Erasmus+ Contrato de estudios (Learning agreement before)

Contrato de estudios - Movilidad Erasmus+

Antes de comenzar tu estancia debes elaborar el Contrato de Estudios (Learning Agreement), en el que se establecen las asignaturas que vas a cursar en destino y su equivalencia con las de tu plan de estudios.

Este contrato debe ser aprobado por tu Tutor Académico Internacional, y deberá coincidir con las asignaturas que estás cursando en destino.

Una vez que esté aprobado por tu TAI, tu universidad de destino deberá aceptarlo. Para ello habrá dos opciones:

• Universidad conectada al sistema EWP: El contrato se enviará de forma telemática, y recibirás una notificación cuando hayan respondido aceptándolo o rechazándolo.
• Universidad no conectada al sistema EWP: Deberás firmar el contrato (firma manuscrita o con certificado digital) y enviarlo a tu universidad de destino para que también lo firmen, antes de iniciar la movilidad. A continuación, es necesario que lo subas a SIGMA.

Si finalmente no puedes cursar alguna de las asignaturas que has incluido en el contrato, al principio de cada cuatrimestre tendrás un plazo para hacer los cambios necesarios.

En caso de que al finalizar tu movilidad haya diferencias entre lo que has cursado y lo que figura en el contrato, las asignaturas uc3m afectadas serán calificadas con No Presentado, y habrás perdido el trabajo realizado.

Sistema Erasmus Without Papers (EWP)

La UC3M integrada en el sistema de intercomunicación EWP, por lo que, en la mayoría de los casos, los contratos de estudio se envían entre las universidades de forma telemática. No obstante, hay algunas universidades que no están integradas en dicho sistema, por lo que deberás ser tú quien envíe a la universidad de destino el contrato firmado. 

En concreto, deberás hacer tú la gestión de la firma y del envío en los siguientes casos:

• Si tu país de destino es Reino Unido o Suiza
• Si te hemos comunicado que tu universidad de destino está fuera del sistema EWP. 

Más abajo tienes la información sobre los trámites a realizar en cada caso.

Asignaturas UC3M que puedes incluir en tu contrato

Puedes incluir en tu contrato cualquier asignatura de tu plan de estudios que aún no hayas superado, independientemente del curso en el que se encuentre.

Al consultar las asignaturas de tu titulación en la web, asegúrate de que estás viendo el plan correcto. En algunos casos tenemos activos el plan actual y el anterior, y algunas asignaturas pueden ser diferentes. 

Si estudias un doble grado, la plaza que se te ha asignado es por una de las dos áreas de conocimiento. Por ello, solo podrás cursar asignaturas de ese área.

Si tienes cualquier duda sobre las asignaturas que puedes incluir en tu contrato, contacta con la Oficina de Estudiantes y te ayudaremos.

Tipos de asignatura e indicaciones para incluirlas en el contrato

Puedes incluir en el contrato asignaturas de estos tipos:

• Obligatorias y Formación Básica de cualquier curso, si aún no las has superado. 
• Optativas de tu plan de estudios. Ten en cuenta el total de créditos optativos que se requieren en tu titulación. No obstante, si lo deseas, puedes incluir optativas adicionales por encima de ese límite, hasta un total de 12 créditos por cuatrimestre.
• Cursos de Humanidades, respetando el total de créditos requerido en tu plan de estudios. No incluyas los nombres de los cursos concretos, en su lugar utiliza los códigos 14325 (Humanidades I - 3 ects) y 14527 (Humanidades II - 3 ects)
• Habilidades Profesionales Interpersonales, si aún no has superado la asignatura. No incluyas el curso concreto, en su lugar utiliza el código 14528. (Habilidades Profesionales - 3 ECTS)
• Formación Complementaria, siempre que estés previamente admitido/a en el programa. En esos casos no debes incluir las asignaturas concretas, debes usar los códigos genéricos 15172 (para 6 créditos), 15173 (12 créditos), 15174 (18 créditos) o 15175 (24 créditos), y relacionar contra ese código todas las asignaturas complementarias.

En la Facultad de Ciencias Sociales y Jurídicas no puedes incluir en el contrato el Trabajo Fin de Grado, las Prácticas Externas ni el requisito de nivel de idioma B2.

En general, te recomendamos que introduzcas las asignaturas en el contrato a partir del listado que te ofrece la aplicación SIGMA. Si tienes que buscar alguna por código, asegúrate de que estás poniendo el de la asignatura en tu plan de estudios (a veces la misma asignatura no tiene el mismo código en dos titulaciones diferentes). Para no equivocarte, te recomendamos que mires el código en el plan de estudios de la web, en lugar de buscarlo en google.

