Convocatoria para la colaboración en la financiación de proyectos culturales, deportivos y solidarios de la comunidad universitaria de la Universidad Carlos III de Madrid. Curso 2018/2019.

El Vicerrectorado de Comunicación y Cultura de la UC3M convoca estas ayudas para apoyar proyectos culturales, deportivos y solidarios  de la comunidad universitaria de la Universidad Carlos III de Madrid. Estas colaboraciones en la financiación tienen como finalidad fomentar el diálogo, el intercambio y la creatividad entre los miembros de la Comunidad Universitaria de la Universidad.

Estos proyectos serán desarrollados de manera totalmente voluntaria y altruista por sus proponentes, sin ánimo de lucro.

Serán proyectos con repercusión y utilidad para la Comunidad Universitaria.

Los proyectos deberán pertenecer a alguna de estas categorías:

• Proyectos culturales y de participación social: proyectos para la creación, participaciónn o difusión de actividades socioculturales.
• Proyectos deportivos: competiciones sociales, cursos, encuentros deportivos...
• Proyectos solidarios: proyectos destinados a favorecer la integración y la convivencia.
• Proyectos que promocionen un estilo de vida saludable.
• Proyectos vinculados a las áreas de trabajo, interés e investigación de las asociaciones de Estudiantes.
• Proyectos que fomenten la igualdad.

1. Los proyectos objeto de estas ayudas deben ser desarrollados entre el 1 de enero y el 22 de noviembre de 2019. 
2. De manera excepcional, se admitirán a trámite por parte de la Comisión de Evaluación proyectos que se vayan a desarrollar del 25 de noviembre al 9 de diciembre de 2019 cuando, por causa justificada y acreditada, sea absolutamente inviable su realización en cualquier otro periodo del año. Dicha justificación deberá incluirse en la propuesta.

Se podrán presentar un máximo de dos proyectos por persona, grupo de personas o asociación.

Se dará prioridad a proyectos presentados por estudiantes.

Se podrán solicitar:

A) Colaboración en la financiación económica: podrá solicitarse para los gastos económicos asociados al desarrollo de alguna actividad del proyecto.

La actividad deberá detallarse según se indica en el artículo 6 de la presente convocatoria:

1.- Deberá presentarse presupuesto económico asociado a la actividad, lo más detallado posible.

2.- En esta convocatoria estará disponible el 100% del presupuesto consignado en la Orgánica 30AAA1, Programa 323A, Económica 2260403, del presupuesto aprobado por los Órganos de Gobierno de la Universidad Carlos III de Madrid.

B) Uso de los espacios de la Universidad: la aprobación del uso de los espacios exime del pago en régimen de alquiler de los mismos establecido en los presupuestos de la Universidad. No obstante, para esta solicitud, los espacios  aparecerán valorados dentro del presupuesto de la actividad, de acuerdo con las tarifas vigentes.

C) Colaboración en la financiación económica y del uso de  espacios de la universidad: la colaboración en la financiación podrá solicitarse para los gastos económicos asociados a la actividad, así como para los espacios solicitados en el proyecto.

Para todo lo relativo al uso de espacios de la universidad, los y las solicitantes tendrán en cuenta lo siguiente:

1.- La normativa sobre autorización de uso de espacios e instalaciones para la realización de actividades en la Universidad Carlos III de Madrid, aprobada por el Consejo de Gobierno en sesión de 4 de julio de 2013, así como las tarifas establecidas según la Norma de Gestión Presupuestaria de la Universidad Carlos III de Madrid.

2.- Deberá presentarse presupuesto de los espacios solicitados, según importes reflejados en la Norma de gestión presupuestaria de la Universidad. Estos varían en función del espacio y tiempo que se ocupa.

3.- La solicitud del espacio y su descripción detallada en el presupuesto de la actividad se realizará a título indicativo, pendiente de la confirmación de la disponibilidad y autorización del uso espacio en el momento de hacer la reserva.

