicitado y obtenido reconocimiento de crédito por la actividad que a su vez ha sido subvencionada, el informe/memoria no se entregará en Aula Global si no que se realizará en los registros de la Universidad, ya que en el  informe se deberá incluir el acta de las personas que obtuvieron el reconocimiento de crédito por organizar y/o realizar la actividad.
       
    • La Universidad podrá proponer y acordar con los organizadores de las actividades la realización o repetición de las mismas, dentro de la celebración de eventos organizados por la Universidad en los campus o en otros lugares o instituciones con los que la Universidad colabora.
       
    • Los titulares que, habiendo recibido alguna subvención y/o reconocimiento de créditos en ediciones anteriores, no cumplieran debidamente con las exigencias de la convocatoria (publicidad, justificación, entrega de memoria, cumplimiento de los plazos, etc.), quedan excluidos automáticamente de esta convocatoria.
       
  2. Obligaciones Económicas:
    Para que la Universidad pueda abonar las facturas para las que se concedió la ayuda económica, éstas tienen que respetar las siguientes normas:
    • Ser emitidas a nombre de la Universidad Carlos III de Madrid, CIF:Q-2818029-G, dirección: Calle Madrid nº 126, Getafe (28903) Madrid.
    • Llevar el sello y la firma identificada de la empresa emisora, así como su NIF, nº de factura, dirección del empresario o profesional y del destinatario, lugar y fecha de emisión.
    • Incluir el I.V.A. desglosado (importe bruto, importe porcentual y absoluto del I.V.A. e importe total) y el IRPF en su caso.
    • Incluir la fecha en que se realizó el servicio.
    • Las facturas originales deben entregarse en el Registro de la Universidad en cualquiera de sus campus, dirigidas al Área de Espacio Abierto, para que quede constancia de la Fecha de entrega de la/s misma/s.
    • Las subvenciones se concederán a proyectos y conceptos concretos, no pudiéndose gastar dichas ayudas en otros conceptos distintos a los aprobados, salvo condiciones extraordinarias, que deberán ser aprobadas previamente por la universidad.
    • No se atenderá ninguna factura que se presente después del 24 de noviembre de 2017 (excepto los casos recogidos en el artículo 2.2).
      Ver Cumplimiento del Anexo V. Obligaciones Económicas*.

Artículo 13. Publicidad y Difusión

La Universidad realizará difusión de los proyectos aprobados, en los medios disponibles, según se indica en la web de la convocatoria.
Para ello el beneficiario de la ayuda tendrá que enviar la petición de solicitud a través de formulario electrónico tal y como figura en la web. Así mismo se podrán descargar estos formularios en Aula global.

Al menos diez días antes de la realización de la actividad, los organizadores deberán enviar al Servicio de Deporte, Actividades y Participación (Área Espacio Abierto) todo el material de difusión (carteles, octavillas, web, etc...) asociado al proyecto para poder incluirlo en el calendario de difusión de las actividades. Para la justificación posterior, se presentará al Área de Espacio Abierto, despacho 2.1.04,  un ejemplar de la/s pieza/s de difusión realizadas como muestra, y que junto a la presentación de la factura correspondiente (en su caso) servirá para la justificación económica. Sin la presentación de estas muestras no se abonará factura alguna relacionada con ellas.

Para difundir una actividad, previamente habrá tenido que ser autorizada por parte del responsable del centro en el que se vaya a celebrar. (Ver artículo 12, punto A.3).

Se deberá hacer constar la colaboración de la Universidad en folletos, carteles, catálogos y cualquier documento o comunicación que se realice para la promoción y difusión de los proyectos seleccionados. Para ello, se utilizará el logotipo institucional que se puede descargar en Aula Global. El cumplimiento de este punto es necesario para el abono de la factura a que diera lugar.

La participación en la presente convocatoria implica la aceptación de todas sus bases, por lo cual las personas o asociaciones beneficiarias quedarán obligadas al cumplimiento de todos sus puntos.
 
En Getafe, a 28 de noviembre de 2016

Índice de Anexos y Documentos

  • ANEXO I. Ficha de Datos Personales
  • ANEXO II.1. Ficha del Proyecto Único
  • ANEXO II.2. Ficha del Proyecto Integrado
  • ANEXO II.3. Ficha del Proyecto Colaborativo
  • ANEXO III. Calendario de Plazos
  • ANEXO IV. Formulario Informe - Memoria
  • ANEXO V. Obligaciones Económicas
  • ANEXO VI. Formulario de Datos Bancarios
  • ANEXO VII. Formulario Declaración actividad de autónomos
  • Logotipo institucional

Disponibles en Aula Global