Total de créditos a incluir en el contrato

Debes respetar estos límites mínimos y máximos de créditos:

• Estancias internacionales de un cuatrimestre: mínimo 12 créditos, máximo 40.
• Estancias internacionales de curso completo: mínimo 24 créditos, máximo 80.

Además, la universidad de destino puede exigirte un número mínimo o máximo diferente. En ese caso, deberás respetarlo también.

Para elegir las asignaturas que vas a cursar en la universidad de destino debes consultar su oferta académica. Para conocerla:

• Consulta la página web de la universidad de destino, tanto el plan de estudios de la titulación como la información específica para estudiantes incoming.
• En el e-mail que te envíe la universidad puede haber indicaciones o instrucciones específicas sobre la oferta.
• Puedes consultar la información de la "factsheet" de tu universidad, publicada en la secretaría virtual
• Si es necesario, puedes consultar al coordinador/a en destino, si te han facilitado su contacto.

Ten en cuenta que las asignaturas que curses deberán figurar en el certificado de notas que te entreguen al final de la movilidad. En algunos casos los cursos de idiomas o similares no se certifican por la universidad, por lo que no los podrías incluir.

Equivalencia de programas y de cargas lectivas

Consulta los programas de las asignaturas de destino y compáralos con los de tu titulación, para relacionar las que tengan más afinidad. Ten en cuenta estos parámetros:

• Asignaturas obligatorias: Debe una afinidad entre los programas de al menos el 60%-80% del contenido, dependiendo del área de conocimiento y de la titulación.
• Asignaturas optativas: Se permite una mayor flexibilidad, dependiendo del área de conocimiento y de la titulación y a criterio del TAI.

La carga lectiva de las asignaturas de destino debe ser similar a la de origen. Se tendrá en cuenta el número de créditos ECTS de una y otra. En las movilidades no europeas, si no se facilita la equivalencia entre créditos locales y ECTS, se atenderá a las horas lectivas.

No se pueden utilizar créditos “sobrantes” de una asignatura para reconocer un déficit de créditos en otra. Excepcionalmente, si la carga lectiva no es similar, una asignatura de destino puede servir para reconocer dos de la universidad de origen y viceversa.

Otros datos a tener en cuenta

Al elegir asignaturas en destino, comprueba siempre los siguientes datos:

• Cuatrimestre en el que se imparte
• Horarios: no debe existir solapamiento de horarios en las asignaturas elegidas
• Lugar: el lugar en el que se imparten las asignaturas (hay universidades que tienen varios campus).
• Requerimientos: algunas universidades exigen unos conocimientos previos para poder cursar determinadas asignaturas
• Fechas límite: impuestas en las universidades de origen y destino para el contrato y los posibles cambios.

Si finalmente no puedes cursar alguna de las asignaturas que has incluido en el contrato, tendrás que modificarlo en el plazo establecido para ello al principio de cada cuatrimestre.

Una vez elegidas las asignaturas de destino y su correspondencia con las asignaturas UC3M, debes cumplimentar la plantilla excel para iniciar la negociación con el TAI.

• Plantilla excel TAIs

En este documento debes indicar el nombre de las asignaturas UC3M y su equivalente en destino, incluyendo un enlace a ambos programas.

Podrás proponer al TAI hasta tres versiones del excel, por lo que es recomendable no enviarla hasta que dispongas de toda la información necesaria sobre las asignaturas en destino (programa, carga lectiva, horarios, etc).

Ten en cuenta que este excel no es el contrato de estudios, se trata solo de un documento para facilitar la negociación con tu TAI. El contrato se graba en SIGMA, y debes actualizarlo con las modificaciones que te haya autorizado.

No debes subir el excel a SIGMA, pero es conveniente que guardes la última versión para utilizarla de nuevo cuando negocies las modificaciones.

Proceso de envío y aprobación

Debes nombrar el archivo excel indicando el tipo de movilidad, el curso académico en que realizarás la estancia, la universidad de destino, tu nombre y apellidos y la versión de la propuesta que estás enviando. Sigue este modelo: 

• Para Erasmus+: "E+ 202x-2x-universidad xxx-apellidos y nombre-V1.xlsx"
• Para Movilidad No Europea: "MNE 202x-2x-universidad xxx-apellidos y nombre-V1.xlsx"

Una vez preparada la primeras propuesta, envíasela a tu TAI, quien te la devolverá indicando en rojo las propuestas rechazadas y en amarillo las que necesitan de alguna corrección por tu parte.