1. Podrán participar en esta convocatoria estudiantes matriculados en la Universidad Carlos III de Madrid (incluidas las personas que tengan pendiente la presentación del trabajo de fin de grado/máster/doctorado) así como personal docente e investigador y personal de administración y servicios de la Universidad que presenten sus proyectos a título individual o como colectivo.
2. Quedarán excluidos de esta convocatoria solicitantes que, en ediciones anteriores, no hayan cumplido con las obligaciones que se especifican en esta convocatoria (artículo 12). En el caso de las asociaciones, también quedarán excluidas aquellas que no hayan presentado la documentación anual exigida en la normativa de asociaciones, así como las que no hayan justificado adecuadamente proyectos financiados en convocatorias anteriores.

1. El plazo de presentación de las solicitudes estará abierto desde el 9 noviembre hasta el 25 de noviembre de 2018 a las 14h. Los documentos de solicitud podrán descargarse en Aula Global.
2. Todas las solicitudes deberán ser presentadas a través de Aula Global, en el plazo estipulado.

Todos los proyectos presentados deberán contener la siguiente información:

1. Motivación para la realización del proyecto. Objetivos Generales.
2. Objetivos específicos.
3. Ubicación y destinarios: (especificando en qué campus se realizarán las actividades propuestas).
4. Planificación de actividades, programa, fecha, lugar, ponentes, etc...
5. Necesidades técnicas (aquellas que se precisan en general, especificando claramente las que se espera que cubra la Universidad).
6. Presupuesto de gasto lo más detallado y desglosado posible (incluyendo los gastos relativos al uso de espacios de la universidad, si se precisan, según Normativa de precios de utilización de espacios UC3M 2018
7. Previsión de los ingresos (en su caso) que se obtendrán con el proyecto, excluyendo los solicitados en esta convocatoria a la Universidad Carlos III de Madrid, y declaración de otras ayudas recibidas y/o solicitadas para el mismo proyecto.
8. Sistema de evaluación del proyecto, en su caso.
9. Aquellos proyectos relacionados con campos de actuación concretos de algún Departamento de la Universidad (por uso de sus laboratorios, recursos materiales, colaboraciones, etc…), deberán contar con el conocimiento y respaldo de dicho Departamento, y quedará así reflejado en la Ficha del Proyecto (Anexo II*).

Es imprescindible la presentación de los siguientes documentos a través de Aula Global:

1. Ficha de datos personales, cumplimentada en todos sus apartados. Recogida como Anexo I*. En la misma ficha se incluirá el nombre, apellidos, NIE, e-mail, teléfono y perfil de la persona responsable del proyecto. Si el proyecto se presenta como grupo o asociación, se  incluirá, además, nombre y apellidos de todos los integrantes del grupo o de la Junta Directiva de la asociación. En el supuesto de que en el proyecto participe más de una asociación, este requisito se extiende a cada una de ellas. En todos los casos, será necesario presentar fotocopia del DNI de la/s persona/s responsable/s del/ los proyecto/s.
2. Ficha del proyecto cumplimentada en todos sus apartados. Recogida como Anexo II*
   Una vez realizada la entrega definitiva de la documentaciónn a través de Aula Global, ésta no podrá ser modificada, por lo que es aconsejable mantenerla en modo borrador hasta estar seguro de tener completa y bien cumplimentada toda la documentación que se desea presentar, antes de subir todos los documentos de forma definitiva.

La Comisión de evaluación tendrá en cuenta los siguientes aspectos:

• Deberá ser un proyecto sin ánimo de lucro.
• La promoción y dinamización de la cultura y el deporte.
• La dinamización y promoción asociativa, de voluntariado, integración e internacionalización.
• La originalidad del proyecto y su carácter innovador.
• Que las actividades propuestas tengan un carácter abierto, siendo el conjunto de la Universidad el beneficiario del proyecto y no únicamente la/s persona/s o asociación que realiza el proyecto.
• Se valorarán especialmente:
  • Iniciativas que promuevan la igualdad de género desde cualquiera de los ámbitos objeto de esta convocatoria. 
  • La realización de actividades en colaboración con otros grupos, asociaciones de estudiantes de la Universidad Carlos III de Madrid o entidades internas o externas.
  • Proyectos que promocionen estilos de vida saludables (hábitos alimenticios, actividad física…).
  • Proyectos que estén dirigidos a la ayuda directa a los refugiados o acciones y campañas para la sensibilización en este ámbito.

1. La cuantía máxima será de 2.000 euros por proyecto.
2. Las cuantías otorgadas no han de totalizar necesariamente las solicitadas.
3. En el caso de pago a ponentes invitados, se seguirá la normativa presupuestaria interna de la Universidad (año 2019, “Título V. Gestión del gasto”, apartado B) cuyo importe máximo es de 154€/hora.  En su defecto, en aquellas ocasiones en que el ponente no cobre por su labor  y se incluya  el concepto  “comida a ponentes”, solo se contempla la manutención UC3M y   hasta un máximo de 25€  por persona y un máximo de dos personas acompañando al ponente.
4. Se podrán financiar gastos derivados del montaje de exposiciones.
5. Serán financiados gastos para asistencia a Moots, Congresos, Seminarios, Jornadas, y actividades similares, siempre que estén relacionados con sus fines, tengan un carácter formativo y representativo y se realicen representado a la Universidad. Las personas que asistan a estas actividades tendrán que ser distintas de una convocatoria a otra, con el fin de promover la movilidad y participación de un mayor número de estudiantes.
6. Serán financiables los gastos de viajes organizados por asociaciones, siempre que tengan carácter formativo y sean en cumplimiento de sus fines y con las condiciones expuestas en la presente convocatoria.
7. Serán financiables los gastos para dotación de premios de actividades organizadas (concursos, reconocimientos,…) siempre que potencie la participación de los estudiantes de la Universidad, y dichos premios sean por importe no superior a 300 euros.
8. Compra de material: se podrá conceder financiación para la compra de material no inventariable, siempre y cuando esté asociado al desarrollo de una actividad / proyecto concreto. Dicho  material pertenecerá a la Universidad y no podrá exceder la cantidad de 300 euros por concepto.
9. No se financiarán pagos relativos a la remuneración de las personas que componen el equipo organizador del proyecto, gastos de representación y protocolo, (pagos de desayunos, cócteles o cáterings), compra de material inventariable, alquiler de oficinas o locales, y otros gastos derivados de la estructura organizativa. Así mismo, se podrá denegar el pago de cualquier otro concepto que no tenga una relación directa con la organización de la actividad.

1. El estudio de los proyectos y la resolución de la convocatoria corresponde a una Comisión de evaluación, compuesta por un representante del Vicerrectorado de Comunicación y Cultura, el Servicio de Deporte, Actividades y Participación y un representante de cada una de las Delegaciones de Estudiantes -que no pertenezca a ninguna asociación que participe en esta convocatoria ni haya presentado proyecto alguno- y por cuántos técnicos y asesores especialistas se estime oportuno en cada caso.

En el caso de que la documentación esté incompleta, la Comisión establece un plazo de 5 días para aportarla o subsanar posibles errores. De no hacerlo, la solicitud será desestimada. El plazo de subsanación será del 26 al 30 de noviembre de 2018. 

2. La Comisión de evaluación resolverá la concesión de las colaboraciones en las financiaciones en un plazo máximo de quince días desde la reunión de la misma, según se detalla en el Anexo III. Calendario de plazos*.

La publicación del acta se realizará del 21 al 25 de enero de 2019.

3. La resolución de la convocatoria se hará pública en la web de la convocatoria.

4. Contra el acuerdo de la Comisión de evaluación se podrá interponer recurso de alzada ante el Rector en el plazo de un mes desde su publicación, según lo dispuesto en el artículo 121 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

5. La concesión de la colaboración en la financiación, no supone la autorización automática de todas las acciones necesarias para el desarrollo del proyecto. Los Decanos de las Facultades y el Director de la Escuela Politécnica Superior son los órganos competentes para la concesión de los permisos correspondientes a la realización de las actividades en sus centros.