SEGUNDO ENVÍO

Añade en color verde las nuevas asignaturas, o corrige las amarillas, para formar la nueva propuesta. No elimines las que están en rojo.

Después, renombra el archivo a la versión 2 (V2) y envíalo de nuevo a tu TAI. Si no hay ningún problema, esta será la versión definitiva.

TERCER ENVÍO

Solo si es imprescindible, podrás hacer una tercera propuesta (V3). En este caso, debes indicar al TAI el motivo por el que has necesitado hacer esta nueva propuesta.

Comunicación con el TAI

Cuando contactes con tu TAI, para enviarle la propuesta de contrato o por cualquier otro motivo, hazlo siguiendo estas indicaciones:

- Escribe siempre desde tu cuenta de correo @alumnos.uc3m.es

- En el Asunto, indica el programa de movilidad, el año, la universidad de destino, y el deadline (si te han indicado una fecha límite para enviar tu contrato):

• Para Erasmus: "E+ 202x/2x-Universidad destino-Apellidos y nombre-deadline"
• Para Movilidad No Europea: "MNE 202x/2x-Universidad destino-Apellidos y nombre-deadline"

Ten en cuenta que la contestación de tu TAI puede demorarse unos días, en función de los deadline del resto de estudiantes.

1. Grabación

Una vez que tu TAI haya aceptado tu propuesta en el excel, debes hacer la grabación de las asignaturas del contrato en SIGMA. Debes hacerlo antes de la fecha límite establecida para cada año, después la aplicación quedará cerrada.

Para cumplimentar el contrato de estudios en SIGMA, sigue las instrucciones publicadas en esta página.

2. Aprobación del contrato

Después de la grabación, tu TAI comprobará que lo grabado coincide con lo aprobado en la plantilla excel, y aprobará el contrato de estudios en SIGMA

3. Comprobación

Después de la aprobación, es muy recomendable que compruebes por última vez que el contrato grabado coincide con la plantilla excel.

4. Modificaciones posteriores

Las modificaciones que realices en el contrato después de su aprobación, en los plazos establecidos para ello, deben haber sido negociadas y aprobadas previamente por tu TAI, utilizando nuevas versiones de la plantilla excel.

Si tu universidad de destino está dentro del sistema EPW (en general, será así salvo que te hayamos informado de lo contrario), el envío a destino de tu contrato de estudios "Learning Agreement Before" se realizará de forma telemática. Así, los pasos a seguir son:

• Después de que tu TAI valide el contrato, te llegará un aviso para que entres a comprobar y confirmes que todos los datos grabados son correctos. En este momento se considera que estarás firmando tu contrato.
• A continuación tu TAI confirmará de nuevo el contrato, y se enviará a la universidad de destino.
• La universidad de destino comprobará si las asignaturas incluidas son correctas, y si es así, aceptará el contrato y te llegará una notificación. En ese momento podrás acceder a SIGMA para bajarte el documento pdf firmado por las tres partes.
• Si la universidad de destino detecta algún problema en las asignaturas incluidas, te lo indicará en su respuesta, y tendrás que corregirlo, negociando con el TAI si es necesario, e iniciar el trámite de envío otra vez.

Si te hemos comunicado que tu universidad de destino no está integrada en el sistema EWP, tendrás que hacer manualmente las gestiones de firma y envío.

Para ello, cuando tu TAI haya aprobado tu contrato de estudios en SIGMA, debes seguir estos pasos:

1. Descarga el Contrato de Estudios del apartado "before the mobility", usando del botón azul "Imprimir acuerdo uni destino" situado en la parte baja de la pantalla. Se genera un pdf que ya incluye la firma y sello de la UC3M.
2. Fírmalo (con certificado digital preferiblemente) y envíalo por correo electrónico a la universidad de destino en los plazos marcados por ésta, para que lo firmen y sellen.
3. Cuando te devuelvan el documento, ya con las tres firmas, súbelo a SIGMA al apartado Learning Agreemente Before (LAB).

Instrucciones para subir documentación a SIGMA

En la Oficina de Estudiantes comprobaremos que los datos y las firmas del documento son correctas, y te indicaremos si hay algún problema.

Plazo: Debes subir el Learning Agreement Before antes del comienzo de tus clases en destino.