6. Todas las comunicaciones en el seno de esta convocatoria se realizarán con la persona que conste en la Ficha I. “Datos Personales”, como responsable del proyecto y se harán a través del correo electrónico de contacto indicado en la solicitud.

A) Colaboración en la  financiación económica

1. El abono de las facturas lo realizará directamente la Universidad a través de sus servicios económicos, siempre que las facturas cumplan todos los requisitos que aparecen recogidos en el artículo 12 de esta convocatoria.

2. Los beneficiarios contarán con el apoyo y asesoramiento del Servicio de Deporte, Actividades y Participación (Área de Espacio Abierto. Despacho 2.1.04. Campus de Getafe. Mail: espacioabierto@uc3m.es) en relación con los gastos de realización de los proyectos.

3. La justificación económica deberá entregarse en el registro de la Universidad en cualquiera de sus campus, dirigido al Área de Espacio Abierto, para que quede constancia de la fecha de entrega de la/s misma/s. Los pagos podrán ir realizándose de manera parcial hasta agotar el total concedido.

No se admitirán:

3.1 Facturas por importe superior al aprobado en la convocatoria.

3.2 Pago parcial de una factura, de importe o remanente superior al que les quede, a fin de agotar un posible remanente final del importe aprobado en la convocatoria.

3.3. Para aquellos conceptos de pago que sobrepasen el importe de 300€, según indica la nueva Ley de Contratación de las Administraciones Públicas,  deberán seguir un procedimiento de contratación menor. Para ello, antes de la ejecución del servicio o compra tendrá que presentarse un presupuesto. Una vez aprobado, se comunicará para poder ejecutarlo. De no ser así, no se realizará el abono de la factura.

3.4 El plazo de entrega de las facturas será de máximo un mes después de haber realizado la actividad, y  siempre antes del 22 de noviembre de 2019 (excepto los proyectos recogidos en el artículo 2.2).

4. Las colaboraciones se concederán a proyectos  y conceptos concretos, no pudiéndose emplear en otros distintos a los aprobados, salvo condiciones extraordinarias, que deberán ser aprobadas previamente por la Universidad (enviar solicitud previa al Servicio de Deporte, Actividades y Participación, Área de Espacio Abierto, espacioabierto@uc3m.es).

5. No se abonará ningún concepto por adelantado. Los pagos se abonarán contra factura.

6. No se atenderán pagos relativos a la remuneración de las personas que componen el equipo organizador del proyecto, gastos de representación y protocolo, (pagos de desayunos, cócteles o caterings), compra de material inventariable, alquiler de oficinas o locales, y otros gastos derivados de la estructura organizativa. Así mismo, se podrá denegar el pago de cualquier otro concepto que no tenga una relación directa con la organización de la actividad.  

7. Los beneficiarios podrán contar en todo momento con el asesoramiento del personal del Área de Espacio Abierto para la gestión del proyecto y resolución de dudas   (espacioabierto@uc3m.es).

B)  Exención del pago por el uso  de espacios de la Universidad  para los proyectos aprobados en esta convocatoria.
 

1. Los proyectos aprobados en  la convocatoria y que así lo soliciten  tendrán exención de pago por el uso de los espacios de la Universidad.

2. En la solicitud deberá indicar  el uso del espacio y su descripción y coste detallado en el presupuesto de la actividad. Su uso quedará pendiente de la confirmación del permiso y  la disponibilidad del espacio, en el momento de hacer la reserva, como se indica en el artículo 3 de esta convocatoria.

A) Obligaciones de Gestión

1. Asistir a la reunión informativa que se celebrará del 28 al 30 de enero de 2019. En la reunión, además de informar sobre los procedimientos y plazos, los beneficiarios deberán confirmar la fecha de realización de sus proyectos, al menos, si se realizarán en el primer semestre del año (del 8 de enero al 30 de junio) o en el segundo semestre (del 1 de Julio al 22 de noviembre (excepto los casos recogidos en el artículo 2.2).
2. Si por algún motivo justificado la fecha prevista para la realización del proyecto cambiara, deberá comunicarse a través del correo espacioabierto@uc3m.es en el momento en que se tome la decisión de trasladar la actividad de un semestre a otro. Pasado el 30 de junio, todos aquellos proyectos previstos para el primer semestre que no se hayan realizado y respecto de los cuales no se haya comunicado su cambio de fecha perderán la financiación concedida.
3. Confirmar la fecha concreta de la actividad propuesta al servicio de Deporte, Actividades y Participación - Espacio Abierto, al menos 10 días de antes de su realización. La información deberá ser comunicada a la universidad (espacioabierto@uc3m.es) para su conocimiento,  publicación y difusión en la web y soportes digitales de la Universidad.
4. Solicitar la autorización y el uso de espacios según lo recogido en la Normativa de la Universidad. Según dicha normativa, son competentes para autorizar el uso de espacios, previa delegación del rector, los decanos de las Facultades, el director de la Escuela Politécnica Superior, el vicerrector con competencias en el Campus de Colmenarejo y el vicerrector con competencias en el Campus Madrid-Puerta de Toledo, según el lugar en el que se vaya a desarrollar la actividad, previo informe de la Vicerrectora de Comunicación y Cultura, para actividades organizadas o impulsadas por asociaciones de estudiantes.  Estos permisos serán solicitados directamente por los interesados, según se especifica en la “Normativa sobre autorización de uso de espacios e instalaciones para la realización de actividades en la Universidad Carlos III de Madrid, aprobada por el Consejo de Gobierno en sesión de 4 de julio de 2013”. Ante cualquier duda pueden contar con el asesoramiento, si lo precisaran, de los técnicos del Área Espacio Abierto
5. Proporcionar la información adicional del proyecto que demande la Comisión de valoración.
6. Una vez realizada la actividad, se debe elaborar un informe o memoria final. El Anexo IV recoge el documento guía para la realización de la memoria*. Este informe / memoria se entregará a través de Aula Global en un periodo no superior a un mes desde la finalización de la actividad. Este plazo no superará en ningún caso la fecha del 30 de junio, para actividades realizadas en el primer semestre y del 22 de noviembre de 2019, para actividades realizadas en el segundo semestre. Se exceptúan los casos recogidos en el artículo 2.2, cuya fecha límite  tanto para la entrega de documentación económica como de memoria de actividad será el 9 de diciembre. Pasadas estas fechas, los proyectos serán desestimados y perderán los beneficios obtenidos en la convocatoria.
7. Se podrá proponer a los  y las organizadoras la realización o repetición de las actividades del proyecto presentado en otros eventos organizados por la Universidad.
8. La comunidad universitaria beneficiaria de ediciones anteriores que no hubiesen cumplido con las exigencias de la convocatoria, quedarán excluidas para la obtención de las colaboraciones de la presente.

B) Obligaciones Económicas

Para que la Universidad pueda abonar las facturas  relativas a los proyectos aprobados, éstas tienen que respetar las siguientes normas:

1. Ser emitidas a nombre de la Universidad Carlos III de Madrid, CIF: Q-2818029-G, dirección: Calle Madrid nº 126, Getafe (28903) Madrid. No Podrán ir en ningún caso a nombre de la asociación o persona responsable del proyecto.

2. Llevar el sello y la firma identificada de la empresa emisora, así como su NIF, nº de factura, dirección del empresario o profesional y del destinatario, lugar y fecha de emisión.

3. Incluir el I.V.A. desglosado (importe bruto, importe porcentual y absoluto del I.V.A. e importe total) y el IRPF en su caso.

En el caso de que la factura lleve cualquier tipo de impuesto, éste será gestionado por la Universidad, lo que supondrá un importe de gasto superior al reflejado en la factura, que será asumido dentro de la financiación concedida al proyecto.

4. Incluir la fecha en que se realizó el servicio.

5. Las facturas originales deben entregarse en el registro de la Universidad en cualquiera de sus campus, dirigidas al Área de Espacio Abierto, para que quede constancia de la fecha de entrega de la/s misma/s.

6. Las facturas sólo se ajustarán a los conceptos aprobados, salvo condiciones extraordinarias, que deberán ser aprobadas previamente por la Universidad (ver art. 11).

7. Para aquellos conceptos de pago que sobrepasen el importe de 300€, según indica la nueva Ley de Contratación de las Administraciones Públicas,  deberán seguir un procedimiento de contratación menor. Para ello, antes de la ejecución del servicio o compra tendrá que presentarse un presupuesto. Una vez aprobado, se comunicará para poder ejecutarlo.

8.  La documentación relativa al abono de facturas deberá ser gestionada en un periodo no superior a un mes desde la finalización de la actividad. Este plazo no superará en ningún caso la fecha del 30 de junio, para actividades realizadas en el primer semestre y del 22 de noviembre de 2019, para actividades realizadas en el segundo semestre. Se exceptúan los casos recogidos en el artículo 2.2, cuya fecha límite tanto para la entrega de documentación económica como de memoria de actividad será el 9 de diciembre.

Pasadas estas fechas, los proyectos serán desestimados y perderán la financiación concedida

Todas las obligaciones económicas se encuentras recogidas y explicadas en el Anexo V de esta convocatoria: “Obligaciones económicas*”.

1. La Universidad realizará difusión de los proyectos aprobados, en los medios disponibles, según se indica en la web de la convocatoria. Para ello, la/s persona/s o asociación beneficiaria tendrá que enviar la petición de solicitud de difusión  a través de formulario electrónico tal y como figura en la web. Así mismo, se podrán descargar estos formularios en Aula global.
2. Al menos diez días antes de la realización de la actividad, los organizadores deberán enviar al servicio de Deporte, Actividades y Participación (área Espacio Abierto) todo el material de difusión (carteles, octavillas, web, etc...) asociado al proyecto para poder incluirlo en el calendario de difusión de las actividades. Para la justificación posterior, se presentará al área de Espacio Abierto, despacho 2.1.04, un ejemplar de la/s pieza/s de difusión realizadas como muestra, y que junto a la presentación de la factura correspondiente (en su caso) servirá para la justificación económica. Sin la presentación de estas muestras no se abonará factura alguna relacionada con ellas.
3. Para difundir una actividad necesariamente tendrá que haber sido autorizada previamente por parte de la persona responsable del centro en el que se vaya a celebrar. (Ver artículo 12, punto A.4).

La participación en la presente convocatoria implica la aceptación de todas sus bases, por lo cual las personas o asociaciones beneficiarias quedarán obligadas al cumplimiento de todos sus puntos.

                                          En Getafe, a 9 de noviembre de 2018

                                                              EL RECTOR

                                                      Fdo. Juan Romo Urroz

La presente convocatoria agota la vía administrativa y contra la misma se podrá interponer recurso contencioso-administrativo, al amparo de lo dispuesto en la Ley 29/1998, de 13 de julio, de la Jurisdicción Contencioso-Administrativa o bien, potestativamente, recurso de reposición ante el Rector de la Universidad, en el plazo de un mes desde la publicación de la presente convocatoria al amparo de lo previsto en el artículo 123 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

• ANEXO I. Ficha de datos personales
• ANEXO II. Ficha del proyecto
• ANEXO III. Calendario de plazos
• ANEXO IV. Formulario informe-memoria
• ANEXO V. Obligaciones económicas
• ANEXO VI. Formulario de datos bancarios.
• ANEXO VII. Formulario declaración actividad de autónomos.

Disponibles en Aula Global